Cách đính kèm file Word trong Excel – Đơn giản, nhanh chóng

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa.

Trong quá trình làm việc với Excel, có thể sẽ cần đính kèm một hoặc nhiều file Word để làm tài liệu hướng dẫn, báo cáo hoặc tài liệu tham khảo. Việc đính kèm file Word vào Excel rất đơn giản và tiện lợi, giúp bạn có thể tiếp cận các tài liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng. Trong bài viết dưới đây Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa xin cung cấp đến quý bạn đọc về cách đính kèm file Word trong Excel.

1. Cách đính kèm file Word trong Excel mang lại lợi ích gì?

• Tiết kiệm thời gian: Bạn có thể dễ dàng đính kèm các file Word đã được tạo sẵn vào Excel mà không cần phải sao chép lại toàn bộ nội dung từ Word vào Excel một cách thủ công.
• Giữ nguyên định dạng: Khi đính kèm file Word trong Excel, bạn sẽ giữ được định dạng ban đầu của file Word mà không bị thay đổi khi sao chép vào Excel.
• Dễ dàng truy cập: Bạn có thể dễ dàng truy cập và chỉnh sửa file Word đính kèm trực tiếp từ Excel mà không cần mở file Word riêng biệt.
• Tăng tính khả chuyển: Điểm mạnh của Excel là tính năng tính toán và phân tích số liệu, việc đính kèm file Word giúp tăng tính khả chuyển và đa dạng hóa các tính năng của Excel.

2. Cách đính kèm file Word trong Excel

Cách đính kèm file Word trong Excel thực hiện theo các bước sau đây:

• Bước 1: Mở bảng tính Excel cần chèn file.
• Bước 2: Nhấn vào tab Insert trên thanh công cụ của Excel.
• Bước 3: Nhấn vào mục Text và chọn Object trong danh sách các lựa chọn hiển thị.
• Bước 4: Trong hộp thoại Object, chọn Create from File để chèn một file.
• Bước 5: Nhấn vào nút Browse để tìm kiếm file muốn chèn và sau đó nhấn Insert.
• Bước 6: Chọn tùy chọn Display as icon nếu bạn muốn hiển thị file dưới dạng icon.
• Bước 7: Để đặt tên file bạn vừa chèn, hãy nhấn vào Change icon, nhập tên file vào ô Caption và sau đó nhấn OK.
• Bước 8: Nhấn OK để hoàn tất quá trình chèn file.
• Bước 9: Bạn có thể di chuyển vị trí icon file trên bảng tính Excel bằng cách kéo và thả nó tới vị trí mong muốn.

Lưu ý rằng, khi bạn chèn một file vào bảng tính Excel, kích thước của file đó sẽ được tính vào kích thước của bảng tính. Điều này có thể ảnh hưởng đến kích thước và bố trí của các ô khác trên bảng tính. Do đó, nên lựa chọn các file có kích thước nhỏ hoặc chỉ chèn những file cần thiết để tránh ảnh hưởng đến bố trí tổng thể của bảng tính.

Để thay đổi kích thước và di chuyển một file đã chèn vào bảng tính Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Bước 1: Nhấn chuột phải vào file đã chèn và chọn Format Object trong menu hiển thị.
• Bước 2: Trong hộp thoại Format Object, chọn tab Properties và chọn tùy chọn Move and size with cells để đảm bảo rằng file sẽ di chuyển và thay đổi kích thước khi bạn thêm hoặc xóa các dòng và cột trong bảng tính.
• Bước 3: Nhấn OK để lưu các thay đổi của bạn.

Sau khi thực hiện các bước này, bạn có thể di chuyển và thay đổi kích thước của file đã chèn bằng cách kéo và thả nó trên bảng tính Excel. Bạn cũng có thể thay đổi kích thước của nhiều file đã chèn vào bảng tính cùng một lúc bằng cách chọn nhiều file và sau đó kéo các điểm xử lý kích thước của chúng để thay đổi kích thước.

3. Những lưu ý khi về cách đính kèm file Word trong Excel

Với cách đính kèm file Word trong Excel như trên, có một số lưu ý quan trọng bạn nên lưu ý để đảm bảo tính ổn định và hiệu quả của bảng tính Excel. Dưới đây là một số điều cần lưu ý:

• Kích thước của file Word: File Word quá lớn có thể ảnh hưởng đến kích thước và hiệu suất của bảng tính Excel, vì vậy bạn nên chọn file Word có kích thước nhỏ để đính kèm vào bảng tính.
• Sử dụng tùy chọn “Display as icon”: Sử dụng tùy chọn “Display as icon” để hiển thị file Word dưới dạng biểu tượng, điều này sẽ giúp giảm tải trọng cho bảng tính Excel.
• Thay đổi kích thước và vị trí của file Word: Nếu bạn cần thay đổi kích thước và vị trí của file Word trong bảng tính Excel, hãy chọn tùy chọn “Move and size with cells” trong hộp thoại “Format Object” để đảm bảo rằng file Word sẽ di chuyển và thay đổi kích thước khi bạn thêm hoặc xóa các dòng và cột trong bảng tính.
• Lưu ý về bảo mật: Nếu file Word chứa thông tin nhạy cảm, hãy chắc chắn rằng bạn đã bảo mật tài liệu đó bằng cách sử dụng mật khẩu hoặc mã hóa.
• Sử dụng phiên bản phù hợp: Nếu bạn sử dụng phiên bản Excel cũ hơn, hãy chắc chắn rằng bạn đã lưu file Word theo định dạng phù hợp để đảm bảo tính tương thích.

4. Cách đính kèm file Word trong Excel thường mắc phải những lỗi sai gì?

• Lỗi không thể chèn file Word: Nếu bạn không thể chèn file Word vào bảng tính Excel, có thể do file Word đang được mở hoặc bị khóa. Hãy đóng file Word đang mở hoặc bỏ khóa file Word và thử lại.
• Lỗi không thể mở file Word: Nếu bạn gặp lỗi khi mở file Word được đính kèm trong bảng tính Excel, hãy kiểm tra đường dẫn tới file Word có chính xác không, và đảm bảo rằng file Word chưa bị xóa hoặc di chuyển đến một vị trí khác.
• Lỗi không thể thay đổi kích thước hoặc vị trí file Word: Nếu bạn gặp lỗi khi thay đổi kích thước hoặc vị trí file Word trong bảng tính Excel, hãy đảm bảo rằng bạn đã chọn tùy chọn “Move and size with cells” trong hộp thoại “Format Object”.
• Lỗi không thể hiển thị file Word: Nếu bạn gặp lỗi khi hiển thị file Word dưới dạng biểu tượng, hãy kiểm tra lại tùy chọn “Display as icon” trong hộp thoại “Object”. Nếu tùy chọn này không được chọn, hãy chọn lại và thử lại.
• Lỗi không thể mở file Word có mật khẩu: Nếu file Word có mật khẩu và bạn không thể mở nó từ bảng tính Excel, hãy đảm bảo rằng bạn đã nhập mật khẩu đúng khi được yêu cầu.

Tóm lại, với cách đính kèm file Word trong Excel như trên có thể gặp một số lỗi, nhưng các lỗi này có thể được khắc phục bằng cách kiểm tra và thực hiện lại các bước chính xác.

Với những thông tin trên hy vọng đã giải đáp được những thắc mắc của bạn về cách đính kèm file Word trong Excel. Nếu đồ dùng điện lạnh – điện tử của gia đình bạn gặp trục trặc hãy liên hệ với Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa qua HOTLINE 1900 2276 để được tư vấn chi tiết và sửa chữa kịp thời nhé!