Excel là phần mềm gì – Những công dụng mà Excel đem lại

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa

Excel là ứng dụng phổ biến nhất trong học tập và công việc đối với mọi người hiện nay. Đó là một ứng dụng bảng tính của Microsoft Office dùng để tính toán và phân tích dữ liệu. Excel mang đến cho người dùng rất nhiều công dụng hữu ích, phục vụ tối đa hiệu quả đối với người sử dụng. Vậy sau đây, hãy cùng Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử tìm hiểu xem Excel là phần mềm gì nhé.

1.Excel là phần mềm gì?

Microsoft Excel là một ứng dụng bảng tính được Microsoft Office ứng dụng và phát triển. Công dụng chính của Excel là giúp người dùng tính toán nhanh và chính xác các dữ liệu với số lượng lớn.

Excel là tập hợp các hàng, được ký hiệu lần lượt theo bảng chữ cái như: A, B, C, D, E,… và các cột được ký hiệu bằng các con số theo thứ tự như 1, 2, 3, 4,… Một hàng và một cột gộp lại với nhau sẽ tạo thành một ô tính. Địa chỉ của các ô sẽ được xác định bằng những chữ cái đại diện cho cột và số đại diện cho hàng.

Hiện nay, Microsoft Office đã cho ra đời rất nhiều những phiên bản Excel khác nhau, phù hợp với từng dòng máy. Dưới đây là các phiên bản của Excel:

• Excel 2003
• Excel 2007
• Excel 2010
• Excel 2013 
• Excel 2016
• Excel 2019

2.Những tính năng đặc biệt của Excel 

Sau khi đã tìm hiểu Excel là phần mềm gì, chúng ta sẽ tìm hiểu thêm về những tính năng mà Excel đem lại cho người dùng. Excel mang đến cho người dùng nhiều công dụng và lợi ích khác nhau, hỗ trợ người dùng đạt hiệu quả tối đa nhất trong công việc. Dưới đây là một số công dụng hữu ích của Excel:

• Lưu trữ dữ liệu: Với cấu trúc bảng tính đầy khoa học, Excel có thể giúp người sử dụng nhập và lưu dữ liệu một cách rõ ràng và nhanh chóng 
• Excel tham gia vào các chức năng tính toán,giúp cho việc tính toán của người dùng trở nên dễ dàng hơn. Excel được tích hợp nhiều công thức, hàm tính từ đơn giản đến nâng cao, hỗ trợ người dùng nhanh nhất trong việc phải tính toán. Có rất nhiều hàm công thức để tính toán như: TODAY, SUM, , IF,…
• Excel giúp người dùng có thể vẽ biểu đồ một cách dễ dàng dựa vào những số liệu đã được cung cấp
• Excel có tính năng liên kết giữa nhiều bảng tính, giúp dữ liệu giữa các bảng tính có sự logic hơn, giúp người dùng dễ dàng kiểm soát dữ liệu
• Excel có tính năng bảo mật an toàn. Nó yêu cầu người dùng phải mập mật khẩu khi mở file, giúp bảo vệ dữ liệu riêng tư của người sử dụng.

3.Excel gồm những gì ?

Với những công dụng hữu ích trên về Excel là phần mềm gì, vậy bạn có hiểu rõ Excel gồm những gì? Những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về ứng dụng Excel này

Khi mở Excel, bạn sẽ thấy một trang tính trống. Ở đầu màn hình là các dải ribbon được chứa tất cả các lệnh, tính năng và công thức mà bạn cần. Trang tính được nằm ở  phần chính của màn hình , nơi bạn sẽ nhập, chỉnh sửa và phân tích các dữ liệu của mình. 

Cụ thể, một bảng tính Excel được bao gồm những thành phần sau:

• Ô – Cell: Đây là một hộp chữ nhật nằm ở trung tâm trang tính. Các ô được chứa nhãn, dữ liệu và công thức. Để làm cho dữ liệu trang tính trở nên nổi bật, các ô còn có thể được định dạng để thay đổi văn bản hoặc thêm bớt màu. Ô cũng có thể bao gồm các hình ảnh và biểu đồ nhằm giải thích dữ liệu của bạn. 

Lưu ý: giao điểm giữa một cột dọc và một hàng ngang là một ô 

• Ô hiện hành – Active cell: Đây là ô có đường viền màu xanh lục. Dữ liệu của bạn sẽ luôn được nhập vào ô hoạt động. Các ô khác sẽ được kích hoạt khi bạn ấn chọn chúng.

Có một nhiều cách để bạn có thể chọn ô tùy thuộc vào thiết bị mà bạn đang sử dụng và sở thích của bạn:

 – Bấm chuột vào một ô
– Dùng ngón tay hoặc bút cảm ứng nhấn vào một ô 
– Ấn các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển đến ô.

