Cách so sánh 2 file Excel chi tiết đơn giản mà hiệu quả nhanh chóng

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa

Nếu bạn làm việc với nhiều file Excel và muốn so sánh chúng để tìm ra những điểm khác biệt, thì bài viết này của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó một cách dễ dàng. Hãy cùng tìm hiểu về cách so sánh 2 file Excel một cách chính xác và nhanh chóng nhé! 

1. Khi nào cần so sánh 2 file trong Excel

Có nhiều trường hợp khi bạn cần so sánh 2 file Excel, ví dụ như:

• Kiểm tra sự khác biệt giữa 2 phiên bản của cùng một tập tin Excel: khi làm việc với một tập tin trong thời gian dài, có thể bạn đã lưu nhiều phiên bản khác nhau của nó. Để kiểm tra sự khác biệt giữa các phiên bản và lựa chọn phiên bản nào để tiếp tục làm việc, bạn cần so sánh các phiên bản này.
• So sánh dữ liệu từ các tệp Excel khác nhau: trong một số trường hợp, bạn có thể có các tệp Excel chứa dữ liệu khác nhau mà bạn muốn so sánh để tìm ra sự khác biệt và/hoặc sự giống nhau giữa chúng.
• Xác định sự khác biệt giữa các bản sao của một tập tin Excel: khi bạn sao chép một tệp Excel và thay đổi nó, bạn muốn kiểm tra xem sự khác biệt giữa các tệp Excel này là gì.
• Kiểm tra sự trùng lặp dữ liệu giữa hai bảng tính: khi bạn có hai bảng tính chứa dữ liệu tương tự nhau và muốn xác định sự trùng lặp giữa chúng, bạn có thể sử dụng tính năng so sánh tệp Excel.
• Kiểm tra sự phù hợp của các tài liệu Excel khác nhau: khi bạn cần so sánh nhiều tệp Excel để kiểm tra xem chúng có phù hợp với các quy định, chuẩn mực, hay định dạng đã được thiết lập hay không.

2. Hướng dẫn cách so sánh 2 file Excel

Dưới đây là một số cách so sánh 2 file Excel: 

So sánh hai bảng tính Excel của hai tập tin riêng biệt

• Mở cả hai tập tin Excel mà bạn muốn so sánh.
• Trên tập tin Excel đầu tiên, chọn dòng hoặc cột chứa dữ liệu bạn muốn so sánh. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép dữ liệu đó.
• Trên tập tin Excel thứ hai, tìm đến nơi bạn muốn dán dữ liệu so sánh. Bấm chuột phải vào ô đó và chọn “Dán định dạng nguồn” hoặc “Dán dữ liệu” trong menu tùy chọn.
• Excel sẽ tạo ra một bảng mới hiển thị sự khác biệt giữa hai bảng tính.

Nếu bạn muốn so sánh toàn bộ hai bảng tính, thay vì chọn dòng hoặc cột cụ thể, bạn có thể sao chép toàn bộ bảng tính và dán nó vào tập tin Excel thứ hai. Khi đó, Excel sẽ tạo ra một bảng mới hiển thị sự khác biệt giữa hai bảng tính.

Lưu ý rằng khi so sánh hai bảng tính của hai tập tin Excel khác nhau, bạn cần đảm bảo rằng cấu trúc của các bảng tính phải giống nhau để có thể so sánh được. Nếu các bảng tính không giống nhau, bạn cần thực hiện một số thay đổi để đảm bảo rằng dữ liệu được so sánh đúng cách.

So sánh nhiều file Excel riêng biệt

Để so sánh nhiều file Excel riêng biệt, bạn có thể sử dụng một công cụ có sẵn trong Excel là “Compare Files”. Bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Mở file Excel thứ nhất mà bạn muốn so sánh.
• Trong tab “Review”, chọn “Compare”.
• Chọn “Compare Files”.
• Chọn file Excel thứ hai mà bạn muốn so sánh và nhấn “OK”.
• Excel sẽ hiển thị một bảng thông báo về cách sắp xếp các bảng tính để so sánh. Nếu bạn muốn sắp xếp lại thứ tự các bảng tính, bạn có thể chọn “Options” để thay đổi.
• Nhấn “OK” và Excel sẽ so sánh hai file Excel và tạo ra một báo cáo về các sự khác biệt giữa hai file.
• Bạn có thể xem báo cáo bằng cách nhấn vào “View” trên cửa sổ thông báo hoặc lưu báo cáo bằng cách chọn “Save As”.

Lưu ý rằng nếu có nhiều hơn hai file Excel cần so sánh, bạn có thể thực hiện các bước trên cho từng cặp file Excel và so sánh kết quả. Hoặc bạn có thể sử dụng các công cụ so sánh file Excel bên ngoài như Beyond Compare hoặc WinMerge để so sánh nhiều file cùng lúc.

3. Một số lỗi thường gặp trong cách so sánh 2 file Excel

Một số lỗi thường gặp trong cách so sánh 2 file Excel bao gồm:

• Sai cấu trúc dữ liệu: Khi cấu trúc dữ liệu giữa hai file không giống nhau, ví dụ như có thêm hoặc thiếu cột hoặc hàng, thì việc so sánh sẽ không chính xác.
• Các giá trị không đồng nhất: Khi các giá trị trong các file khác nhau, có thể do định dạng, cách hiển thị hay đơn giản là dữ liệu khác nhau, thì sẽ gây ra sai lệch trong kết quả so sánh.
• Lỗi phân tích công thức: Khi sử dụng công thức trong các file Excel và không chắc chắn công thức được áp dụng đúng cho các ô trong bảng tính, thì kết quả so sánh sẽ không chính xác.
• Các ký tự đặc biệt: Các ký tự đặc biệt như khoảng trắng, dấu cách, dấu chấm, dấu phẩy… có thể gây ra sai lệch trong kết quả so sánh nếu không được xử lý đúng cách.
• Lỗi không xác định: Khi sử dụng các công cụ so sánh Excel, có thể xuất hiện các lỗi không xác định mà không rõ nguyên nhân.

Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa vừa chia sẻ với bạn đọc cách so sánh 2 file Excel để tìm ra sự khác biệt giữa chúng. Phương pháp này thường rất hữu ích cho các nhân viên bán hàng và kế toán, đặc biệt là khi họ phải quản lý nhiều số liệu. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn giải quyết vấn đề của mình và làm việc hiệu quả hơn trên Excel. Nếu bạn gặp phải bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện hay còn thắc mắc vấn đề nào khác, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua trang web Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa hoặc qua số HOTLINE 1900 2276 để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời. Chúng tôi sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn để đảm bảo sự hoạt động ổn định của thiết bị và trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.