Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa.
Khi làm báo cáo trong Word việc sử dụng lưu đồ, biểu đồ đóng vai trò quan trong giúp tài liệu của các bạn rõ ràng và thu hút hơn. Nếu bạn còn chưa biết cách vẽ lưu đồ trong Word thì bài viết này dành cho bạn. Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng và vẽ lưu đồ nhanh chóng bằng nhiều cách đơn giản khác nhau.
Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa
1. Cách vẽ lưu đồ trong Word bằng Shapes
1.1 Dựng khung lưu đồ
Thông thường việc dựng lưu đồ sẽ được vẽ từ những hình vẽ phổ biến như:
- Hình chữ nhật dài: mang ý nghĩa bắt đầu, kết thúc một quy trình hoặc dùng để mô tả quy trình, các bước công việc
- Hình thoi: được vẽ khi muốn diễn tả các quyết định, khả năng có thể xảy ra
- Mũi tên: dùng để liên kết các bước quy trình, thể hiện các bước tiếp theo cần thực hiện.
Cụ thể, cách vẽ lưu đồ trong Word bằng Shapes sẽ được vẽ theo các bước sau:
- Bước 1: Bạn mở file Word, trên thanh công cụ Ribbon, bạn hãy vào menu Insert, chọn Shapes, rồi chọn hình vẽ trong Flowchart.
- Bước 2: Tuỳ theo mục đích của lưu đồ mà bạn chọn hình minh hoạ thích hợp như hình chữ nhật, hình thoi,v..v. Bạn tạo hình vẽ xong và chọn mẫu hình vẽ trong suốt để có thể gõ chữ, nội dung và dễ nhìn thấy.
1.2 Chỉnh sửa hình vẽ, nội dung trong lưu đồ
- Khi bạn đã vẽ được những hình vẽ chính dựng khuôn cho lưu đồ, bạn có thể sao chép và dán những hình vẽ khác để tạo hình vẽ phụ bằng cách:
- Bước 1: Bạn click chuột phải vào hình vẽ và chọn Copy hoặc dùng phím tắt Ctrl + C để copy hình vẽ.
- Bước 2: Sau đó bạn dán hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + V để dán hình vẽ phụ vào văn bản ở vị trí bạn muốn. Bạn làm tương tự cho đến khi đủ số lượng hình vẽ theo nội dung của lưu đồ.
- Bước 3: Tiếp theo, bạn chọn vào những hình vẽ và di chuyển để phóng to, thu nhỏ kích thước hình và đưa đến vị trí, sắp xếp đúng.
- Bước 4: Bạn có thể tạo các dấu mũi tên để liên kết các hình vẽ với nhau theo thứ tự bằng cách vào menu Insert chọn Shapes, ở mục Lines, bạn chọn hình mũi tên.
- Bước 5: Bạn có thể tạo mũi tên vuông góc bằng cách vào tương tự bước 4 nhưng chọn Connector: Elbow Arrow, thay vì chọn Lines. Bạn di chuyển mũi tên theo thứ tự đúng của lưu đồ.
1.3 Thêm chữ, số vào trong lưu đồ
- Sau khi đã hoàn thành việc vẽ khung lưu đồ theo đúng các bước của nội dung văn bản. Các bạn sẽ đến bước thêm nội dung, chú thích hoặc số liệu cho lưu đồ theo các bước:
- Bước 1: Bạn click chuột phải vào Shapes, và chọn Add Text để chèn nội dung cho từng hình vẽ, mũi tên trong lưu đồ.
- Bước 2: Bạn cũng có thể thêm chú thích cho lưu đồ bằng cách chèn chữ với Text box. Bạn tìm đến menu Insert trên thanh ribbon của Word, chọn tiếp Text và chọn Text Box, rồi nhấn Simple Text Box.
- Bước 3: Bạn gõ nội dung vào Text box vừa tạo. Sau đó, bạn vào lại menu Format, chọn tiếp Shape Outlines, và chọn No Outline để không thấy phần viền khung của textbox.
- Bước 4: Bạn hãy di chuyển ghi chú đến vị trí cần chèn. Trường hợp bị lỗi đè nền trắng lên dấu mũi tên thì bạn vào menu Format, và chọn tiếp Fill rồi No Fill.
2. Cách vẽ lưu đồ trong Word bằng SmartArt
Ngoài cách vẽ lưu đồ trong Word bằng Shapes, bạn cũng có thể sử dụng công cụ sẵn có trong Word đó là SmartArt. Đây là tính năng rất tiện lợi có sẵn các thiết kế lưu đồ để bạn chỉnh sửa và lựa chọn. Hãy cùng thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Bạn mở file Word, trên thanh công cụ Ribbon, bạn chọn Insert và chọn tab SmartArt.
- Bước 2: Khi giao diện SmartArt xuất hiện, bạn sẽ thấy có rất nhiều kiểu sơ đồ theo mục đích sử dụng cho bạn lựa chọn. Bạn chọn một kiểu và nhấn OK. Một số kiểu sơ đồ gợi ý như:
List: khi bạn muốn tạo sơ đồ theo danh sách.
Process: khi bạn muốn vẽ sơ đồ thể hiện quá trình, từng bước
Cycle: khi bạn muốn sơ đồ của mình theo dạng vòng tròn tuần hoàn
Hierarchy: nếu bạn muốn vẽ sơ đồ tổ chức
Relationship: nếu sơ đồ có mối quan hệ qua lại bạn có thể chọn kiểu này
Matrix: là dạng sơ đồ ma trận
Pyramid: sơ đồ dạng hình tháp từ trên xuống dưới
Picture: khi bạn muốn vẽ sơ đồ và chèn hình ảnh minh hoạ.
- Bước 3: Khi đã chọn loại sơ đồ, bạn sẽ thấy kiểu sơ đồ hiện ra với chỗ trống Text cho bạn điền ghi chú.
- Bước 4: Bạn có thể xoá hoặc thêm ô trong sơ đồ bằng cách chọn ô muốn xoa, nhấn Delete hoặc chọn vị trí ô muốn thêm, click Design và click Add Shapes, sẽ có các vị trí của Shapes cho bạn chọn như After, Before, Above, Below cho bạn tuỳ chọn.
- Bước 5: Với cách vẽ lưu đồ trong Word bằng SmartArt, bạn cũng có thể tự thiết kế, tự thay đổi màu sắc cho sơ đồ bằng cách chọn vào sơ đồ, rồi vào tab Design trên thanh menu, chọn Change Color, và chọn màu sắc mình muốn.
Với những cách vẽ lưu đồ trong Word trên đây, hy vọng bạn có thể linh động chọn cho mình cách vẽ yêu thích và giúp cho văn bản của mình rõ ràng, thu hút hơn. Nếu gặp vấn đề trong lúc vẽ hay cần hướng dẫn thêm, hãy liên hệ Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa qua HOTLINE 1900 2276 ngay nhé.
