Cách xóa dòng trống trong Word – Sử dụng công cụ của Word

Bài viết này đã được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa.

Khi thực hiện sao chép và dán lại vào file Word làm tài liệu có rất nhiều dòng trắng trong tài liệu vừa sao chép. Nếu thực hiện xóa từng dòng trắng thừa mất rất nhiều thời gian. Vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách xóa dòng trống trong Word cùng Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa nhé.

1. Giới thiệu về cách xóa dòng trống trong Word

• Khi bạn muốn thu thập thông tin trên Internet về máy của mình bằng cách sao chép lại nội dung trên trang dán vào file Word để sử dụng. Tuy nhiên khi thực hiện sao chép và dán lại vào file Word làm tài liệu có rất nhiều dòng trắng trong tài liệu vừa sao chép. 
• Ví dụ khi sao chép bài viết về phương pháp làm đẹp da trên mạng vào văn bản Word có chứa rất nhiều khoảng trắng thừa, điều này gây phiền phức cho bạn khi đọc cũng như in ấn.

2. Tại sao có dòng trống trong Word?

Tình trạng gặp tình trạng trang trắng trong Word hay dòng thừa không phải hiếm gặp, thường xảy ra khi sao chép dữ liệu từ tệp này sang kia, hoặc copy văn bản từ web xuống Word có cách căn lề không tương thích, hoặc định dạng giữa các văn bản chưa đồng nhất với nhau.

Một lý do thường thấy nữa là do bạn lỡ tay nhấn Enter nhiều tạo nên khoảng trắng trên trang.

Hoặc khi soạn thảo, bạn lỡ nhấn nhầm nút Page Break (ngắt trang) hoặc Section Break (Next Page) khiến mở 1 trang trắng mới, dư khoảng trắng ở trang còn lại. Khi bạn chèn thêm ảnh, kích cỡ ảnh quá to Word cũng sẽ tự động đẩy sang trang khác khiến trang phía trước bị trống và cần các cách xóa dòng trống trong Word.

3. Hướng dẫn cách xóa dòng trống trong Word để làm gì?

• Trang trắng sẽ khiến nội dung trong tài liệu của bạn không được nối tiếp nhau. Xoá các khoảng trang trắng trong Word sẽ giúp tài liệu được liền mạch hơn. 
• Khi đánh số trang, lỗi xen kẽ các trang trắng ở giữa các trang sẽ kiến lộn xộn và dư thừa các trang, ảnh hưởng đến quy trình in ấn.
• Việc xuất hiện các khoảng trắng, trang trắng và các ô hàng dư thừa khiến tài liệu mất thẩm mỹ, không gọn gàng và chuyên nghiệp.

4. Hướng dẫn cách xóa dòng trống trong Word

4.1 Cách xóa dòng trắng trong Word bằng tính năng Find and Replace

Bước 1: Mở văn bản bạn cần xóa các khoảng trắng trong Word.

Bước 2: Lựa chọn toàn bộ văn bản cần xóa dòng trống -> nhấn tổ hợp phím Ctrl + H hoặc vào thẻ Home > Editing > Replace.

Bước 3: Hộp thoại xuất hiện lựa chọn thẻ Replace sau đó nhập nội dung:

• Mục Find What nhập: ^p^p
• Mục Replace nhập: ^p

Để thực hiện thay thế nhiều dòng trống bằng 1 dòng. Tiếp theo kích chọn Replace All để thay thế toàn bộ dòng trống trong văn bản của bạn hoặc nhấn Replace để thay thế từng vị trí một.

Bước 4: Hộp thoại thông báo nhấn Yes để tiếp tục quá trình thay thế dòng trống.

Bước 5: Sau khi thay thế xong dòng trống hộp thoại thông báo tổng số vị trí đã thay thế kích chọn OK để tiếp tục.

Kết quả đã thay thế nhiều dòng trống thừa bằng một dòng trống. Như vậy trên văn bản của bạn chỉ còn thừa một dòng trống.

Bước 6: Tiếp tục nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để xóa toàn bộ dòng trống thừa còn lại:

• Mục Find What nhập: ^p
• Mục Replace nhập: để trống.

Tương tự nhấn Replace All để thay thế. Hộp thoại thông báo tổng số vị trí đã thay thế.

3.2. Cách xóa dòng trắng trong Word bằng cách sử dụng phím Delete/Backspace

Khi bạn muốn xóa dòng trắng xuất hiện ở cuối đoạn văn bản Word, bạn cần:

• Bước 1: Di chuyển vị trí trỏ chuột đến cuối dòng nội dung trước.
• Bước 2: Nhấn giữ phím Shift trên bàn phím đồng thời kéo chuột vào đầu khoảng có dòng trắng để bôi đen vùng trắng. 
• Bước 3: Nhấn phím Delete để xoá các dòng trống.

Nếu dòng trắng xen kẽ giữa các trang nội dung, bạn đặt con trỏ vào vị trí đầu tiên sau dòng trắng và nhấn phím Backspace trên bàn phím.

3.3. Xóa tất cả các dòng trắng bằng VBA

Ngoài cách dùng Find and Replace như trên bạn còn có thể dùng macro để xóa tất cả các dòng trống. Cách làm rất đơn giản, bạn thực hiện các thao tác như hướng dẫn dưới đây:

• Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Alt và F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic. Nếu phím tắt của bạn không hoạt động thì bạn chọn Tab Developer, tiếp theo chọn Visual Basic. Như vậy cũng sẽ xuất hiện cửa sổ Microsoft Visual Basic.
• Bước 2: Chọn Insert, chọn Module. Sau đó sao chép và dán đoạn mã VBA dưới đây vào cửa sổ.

Sub Deleemptylines()

Selection.Find.ClearFormatting

Selection.Find.Replacement.ClearFormatting

With Selection.Find

.Text = “^l”

.Replacement.Text = “”

.Forward = True

.Wrap = wdFindContinue

.Format = False

.MatchCase = False

.MatchWholeWord = False

.MatchByte = False

.MatchAllWordForms = False

.MatchSoundsLike = False

.MatchWildcards = False

.MatchFuzzy = False

End With

Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

End Sub

• Bước 3: Nhấn nút Run (là nút tam giác màu xanh lá cây trên thanh công cụ) hoặc nhấn F5 để chạy mã VBA. Tới đây tất cả các dòng trắng đã được xóa đi.

Qua bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu cách xóa dòng trống trong Word. Đây là một phương pháp đơn giản và hiệu quả để định dạng văn bản một cách đẹp và có thẩm mỹ hơn. Hãy liên hệ với Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa ở HOTLINE 1900 2276 để biết thêm nhiều thông tin.