Cách dùng hàm MIN tự động tô màu giá trị nhỏ nhất đơn giản

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa

Một danh sách báo cáo gửi cho sếp bạn cần tô màu các chỗ quan trọng để sếp xem nhanh chóng. Mà bạn chưa biết làm sao để tô màu ô doanh thu thấp nhất hay người có KPI thấp nhất, thì hãy cùng Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa tìm hiểu cách dùng hàm MIN tự động tô màu giá trị nhỏ nhất trong excel nhé.

1. Hàm min là gì?

Hàm min là hàm excel trả về giá trị nhỏ nhất trong vùng dữ liệu gồm giá trị được cho trước. Hàm min thường được dùng để giải các bài toán như:

• Tìm số nhỏ nhất trong bảng dữ liệu đã cho sẵn.
• So sánh hai hay nhiều giá trị bất kỳ với nhau trong bảng giá trị.
• Tìm giá trị nhỏ nhất trong phạm vị bảng dữ liệu cho đến số bất kỳ được chọn.

Sau khi đã biết được hàm min là gì? thì sau đây xin giới thiệu với bạn cú pháp của hàm min để bạn biết cách dùng hàm MIN tự động tô màu giá trị nhỏ nhất.

=min(number 1:number 2,…)

Trong đó:

Giá trị number 1:là các vùng dữ liệu hoặc đối số cần xét

Giá trị number 2: là các vùng dữ liệu hoặc đối số cần xét.

Để có vùng dữ liệu đối số cần xét, bạn chỉ cần nhấp chuột vào ô đầu của vùng dữ liệu giữ và kéo chuột đến cuối vùng dữ liệu sau đó buông chuột là sẽ ra được vùng chọn (number1:number2).

Lưu ý:

• Nếu vùng dữ liệu không chứa số, hàm Min sẻ trả về giá trị là 0 tại ô bạn nhập hàm.
• Nếu đối số là mảng hay tham chiếu thì chỉ có các số được sử dụng. Còn đối với các ô trống, giá trị logic hoặc text được bỏ qua không tính tới.
• Đối số có thể là mảng tham chiếu có chứa số, số hoặc là tên.
• Các đối số là văn bản hay giá trị lỗi không được chuyển đổi thành số thì hàm sẽ thông báo lỗi tại ô đặt hàm.
• Các giá trị logic và số dạng văn bản các bạn nhập trực tiếp vào danh sách đối số sẽ được tính thẳng vào giá trị đó.
• Các ô trống, giá trị logic hoặc văn bản sẽ bị bỏ qua trong hàm min. Hàm Min chỉ nhận các đối số theo dạng mảng hoặc các số trong mảng tham chiếu.
• Hàm Min sẽ nhận tối đa là 255 đối số.

Thông qua phần này bạn đã biết được sơ bộ về hàm min rồi đó tiếp theo đây bạn chỉ cần biết cách dùng hàm MIN tự động tô màu giá trị nhỏ nhất trong excel.

2. Hướng dẫn chi tiết cách dùng hàm MIN tự động tô màu giá trị nhỏ nhất

Một danh sách dữ liệu dài mấy nghìn dòng mà phải dò thủ công từng dòng để tìm giá trị nhỏ nhất là rất mất thời gian. Có khi bạn phải mất cả buổi sáng để ngồi dò tìm giá trị nhỏ nhất. Hay giả sử trong cuộc họp sếp hỏi doanh thu thấp nhất là bao nhiêu. Bạn nhìn vào bảng dò từng hàng thì sếp sẻ nỗi giận cho mà xem.

Hãy làm theo cách dùng hàm MIN tự động tô màu giá trị nhỏ nhất dưới đây đảm bảo bạn chỉ mất 5 giây cho thao tác này.

Bước 1: Đầu tiên bạn cần mở file excel cần làm việc lên và click chuột bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu bạn cần tìm giá trị nhỏ nhất. Sau đó thực hiện bước 2.

Bước 2: Tại thẻ Home trên thanh công cụ Ribbon bạn click chuột chọn vào tác vụ Conditional Formatting để bắt đầu định dạng có điều kiện.

Bước 3: Khung tác vụ Conditional Formatting sẽ mở rộng ra và bạn tìm đến dòng New Rule chọn vào dòng này để tạo định dạng mới theo mong muốn của bạn.

Bước 4: Hộp thoại New Formatting Rule hiện lên, bạn chọn vào dòng Use a formula to determine which cells to format nằm ở dòng cuối cùng trong phần Select a rule type.

Bước 5: Tại ô Format values where this formula is true, bạn tiếp tục nhập công thức muốn dùng để định dạng tô màu cho ô. Nếu tìm giá trị nhỏ nhất để bôi đen thì dùng hàm =Min(vùng giá trị cần dò). Ngoài ra bạn cũng có thể thay đổi hàm min thành hàm khác để tô màu như hàm min, cách làm tương tự như bài viết này chỉ khác chỗ hàm.

Bước 6: Chọn vào ô Format bên dưới góc phải.

Bước 7: Chọn mục Fill để lựa chọn màu sắc phù hợp cho ô. Ngoài ra bạn còn có thể chọn font chữ, kiểu chữ,..

Muốn dùng các màu khác bảng màu cơ bản có sẵn thì bạn hãy chọn More colours để tìm màu sắc ưng ý.

Bước 8: Nhấn OK là màu ô có giá trị nhỏ nhất sẽ được tô màu đúng màu bạn đã chọn.

Nếu biết cách làm này bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với trước đây phải ngồi dò từng hàng, từng cột lỡ trong cuộc họp sếp mà hỏi và bạn dò thủ công như vậy có khi mất việc như chơi.

Bạn có nắm được cách dùng hàm MIN tự động tô màu giá trị nhỏ nhất trên đây chưa. Hãy lấy máy tính ra và thực hành thử đi nhé. Chúc bạn thành công!

Bài viết cách dùng hàm MIN tự động tô màu giá trị nhỏ nhất do Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa cung cấp trên đây có giúp ích cho bạn trong công việc không. Hãy để lại phản hồi cho chúng tôi thông qua HOTLINE 1900 2276 nếu hữu ích nhé.