• Cột – Column: Đây là các cột được sắp xếp theo chiều dọc trên trang tính. Và mỗi cột được xác định bằng một ký tự lần lượt theo bảng chữ cái như A, B, C và D
• Thanh công thức – Formula Bar: Đây là thanh nằm phía trên trang tính và hiển thị nội dung của ô hiện hành. Nó được sử dụng để nhập hoặc chỉnh sửa công thức, dữ liệu
• Hộp tên – Name Box: Hộp tên được đặt ở bên trái của Thanh công thức. Nó hiển thị tên của ô hiện hành hoặc tham chiếu ô 
• Thanh công cụ truy cập nhanh – Quick Access Toolbar: Nó dùng để thêm các lệnh mà bạn hay dùng vào đầu màn hình bảng tính Excel.  Bạn có thể thêm các lệnh thay vì tìm kiếm thủ công qua các tab để tìm những gì bạn cần giúp cho công việc của bạn diễn ra nhanh chóng hơn. Để tìm các lệnh được sử dụng thường xuyên này, bạn hãy chọn mũi tên xuống Customize Quick Access Toolbar. 
• Ribbon: Đây là tập hợp các biểu tượng và nút nằm ở phía trên trang tính. Khi nhấp vào Ribbon, các nút và biểu tượng này sẽ kích hoạt các tính năng khác nhau của Excel
• Các tab Ribbon: Đây là một phần của menu Ribbon. Nó chứa các liên kết đến các tính năng khác nhau của ứng dụng Excel. Mỗi tab như Page Layout, Home,  Data,…được chứa những tính năng và tùy chọn liên quan được kích hoạt bằng cách ấn chọn vào biểu tượng thích hợp.
• Hàng – Row: Nó được sắp xếp theo chiều ngang trong một trang tính và được xác định bằng một số trong tiêu đề hàng. 
• Thanh trạng thái – Status Bar: Nó được chạy theo chiều ngang cuối màn hình. Nó có thể được tùy chỉnh để hiển thị một số tùy chọn như dữ liệu trang tính, thông tin về trang tính hiện tại, và bàn phím. Thông tin bàn phím bao gồm các phím Caps Lock, Scroll Lock và Num Lock được bật hay tắt.
• Tab trang tính: Tab trang tính là sheet 1, sheet 2,…

Để thêm trang tính vào cửa sổ làm việc của Excel để giữ các tập dữ liệu riêng biệt, bạn ấn chọn New Sheet bên cạnh các tab Trang tính. Nếu bạn thích sử dụng phím tắt hơn thì nhấn Shift + F11 hoặc Alt + Shift + F1 để thêm trang tính mới vào bên trái trang tính đã chọn.

Để chuyển đổi giữa các trang tính để tìm dữ liệu bạn cần, bạn hãy nhấn trực tiếp vào tab của trang tính mà bạn muốn truy cập. Nếu bạn thích sử dụng phím tắt, hãy nhấn Ctrl + PgUp hoặc Ctrl + PgDn để thay đổi giữa các trang tính.

• Tab File: Nó bao gồm: 

 – Các mục liên quan đến quản lý tệp và tài liệu, ví dụ như mở tệp trang tính mới, lưu và in.

– Mục tùy chọn thay đổi giao diện của ứng dụng Excel. Ở đây, bạn có thể chọn các phần tử màn hình để hiển thị, ví dụ như thanh cuộn và đường lưới. Nó cũng chứa các tùy chọn kích hoạt một số các cài đặt ví dụ như tự động tính toán lại các tệp trang tính hay chọn ngôn ngữ nào sẽ sử dụng để kiểm tra ngữ pháp và chính tả.

4.Các kiểu dữ liệu của Excel

Trong Excel, có vô vàn những kiểu dữ liệu khác nhau

• Dữ liệu chuỗi: Gồm các chữ cái liên tiếp lần lượt từ A – Z, một dãy số mà chỉ cần chứa một ký tự hay tập hợp các ký tự đặc biệt 
• Dữ liệu số: Gồm các con số lần lượt từ 0 đến 9, bao gồm cả số dương và số âm
• Dữ liệu thời gian: Người dùng có thể nhập thời gian như ngày tháng năm  hoặc giờ phút giây
• Dữ liệu dạng Boolean: Đây là dạng True / False
• Dữ liệu công thức: Người dùng sử dụng các công thức hoặc các hàm tính toán hoặc các dấu so sánh

Bài viết trên là những chia sẻ của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa về Excel là phần mềm gì vô cùng cụ thể và hữu ích. Hy vọng với những thông tin trên, bạn có thể hiểu hơn về ứng dụng Excel cũng như những phần, cấu trúc và chức năng mà nó mang đến cho người dùng. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay đến số HOTLINE 1900 2276 để được hỗ trợ giải đáp nhanh nhất nhé.