Hướng dẫn cách mở 2 file Excel cùng lúc siêu đơn giản

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa.

Mở 2 file Excel cùng lúc là một kỹ năng cơ bản và hữu ích trong công việc văn phòng. Nó giúp người dùng có thể so sánh và thao tác với các tập tin khác nhau một cách dễ dàng và thuận tiện. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn gặp khó khăn khi làm việc này. Hôm nay, Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa sẽ hướng dẫn cách mở 2 file Excel cùng lúc để bạn làm việc dễ dàng hơn.

1. Lợi ích của việc làm việc trên nhiều file Excel cùng một lúc

Làm việc trên nhiều file Excel cùng một lúc mang lại nhiều lợi ích cho người dùng. Một số lợi ích của việc này bao gồm:

• So sánh dữ liệu: Khi có nhiều file Excel chứa dữ liệu tương tự, việc mở cùng lúc sẽ giúp cho người dùng dễ dàng so sánh và phân tích dữ liệu.
• Tăng hiệu suất làm việc: Với việc mở cùng lúc nhiều file Excel, người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các tập tin và làm việc trên chúng một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn.
• Tiết kiệm thời gian: Thay vì phải đóng một file Excel để mở file khác, người dùng có thể tiết kiệm thời gian bằng cách mở cùng lúc nhiều file Excel.
• Tăng tính linh hoạt: Việc làm việc trên nhiều file Excel cùng một lúc cũng giúp cho người dùng linh hoạt trong việc thực hiện các tác vụ và đáp ứng được nhiều yêu cầu khác nhau của công việc.

Vì vậy, việc làm việc trên nhiều file Excel cùng một lúc là rất quan trọng và hữu ích đối với những người làm việc văn phòng, đặc biệt là các chuyên viên tài chính, kế toán, quản lý dữ liệu, … 

Dưới đây là một số hướng dẫn cách mở 2 file Excel cùng lúc để công việc của bạn đạt nhiều năng suất hơn.

2. Hướng dẫn cách mở 2 file Excel cùng lúc

2.1. Mở 2 file Excel từ menu Start

Để mở 2 file Excel từ menu Start, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Nhấn nút Start ở góc dưới bên trái màn hình.
• Bước 2: Tìm kiếm Microsoft Excel trong menu Start và nhấn chuột trái vào nó để mở.
• Bước 3: Mở file Excel đầu tiên bằng cách chọn Open Other Workbooks (hoặc Open trong một số phiên bản cũ hơn của Excel) và chọn file cần mở.
• Bước 4: Sau đó, quay lại menu Start và mở một bản sao khác của Excel bằng cách chọn Microsoft Excel.
• Bước 5: Mở file Excel thứ hai bằng cách chọn Open Other Workbooks và chọn file cần mở.
• Bước 6: Hiện tại, bạn đã mở 2 file Excel cùng một lúc và có thể thực hiện các tác vụ mong muốn trên chúng.

Lưu ý: Điều quan trọng là các file Excel được mở trên các cửa sổ khác nhau. Nếu các file Excel được mở trên cùng một cửa sổ, bạn sẽ không thể thực hiện các tác vụ cùng một lúc trên hai file này.

2.2. Mở 2 file Excel từ Windows Explorer

Dưới đây là hướng dẫn cách mở 2 file Excel cùng lúc từ Windows Explorer:

• Bước 1: Mở Windows Explorer bằng cách nhấn tổ hợp phím “Windows + E” trên bàn phím hoặc tìm kiếm Windows Explorer trong menu Start.
• Bước 2: Tìm đến thư mục chứa file Excel mà bạn muốn mở.
• Bước 3: Nhấn chuột trái vào file Excel đầu tiên để chọn nó.
• Bước 4: Nhấn và giữ phím “Ctrl” trên bàn phím và tiếp tục nhấn chuột trái vào file Excel thứ hai.
• Bước 5: Nhấn chuột phải và chọn “Open” hoặc “Open in a new window”.
• Bước 6: Hiện tại, bạn đã mở 2 file Excel cùng một lúc và có thể thực hiện các tác vụ mong muốn trên chúng.

Lưu ý: Nếu bạn muốn mở nhiều hơn 2 file Excel, bạn chỉ cần tiếp tục giữ phím “Ctrl” và nhấn chuột trái vào các file Excel khác để chọn chúng, sau đó nhấn chuột phải và chọn “Open” hoặc “Open in a new window”.

2.3. Hướng dẫn sử dụng chức năng “View Side by Side” để so sánh 2 file Excel

Chức năng “View Side by Side” trong Excel là một tính năng hữu ích giúp bạn so sánh hai tệp Excel cùng lúc và dễ dàng đưa ra những phân tích và đánh giá. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể về cách sử dụng chức năng này:

Bước 1: Mở hai tệp Excel mà bạn muốn so sánh.

Bước 2: Trên thanh tiêu đề, nhấn vào tab “View”.

Bước 3: Trong nhóm “Window”, chọn “View Side by Side”.

Bước 4: Nếu cần thiết, bạn có thể điều chỉnh kích thước của các cửa sổ để chúng hiển thị cùng một kích thước trên màn hình.

Bước 5: Bây giờ, bạn có thể di chuyển trên cả hai tệp Excel cùng lúc và so sánh chúng. Hơn nữa, Excel cũng cung cấp cho bạn khả năng đồng bộ hóa các tệp này bằng cách bôi đen ô đồng bộ hóa trong thanh công cụ “View Side by Side”.

Bước 6: Khi bạn hoàn tất việc so sánh các tệp, bạn có thể tắt chế độ “View Side by Side” bằng cách nhấp vào tab “View” và chọn “View Side by Side” một lần nữa.

3. Lưu ý khi áp dụng hướng dẫn cách mở 2 file Excel cùng lúc

Khi áp dụng hướng dẫn cách mở 2 file Excel cùng lúc, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

• Tính tương thích: Đảm bảo rằng các phiên bản Excel trên máy tính của bạn đang sử dụng tính năng này đều tương thích với nhau. Nếu không, bạn có thể gặp phải lỗi hoặc khó khăn khi làm việc với các tệp khác nhau.
• Thông tin tệp: Trước khi mở 2 tệp Excel cùng lúc, hãy kiểm tra thông tin của các tệp đó để đảm bảo rằng chúng là các tệp chính xác mà bạn cần mở. Bạn cũng nên đặt các tệp Excel của mình trong các thư mục riêng biệt để dễ dàng tìm kiếm và tránh nhầm lẫn.
• Hiệu suất: Nếu bạn mở quá nhiều tệp Excel cùng một lúc, máy tính của bạn có thể bị quá tải và chạy chậm. Do đó, nên hạn chế số lượng các tệp Excel mở cùng lúc để đảm bảo hiệu suất tốt nhất cho máy tính của bạn.
• Lưu tệp thường xuyên: Để tránh mất dữ liệu, bạn nên lưu các tệp Excel của mình thường xuyên khi làm việc trên chúng. Nếu máy tính của bạn bị đơ hoặc bị tắt đột ngột, bạn sẽ không bị mất tất cả các thay đổi mà bạn đã thực hiện trên tệp của mình.

Trong bài viết này, chúng ta đã được hướng dẫn cách mở 2 file Excel cùng lúc. Các kỹ năng này sẽ giúp cho công việc của chúng ta trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn. Nếu mọi người cần sự hỗ trợ xin vui lòng liên hệ HOTLINE 1900 2276 của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa để được trợ giúp.