Cách thiết kế bố cục cho Pivot Table trong Excel cơ bản mới nhất

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa.

Pivot Table là một trong những công cụ quan trọng của Excel, giúp người dùng thực hiện các phân tích dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, để có thể sử dụng Pivot Table một cách hiệu quả, việc thiết kế bố cục cho nó là rất quan trọng. Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa sẽ hướng bạn trong bài viết này cách thiết kế bố cục cho Pivot Table trong Excel để đạt được kết quả phân tích dữ liệu chính xác nhất.

1. Pivot Table là gì? Ưu điểm nổi bật

• Pivot Table là một công cụ phân tích dữ liệu trong Excel, cho phép người dùng tổng hợp và xử lý các dữ liệu số hoặc văn bản từ một bảng dữ liệu đầu vào. Nó giúp người dùng thực hiện các phân tích chi tiết, đồ thị, biểu đồ và báo cáo một cách dễ dàng và nhanh chóng.
• Pivot Table thường được sử dụng để:
• Tính toán tổng hợp, trung bình, min/max/đếm các giá trị dữ liệu.
• Phân loại và nhóm các giá trị dữ liệu theo các tiêu chí khác nhau.
• Biểu diễn dữ liệu dưới dạng bảng điểm, biểu đồ cột, biểu đồ đường hoặc biểu đồ tròn.

2. Tại sao nên thiết kế bố cục cho Pivot Table trong Excel?

Dưới đây là những lý do nên thiết kế bố cục cho Pivot Table:

• Tối ưu hóa hiển thị dữ liệu: Thiết kế bố cục phù hợp giúp người dùng có thể hiển thị các giá trị dữ liệu một cách rõ ràng, dễ hiểu và dễ đọc hơn. Nó cũng giúp tạo ra các báo cáo dữ liệu chính xác và tổng quan.
• Giảm thiểu sai sót: Với bố cục đơn giản và sáng tạo, người dùng có thể tránh được những sai sót khi phân tích dữ liệu. Thiết kế bố cục cẩn thận và logic giúp độ chính xác của kết quả phân tích được đảm bảo.
• Tăng tính linh hoạt: Thiết kế bố cục phù hợp cho phép người dùng thay đổi dữ liệu và thực hiện các phân tích theo nhiều cách khác nhau. Sự linh hoạt này giúp người dùng có thể tạo ra các báo cáo phân tích dữ liệu trực quan và đáp ứng được các nhu cầu của đối tác, khách hàng hoặc nhà quản lý.
• Tăng hiệu quả làm việc: Thiết kế bố cục cho Pivot Table giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình phân tích dữ liệu. Với bố cục hợp lý, người dùng có thể nhanh chóng tìm ra thông tin cần thiết và đưa ra các quyết định chính xác.

Vì vậy, việc bạn biết cách  thiết kế bố cục cho Pivot Table trong Excel là rất quan trọng để đạt được kết quả phân tích dữ liệu chính xác và hiệu quả.

3. Cách thiết kế bố cục cho Pivot Table trong Excel

Dưới đây là cách  thiết kế bố cục cho Pivot Table trong Excel,  theo các bước sau:

Bước 1: Chọn bộ dữ liệu của bạn và chọn Insert > PivotTable trên thanh công cụ.

Bước 2: Trong hộp thoại Tạo bảng điều khiển mới, hãy đảm bảo rằng phạm vi dữ liệu chính xác được chọn và nơi bạn muốn Pivot Table được đặt.

Bước 3: Nhấp vào OK để tạo bảng điều khiển mới.

Bước 4: Các trường của bảng dữ liệu sẽ xuất hiện ở phía dưới của bảng điều khiển. Kéo các trường này vào các vùng giá trị, hàng hoặc cột để thiết kế bố cục của bảng điều khiển như: Thêm hàng, cột, giá trị, bộ lọc,..

Bước 5: Sử dụng chức năng Field Settings để tùy chỉnh các trường và giá trị trong bảng điều khiển của bạn, bao gồm tùy chỉnh định dạng, tính toán và lọc.

Lưu ý: Ngoài ra, bạn có thể chọn các kiểu bố cục khác nhau cho bảng điều khiển của mình bằng cách chọn các tùy chọn trong tab Design trên ribbon. Thí dụ, bạn có thể chọn kiểu bố cục Compact, Outline hoặc Tabular để hiển thị dữ liệu khác nhau trong bảng điều khiển của mình.

4. Các lỗi hay thường gặp trong thiết kế bố cục cho Pivot Table trong Excel

Trong quá trình thực hiện cách thiết kế bố cục cho Pivot Table trong Excel, rất nhiều người dùng hay gặp các lỗi như sau: 

• Lỗi dữ liệu: Nếu bảng điều khiển của bạn không hiển thị giá trị chính xác hoặc các trường và giá trị bị thiếu, có thể do các lỗi trong dữ liệu của bạn. Chắc chắn rằng phạm vi dữ liệu được chọn là chính xác và không có các giá trị trùng lặp hoặc không hợp lệ.

• Lỗi về bố cục: Nếu bảng điều khiển của bạn không hiển thị theo cách mà bạn mong muốn, có thể do thiết lập bố cục của bạn không chính xác. Hãy chắc chắn rằng bạn đã kéo trường và giá trị vào các vùng đúng để tạo bố cục bạn mong muốn.

• Lỗi tính toán: Nếu bảng điều khiển của bạn hiển thị các giá trị sai hoặc không đúng, có thể do việc tính toán không chính xác. Hãy kiểm tra lại công thức và tính toán của bạn để đảm bảo độ chính xác của dữ liệu.

5. Một số lưu ý 

Dưới đây là một số lưu ý khi sử dụng cách thiết kế bố cục cho Pivot Table trong Excel:

• Nên đặt tên cho các trường và giá trị của bảng điều khiển để dễ dàng hiểu.
• Luôn kiểm tra lại các giá trị và tính toán để đảm bảo tính chính xác trong bảng điều khiển.
• Tránh sử dụng quá nhiều trường hoặc giá trị trong một bảng điều khiển. Tùy thuộc vào kích thước của bảng dữ liệu, việc sử dụng nhiều trường có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và trực quan hóa của bảng điều khiển.
• Cẩn thận với các tính năng tổng hợp và tính toán để đảm bảo rằng Pivot Table của bạn hiển thị đúng thông tin.
• Đối với các bảng dữ liệu lớn, hãy sử dụng tính năng Lọc để giải quyết các khía cạnh của dữ liệu mà bạn muốn phân tích.

Hy vọng với bài viết cách thiết kế bố cục cho Pivot Table trong Excel của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa bạn đọc sẽ thêm những thông tin hữu ích về quá trình tạo bố cục cũng như có thêm những gợi ý giúp bạn khắc phục các lỗi khi thực hiện cách thiết kế bố cục cho Pivot Table trong Excel và làm việc hiệu quả hơn với bảng điều khiển của mình. Nếu có bất kỳ vấn đề gì cần chúng tôi hỗ trợ, hãy gọi đến tổng đài HOTLINE 1900 2276.