Các cách tính tổng nhanh trong Excel đơn giản, hiệu quả nhanh

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa.

Excel là một công cụ rất hữu ích trong việc tính toán và phân tích dữ liệu. Trong quá trình làm việc với Excel, việc tính tổng các giá trị là rất cần thiết. Tuy nhiên, nhập công thức thủ công có thể mất nhiều thời gian và cũng dễ dẫn đến sai sót. Tuy nhiên, bạn không cần lo lắng, vì Limosa sẽ hướng dẫn cho bạn các cách tính tổng nhanh trong Excel để tối ưu thời gian hiệu quả.

1. Khi nào sử dụng các cách tính tổng nhanh trong Excel

Các cách tính tổng nhanh trong Excel có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, chẳng hạn như:

• Tính tổng các giá trị trong một bảng tính: Khi bạn phải tính tổng của nhiều số liệu trong một bảng tính, các công cụ tính tổng nhanh trong Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian.
• Tổng hợp kết quả từ các báo cáo hoặc tài liệu khác nhau: Các công cụ tính tổng nhanh trong Excel cũng rất hữu ích khi bạn phải tổng hợp kết quả từ các báo cáo hoặc tài liệu khác nhau.
• Kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu: Khi bạn thực hiện tính toán và cần kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu, các công cụ tính tổng nhanh sẽ giúp bạn kiểm tra kết quả một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Xây dựng các biểu đồ và đồ thị: Các công cụ tính tổng nhanh còn giúp bạn xác định các giá trị trung bình, tổng các giá trị lớn nhất và nhỏ nhất, và các giá trị khác để xây dựng các biểu đồ và đồ thị.

2. Ưu điểm của các cách tính tổng nhanh trong Excel

Các cách tính tổng nhanh trong Excel có nhiều ưu điểm, đặc biệt là:

• Tiết kiệm thời gian: Sử dụng các công cụ tính tổng nhanh trong Excel giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc nhập công thức tính tổng một cách thủ công.
• Dễ sử dụng: Các công cụ tính tổng nhanh được tích hợp sẵn trong Excel và rất dễ sử dụng ngay cả đối với những người mới bắt đầu làm quen với phần mềm này.
• Tính chính xác cao: Khi sử dụng các công cụ tính tổng nhanh trong Excel, các kết quả tính toán được hiển thị đầy đủ và chính xác, giúp người dùng tránh sai sót trong quá trình tính toán.
• Linh hoạt: Excel cung cấp nhiều công cụ tính tổng nhanh khác nhau để bạn tùy chọn và sử dụng tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể.
• Tính đa dạng: Các công cụ tính tổng nhanh của Excel không chỉ tính tổng, mà còn tính trung bình, tổng các giá trị lớn nhất và nhỏ nhất, nên rất đa dạng và phù hợp với nhiều ứng dụng khác nhau.

3. Các cách tính tổng nhanh trong Excel

Trong Excel, có nhiều cách tính tổng nhanh các giá trị trong bảng tính mà không cần phải nhập công thức một cách thủ công. Dưới đây là một số cách phổ biến:

• Cách 1 sử dụng phím tắt:  Bạn có thể sử dụng phím tắt ALT + = để tự động tính toán và hiển thị tổng của một phạm vi dữ liệu đã chọn.
• Cách 2 sử dụng hàm SUM: Hàm SUM là một hàm tính tổng được tích hợp sẵn trong Excel. Bạn chỉ cần nhập “=SUM_(range)” (trong đó “range” là phạm vi dữ liệu cần tính tổng) vào ô bạn muốn hiển thị kết quả, và sau đó nhấn Enter.
• Cách 3 sử dụng hàm AutoSum: Hàm AutoSum là một công cụ tính tổng nhanh được tích hợp sẵn trong Excel. Bạn chỉ cần chọn ô cần hiển thị kết quả, sau đó nhấn vào nút AutoSum trên thanh công cụ, Excel sẽ tự động nhận diện phạm vi dữ liệu cần tính tổng và hiển thị kết quả.
• Cách e sử dụng tính năng Quick Analysis: Khi chọn một phạm vi dữ liệu trong bảng tính, Excel hiển thị một nút Quick Analysis trên góc dưới bên phải của phạm vi dữ liệu, bấm vào đây và chọn Tổng để tính tổng nhanh các giá trị đã chọn.

4. Lưu ý khi thực hiện các cách tính tổng nhanh trong Excel

Mặc dù các cách tính tổng nhanh trong Excel rất hữu ích, nhưng bạn cần lưu ý một số điều khi sử dụng chúng:

• Đảm bảo bạn đã chọn đúng phạm vi dữ liệu cần tính tổng để tránh tính toán sai.
• Kiểm tra lại kết quả sau khi tính tổng để đảm bảo tính toán chính xác và tránh sai sót.
• Sử dụng các công cụ tính tổng nhanh một cách hợp lý và linh hoạt, tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể.
• Nếu bạn không chắc chắn về cách sử dụng các công cụ tính tổng nhanh, hãy tìm kiếm thông tin hoặc tham khảo các tài liệu hướng dẫn để tránh gây ra lỗi trong quá trình làm việc.
• Lưu ý rằng các công cụ tính tổng nhanh chỉ tính tổng của các giá trị được hiển thị trong phạm vi dữ liệu đã chọn, do đó bạn cần chắc chắn rằng không có giá trị bị ẩn hoặc không được hiển thị trong phạm vi đó.
• Cuối cùng, hãy lưu trữ tài liệu và bảng tính của bạn một cách an toàn để tránh mất dữ liệu hoặc bị hỏng trong quá trình sử dụng các công cụ tính tổng nhanh.

Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa chia sẻ đến bạn đọc toàn bộ nội dung bài viết các cách tính tổng nhanh trong Excel với mong muốn giúp bạn đọc có thể tiết kiệm thời gian trong việc tính toán hiệu quả hơn trong Excel. Chúng tôi mong rằng bài viết thật sự hữu ích đến người đọc. Nếu bạn đọc có nhu cầu khác cần hỗ trợ về các dịch tại đây có thể gọi đến số HOTLINE 1900 2276 để được tư vấn nhé!