Cách giảm dung lượng file excel nhanh, đơn giản, hiệu quả

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa

Excel là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi để quản lý và phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, khi sử dụng nhiều dữ liệu trong một file excel, kích thước của file có thể trở nên rất lớn và làm cho việc xử lý và lưu trữ trở nên khó khăn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách giảm dung lượng file excel.

1. Nguyên nhân khiến cho file excel nặng, tốc độ xử lý chậm

Trước khi hướng dẫn cách giảm dung lượng file excel, chúng ta phải biết nguyên nhân chính khiến file excel trở nên nặng và khó xử lý:

• Dữ liệu quá lớn: Khi một file excel chứa quá nhiều dữ liệu, kích thước của nó sẽ tăng lên. Ví dụ, khi bạn có hàng nghìn dòng hoặc cột dữ liệu, file sẽ trở nên rất nặng và khó xử lý.
• Sử dụng nhiều hình ảnh: Khi sử dụng quá nhiều hình ảnh trong file excel, kích thước của nó sẽ tăng lên đáng kể. Ví dụ, khi bạn chèn nhiều hình ảnh vào bảng tính để làm cho nó trở nên hấp dẫn hơn, file sẽ trở nên nặng hơn nhiều.
• Sử dụng nhiều định dạng: Khi sử dụng nhiều định dạng cho các ô dữ liệu, kích thước của file cũng sẽ tăng lên. Ví dụ, khi bạn sử dụng định dạng địa chỉ email cho một cột dữ liệu, định dạng tiền tệ cho một cột khác, và định dạng ngày tháng cho một cột khác nữa, file sẽ trở nên nặng hơn.
• Sử dụng nhiều công thức và tính toán phức tạp: Khi sử dụng nhiều công thức và tính toán phức tạp trong file excel, nó sẽ trở nên nặng và khó xử lý. Ví dụ, khi bạn sử dụng công thức SUMIFS hoặc COUNTIFS để tính tổng hoặc đếm số lượng dữ liệu phù hợp với nhiều tiêu chí khác nhau, file sẽ trở nên nặng và khó xử lý hơn nhiều.
• Sử dụng nhiều bảng tính liên kết với nhau: Khi sử dụng nhiều bảng tính liên kết với nhau, file sẽ trở nên nặng và khó xử lý. Ví dụ, khi bạn sử dụng tính toán dựa trên dữ liệu trong một bảng tính và sử dụng kết quả đó trong bảng tính khác, file sẽ trở nên nặng hơn nhiều.

2. Lợi ích khi biết cách giảm dung lượng file excel

Dưới đây là 5 lợi ích khi biết cách giảm dung lượng file excel:

• Tăng tốc độ xử lý: Khi dung lượng file excel được giảm xuống, tốc độ xử lý sẽ tăng lên. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
• Tiết kiệm dung lượng lưu trữ: Khi dung lượng file excel được giảm xuống, bạn sẽ tiết kiệm được dung lượng lưu trữ trên máy tính hay thiết bị lưu trữ của bạn. Điều này rất quan trọng đối với những người làm việc với dữ liệu lớn.
• Dễ dàng chia sẻ: Khi dung lượng file excel được giảm xuống, file sẽ dễ dàng chia sẻ hơn. Việc chia sẻ file giữa nhiều người làm việc trở nên đơn giản hơn và tiết kiệm thời gian hơn.
• Giảm nguy cơ lỗi: Khi dung lượng file excel được giảm xuống, nguy cơ lỗi trong quá trình xử lý dữ liệu sẽ giảm đi. Điều này giúp tránh các lỗi xảy ra và tăng độ chính xác trong quá trình xử lý dữ liệu.
• Dễ dàng sửa chữa và bảo trì: Khi dung lượng file excel được giảm xuống, việc sửa chữa và bảo trì file trở nên đơn giản hơn. Nếu file quá lớn, việc sửa chữa và bảo trì sẽ trở nên khó khăn hơn và tốn nhiều thời gian hơn.

3. Các cách giảm dung lượng file excel hiệu quả

Dưới đây là 5 cách giảm dung lượng file excel hiệu quả mà bạn có thể áp dụng:

• Xóa các dòng và cột không cần thiết: Trong file excel, có thể có các dòng và cột không cần thiết hoặc không chứa dữ liệu. Việc xóa bỏ chúng sẽ giúp giảm dung lượng của file. Bạn có thể chọn các dòng và cột không cần thiết và sử dụng tính năng xóa để loại bỏ chúng.
• Giảm độ phân giải của hình ảnh và đồ họa: Nếu file excel của bạn chứa hình ảnh hoặc đồ họa, thì giảm độ phân giải của chúng sẽ giúp giảm dung lượng file. Bạn có thể sử dụng các công cụ chỉnh sửa ảnh để giảm độ phân giải hoặc thay thế bằng các ảnh có dung lượng nhỏ hơn.
• Sử dụng chức năng nén: File excel có thể được nén để giảm dung lượng. Bạn có thể sử dụng tính năng nén của excel để giảm dung lượng file.
• Loại bỏ các công thức không cần thiết: Nếu file excel của bạn chứa các công thức không cần thiết, thì chúng có thể tốn nhiều dung lượng. Bạn có thể loại bỏ các công thức không cần thiết để giảm dung lượng của file.
• Lưu file dưới định dạng khác: Nếu không cần thiết phải lưu file excel dưới định dạng .xlsx, bạn có thể lưu file dưới định dạng khác như .xls hoặc .csv. Định dạng này sẽ giúp giảm dung lượng của file và tăng tốc độ xử lý.

4. Lưu ý để tránh file excel bị nặng, tốc độ chậm

Để tránh tình trạng file excel bị nặng, bạn có thể tuân thủ những lưu ý sau đây:

• Xóa các dữ liệu, tính toán, định dạng không cần thiết: Khi làm việc với file excel, bạn nên xóa các dữ liệu, tính toán, định dạng không cần thiết để giảm dung lượng của file.
• Sử dụng định dạng dữ liệu phù hợp: Sử dụng định dạng dữ liệu phù hợp nhưng không quá chi tiết để giảm dung lượng của file.
• Sử dụng công cụ nén: Bạn có thể sử dụng các công cụ nén để nén file excel thành một tập tin ZIP hoặc RAR. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng khi nén file excel, bạn sẽ mất một số tính năng nhưng vẫn giữ được dữ liệu và định dạng.
• Giảm kích thước hình ảnh: Nếu trong file excel của bạn có chứa hình ảnh, bạn có thể giảm kích thước của hình ảnh đó để giảm dung lượng của file.
• Lưu trữ file excel trên ổ đĩa ngoài: Bạn có thể lưu file excel của mình trên ổ đĩa ngoài để giảm tải cho ổ đĩa trong máy tính.
• Tăng RAM hoặc bộ nhớ máy tính: Khi làm việc với file excel có dung lượng lớn, bạn nên tăng RAM hoặc bộ nhớ máy tính để giúp quá trình làm việc trở nên nhanh hơn và không bị gián đoạn.
• Tách file excel thành nhiều file nhỏ: Nếu file excel của bạn quá lớn, bạn có thể tách nó thành nhiều file nhỏ hơn để giảm tải cho máy tính.

Trên đây là những cách giảm dung lượng file excel hiệu quả mà bạn có thể áp dụng để giúp cho công việc của mình trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn. Hy vọng thông tin trên sẽ hữu ích và giúp bạn giảm dung lượng file excel một cách dễ dàng và hiệu quả. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào khác, xin vui lòng liên hệ đến Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa qua số HOTLINE 1900 2276 để được tư vấn và hỗ trợ.