Cách sử dụng máy fax chuẩn và hiệu quả nhất

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa.

Việc sử dụng máy fax trong các văn phòng là yêu cầu bắt buộc đối với những nhân viên văn phòng. Hiện nay có nhiều mẫu mã cũng như nhiều loại máy fax khác nhau nên sẽ khiến cho quý khách hàng nhầm lẫn trong quá trình sử dụng. Đừng lo vì đã có bài viết của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa về cách sử dụng máy fax.

1. Máy fax là thiết bị như thế nào?

Máy fax là thiết bị được sử dụng phổ biến ở các văn phòng với chức năng thực hiện gửi tài liệu điện tử qua mạng điện thoại. Máy fax ngoài ra còn có thể kết nối trên cả máy tính hay các thiết bị điện tử khác giữa hai hay nhiều máy fax khác nhau. Chắc chắn rằng sau khi tham khảo xong bài viết được hướng dẫn cụ thể từng bước này thì quý khách hàng có thể hình dung rõ hơn về việc máy fax sử dụng như thế nào.

Trên thị trường hiện nay có nhiều loại máy fax đa dạng cả về kiểu mẫu cũng như hình dáng với những chức năng khác nhau như: máy fax in nhiệt, máy fax in phim, máy fax in phun, máy fax in laser hay máy fax đa năng kết hợp với cả máy in và máy quét.

2. Cách sử dụng máy fax chi tiết và đầy đủ nhất  

Sau bài viết này thì quý khách hàng không còn lo lắng về việc máy fax sử dụng như thế nào, cách sử dụng máy fax ra sao vì chúng tôi đã cập nhật đầy đủ các quá trình với các bước rất cụ thể và rõ ràng nhất.

Bước 1: Đặt chế độ nhận fax trên thiết bị  

Bước đầu tiên để khởi động thì quý khách hàng thực hiện công đoạn này bằng cách nhấn lần lượt 3 phím # 7 3, sau đó màn hình trên thiết bị của quý khách hàng sẽ hiển thị MANUAL ANSWER. Khi đó quý khách hàng có thể lựa chọn những chế độ như phía dưới đây:

• TEL: Khi nhận thấy có tiếng chuông reo lên thì quý khách hàng chỉ cần nhấc máy lên để nghe tín hiệu, nếu đó là tín hiệu fax thì quý khách hàng thực hiện bấm nút START thì thiết bị sẽ thực hiện công đoạn tự động nhận fax cho quý khách hàng. 
• TEL/FAX: Trong trường hợp là tín hiệu fax thì thiết bị của quý khách hàng sẽ tự động nhận fax cho bạn. Trong trường hợp là có người gọi đến thì thiết bị sẽ đổ chuông reo. 

Sau khi quý khách hàng nhấn phím MENU, tiếp sau đó nhấn liên tiếp 3 phím # 7 8, thì thiết bị sẽ chuyển về chế độ TAM/FAX (khi đó quý khách hàng sau một hồi chuông reo mà không xuất hiện tín hiệu fax thì máy sẽ tự động chuyển sang chế độ ghi âm lời tin nhắn cho bạn).

Bước 2: Đặt số hồi chuông để nhận fax 

Để thực hiện được bước đặt số hồi chuông để nhận fax thì quý khách hàng nhấn lần lượt 3 phím # 7 8, sau đó màn hình của thiết bị sẽ hiển thị chế độ TEL/FAX RING. Sau đó quý khách hàng chỉ cần chọn hồi chuông ưng ý nhất và nhấn phím SET để lưu lại cài đặt để máy nhận thông tin cài đặt. 

Bước 3: Đặt chức năng thống kê của máy fax 

Để thực hiện được bước đặt chức năng thống kê của máy fax thì quý khách hàng tiến hành nhấn lần lượt 3 phím # 2 2. Sau đó quý khách hàng nhấn phím NAVIGATOR theo chiều mũi tên + – để chọn chế độ như dưới đây: 

• ON: máy fax sẽ in báo cáo thống kê sau khi nhận 35 bản fax
• OFF: máy fax sẽ không in báo cáo thống kê sau khi nhận 35 bản fax 

Quý khách hàng lưu ý sau khi thực hiện bước như trên xong thì nhớ nhấn phím SET để lưu lại toàn bộ cài đặt cho máy fax 

Nếu quý khách đang có nhu cầu sửa máy fax, quý khách có thể tham khảo bảng giá sửa máy fax hoặc liên hệ tới Limosa qua HOTLINE 1900 2276 để được tư vấn và báo giá chi tiết dịch vụ!

Bước 4: Đặt chế độ in báo cáo sau mỗi bản fax 

Để đặt được chế độ in báo cáo sau mỗi bản fax thì quý khách hàng cần nhấn lần lượt 3 phím # 0 4, sau đó SENDING REPORT sẽ được hiển thị trên thiết bị của quý khách hàng. Sau đó quý khách hàng hãy thực hiện công đoạn nhấn phím SET để chọn vào chế độ MODE = OFF. Với chế độ này thì sau mỗi bản fax thì máy sẽ không in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản fax.

Bên cạnh đó, quý khách hàng có thể nhấn phím NAVIGATOR chiều mũi tên [+ -] trên thiết bị để cài đặt chế độ MODE = ON. Chế độ này sau mỗi bản fax thì máy sẽ in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản fax. Hoặc chế độ MODE = ERROR (tức là máy sẽ báo cáo khi quý khách hàng không gửi được bản fax hoặc quá trình gửi fax bị lỗi). Sau khi đã thiết lập tất cả cài đặt xong, quý khách hàng chỉ cần nhấn SET để máy ghi nhớ và lưu lại toàn bộ quá trình cài đặt. Đây là bước cuối cùng trong cách sử dụng máy fax.

Chúng tôi mong rằng qua bài viết trên của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa đã tổng hợp , phân tích và chia sẻ các thông tin về cách sử dụng máy fax một cách hiệu quả và khoa học nhất. Trong trường hợp quý khách hàng còn có những thắc mắc máy fax thì quý khách hàng chỉ cần thực hiện một cuộc gọi nhanh chóng tới HOTLINE 1900 2276.