Hướng dẫn 2 cách tách cột trong Excel đơn giản và dễ dàng

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa.

Excel là một trong những phần mềm văn phòng thông dụng và quen thuộc nhất trong các doanh nghiệp và công ty hiện nay. Việc sử dụng Excel để quản lý dữ liệu, tính toán và xử lý các bảng tính là vô cùng quan trọng. Trong quá trình làm việc, có nhiều trường hợp chúng ta cần phải tách cột trong Excel để phân tách thông tin và sắp xếp dữ liệu theo ý muốn. Bây giờ hãy cùng Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa tìm hiểu về bài viết hướng dẫn 2 cách tách cột trong Excel một cách đơn giản và nhanh chóng.

1. Hướng dẫn 2 cách tách cột trong Excel

1.1. Cách tách cột trong Excel bằng Text to Columns

Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn 2 cách tách cột trong Excel, bao gồm sử dụng tính năng Text to Columns và Flash Fill. Đầu tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách sử dụng tính năng Text to Columns để tách cột dữ liệu trong Excel.

Bước 1: Chọn cột cần tách

Trước khi bắt đầu tách cột, bạn cần chọn cột dữ liệu cần tách. Chọn cột bằng cách nhấp vào tiêu đề cột.

Bước 2: Mở Text to Columns

Chọn tab “Data” trên thanh công cụ Excel, sau đó chọn “Text to Columns”. Sẽ hiện ra hộp thoại “Convert Text to Columns Wizard”.

Bước 3: Chọn phương pháp tách cột

Trong bước này, bạn sẽ phải chọn phương pháp tách cột. Có hai phương pháp chính là “Delimited” (tách cột dựa trên ký tự phân cách) và “Fixed Width” (tách cột dựa trên độ rộng cố định).

Nếu cột của bạn được phân cách bằng dấu phẩy, dấu chấm phẩy hoặc dấu cách, hãy chọn “Delimited”. Nếu không, hãy chọn “Fixed Width”.

Bước 4: Chọn ký tự phân cách (nếu chọn Delimited)

Nếu bạn đã chọn “Delimited” ở bước trước, hãy chọn ký tự phân cách. Excel sẽ mặc định hiển thị các ký tự phân cách phổ biến như dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu cách, tab. Nếu cột của bạn được phân cách bằng ký tự khác, bạn có thể nhập ký tự phân cách đó vào ô “Other”.

Bước 5: Xem trước kết quả tách cột

Sau khi chọn phương pháp tách cột và ký tự phân cách (nếu có), bạn có thể xem trước kết quả tách cột bằng cách nhấn nút “Preview”. Excel sẽ hiển thị các cột được tách và bạn có thể kiểm tra xem chúng có đúng với ý muốn của mình hay không.

Bước 6: Hoàn thành tách cột

Nếu kết quả tách cột đúng ý muốn của bạn, hãy nhấn nút “Finish” để hoàn thành quá trình tách cột.

1.2. Cách tách cột trong Excel bằng Flash Fill

Bước 1: Nhập dữ liệu cần tách trong một cột của Excel.

Bước 2: Tạo một cột mới bên cạnh cột cần tách.

Bước 3: Nhập dữ liệu đầu tiên của cột mới theo cách bạn muốn tách dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn muốn tách tên và họ thành hai cột riêng biệt, hãy nhập tên đầu tiên vào cột mới.

Bước 4: Nhập dữ liệu thứ hai trong cột mới, theo cách bạn muốn tách dữ liệu. Excel sẽ tự động phát hiện mẫu tách dữ liệu của bạn và áp dụng nó cho toàn bộ cột.

Bước 5: Kiểm tra kết quả và chỉnh sửa nếu cần thiết. Nếu Flash Fill không tách dữ liệu đúng theo ý của bạn, hãy chỉnh sửa dữ liệu trong cột mới và Excel sẽ tự động cập nhật lại các kết quả.

Bước 6: Lưu lại kết quả. Khi hoàn thành, bạn có thể xoá cột cũ chứa dữ liệu gốc hoặc giữ lại cột đó nếu cần thiết.

Lưu ý rằng Flash Fill chỉ có thể tách dữ liệu trong một cột duy nhất và không hoạt động trên tất cả các trường hợp. Nếu dữ liệu của bạn quá phức tạp hoặc không phù hợp với mẫu tách dữ liệu của bạn, bạn cần sử dụng các công cụ tách dữ liệu khác trong Excel như Text to Columns hoặc công thức.

2. Lưu ý khi tách cột trong Excel

Trong hướng dẫn 2 cách tách cột trong Excel, dưới đây là một số lưu ý quan trọng cần nhớ khi tách cột trong Excel:

• Sao lưu bản gốc trước khi tách cột: Trước khi bắt đầu tách cột, nên sao lưu bản gốc của dữ liệu. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng bạn có một bản sao của dữ liệu ban đầu nếu cần thiết.
• Chọn đúng phương pháp phù hợp: Trong quá trình tách cột, nên lựa chọn phương pháp phù hợp cho loại dữ liệu mà bạn đang xử lý. Ví dụ, nếu bạn muốn tách tên và họ, bạn nên sử dụng tính năng Text to Columns. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tách dữ liệu từ cột này sang cột khác dựa trên một quy tắc nào đó, thì Flash Fill là sự lựa chọn phù hợp hơn.
• Kiểm tra kết quả sau khi tách cột: Sau khi tách cột, nên kiểm tra kết quả để đảm bảo rằng dữ liệu được tách chính xác và đầy đủ. Nếu không, bạn có thể phải sửa đổi dữ liệu thủ công hoặc thực hiện lại quá trình tách cột.
• Tính năng Undo: Excel cung cấp tính năng Undo để bạn có thể hoàn tác các thay đổi nếu cần thiết. Vì vậy, nếu bạn không hài lòng với kết quả sau khi tách cột, bạn có thể sử dụng tính năng này để trở lại trạng thái trước đó và bắt đầu lại quá trình tách cột.

3. Kết luận về hướng dẫn 2 cách tách cột trong Excel

Trên đây là hướng dẫn 2 cách tách cột trong Excel rất đơn giản và hiệu quả để phân tích và sử dụng dữ liệu một cách chính xác. Nếu bạn muốn tách các trường dữ liệu thành các cột riêng biệt, bạn có thể sử dụng tính năng Text to Columns hoặc Flash Fill của Excel. 

• Với Text to Columns, bạn có thể sử dụng các ký tự phân tách như dấu cách, dấu phẩy hoặc dấu chấm để tách dữ liệu. 
• Với Flash Fill, bạn có thể tách dữ liệu bằng cách nhập ví dụ cho từng cột mới và Excel sẽ tự động hoàn thành phần còn lại cho bạn. 

Vì vậy, tùy vào tình huống cụ thể, bạn có thể chọn phương pháp phù hợp để tách cột và đảm bảo dữ liệu được sử dụng một cách chính xác. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý đến dữ liệu đầu vào để đảm bảo rằng kết quả tách cột là đúng và đầy đủ.

Như vậy, thông qua bài viết này chúng ta đã được hướng dẫn 2 cách tách cột trong Excel bằng tính năng Text to Columns và các công thức LEFT, RIGHT. Qua đó, hy vọng các bạn đã có thêm kinh nghiệm và hiểu rõ hơn về cách thao tác và xử lý dữ liệu trong Excel. Nếu còn thắc mắc xin liên hệ HOTLINE 1900 2276 để được Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa hỗ trợ.