Cách xem trước khi in trong Word thủ thuật cực đơn giản

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa

Trong quá trình làm việc với Microsoft Word, việc in tài liệu là một bước quan trọng để có thể lưu giữ, chia sẻ hay trình bày thông tin. Tuy nhiên, trước khi in, việc xem trước tài liệu là cần thiết để đảm bảo rằng tài liệu sẽ được in chính xác và không bị sai sót. Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa xin chia sẻ cách xem trước khi in trong Word để giúp các bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng in tốt nhất.

1. Hướng dẫn cách xem trước khi in trong Word

Tính năng Xem trước khi in trong Word là một công cụ hữu ích giúp người dùng xem trước tài liệu trên màn hình trước khi in ra giấy. Với tính năng này, người dùng có thể đảm bảo rằng tài liệu sẽ được in ra đúng định dạng và không bị lỗi. Sau đây là hướng dẫn cách xem trước khi in trong Word:

• Bước 1: Mở tài liệu Word mà bạn muốn xem trước khi in.
• Bước 2: Nhấn vào tab “File” trên thanh Ribbon.
• Bước 3: Chọn “Xem trước khi in” ở mục “In” để chuyển sang chế độ xem trước khi in.
• Bước 4: Trang tài liệu sẽ được hiển thị trên màn hình theo định dạng giấy và kích thước trang đã chọn. Bạn có thể thực hiện các thay đổi như thêm, sửa hoặc xóa nội dung trên trang, thay đổi định dạng chữ, định dạng đoạn văn bản, thay đổi kích thước, chiều cao, chiều rộng của trang, và các cài đặt khác để tài liệu hiển thị tốt nhất trên giấy khi in.
• Bước 5: Nếu bạn thấy cần sửa đổi thêm, hãy chuyển sang chế độ chỉnh sửa (Edit mode) để thực hiện các thay đổi cần thiết.
• Bước 6: Khi đã hoàn tất, bạn có thể nhấn vào nút “In” để in tài liệu ra giấy hoặc nhấn vào nút “Xem trở lại” để quay lại chế độ xem trước khi in và tiếp tục chỉnh sửa.

2. Cách xem trước khi in trong Word bằng phím tắt

Để sử dụng phím tắt để xem trước khi in trong Word, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + F2. Khi bạn nhấn phím tắt này, chế độ Xem trước khi in sẽ được mở ra ngay lập tức.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phím tắt khác để tiết kiệm thời gian trong việc sử dụng Word. Ví dụ, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + N để tạo tài liệu mới, phím tắt Ctrl + S để lưu tài liệu, hoặc phím tắt Ctrl + Z để hoàn tác hành động trước đó.

3. Sửa đổi tài liệu trước khi in

Trong Word, bạn có thể sửa đổi tài liệu trước khi in để đảm bảo rằng nó sẽ được in ra một cách chính xác và đáp ứng yêu cầu của bạn. Dưới đây là một số cách để sửa đổi tài liệu trước khi in trong Word:

• Xem trước khi in: Word cung cấp tính năng Xem trước khi in cho phép bạn xem trước bản in của tài liệu trước khi thực sự in ra. Tính năng này cho phép bạn thay đổi các thiết lập in, như kích thước giấy, định dạng trang, số lượng bản in, và xác định xem trang nào sẽ được in. Bạn có thể sử dụng tính năng này để sửa đổi tài liệu của mình trước khi in để đảm bảo rằng nó sẽ được in ra đúng cách.
• Thay đổi thiết lập in: Bạn có thể thay đổi thiết lập in của tài liệu bằng cách truy cập vào menu File > In. Tại đây, bạn có thể chọn thiết lập in, như kích thước giấy, định dạng trang, hướng in, số lượng bản in, và nhiều thiết lập khác. Bạn có thể thay đổi các thiết lập này để đảm bảo rằng tài liệu của bạn sẽ được in ra đúng cách.
• Định dạng lại tài liệu: Bạn có thể định dạng lại tài liệu của mình để đảm bảo rằng nó sẽ được in ra một cách chính xác. Ví dụ, nếu tài liệu của bạn bao gồm các hình ảnh hoặc bảng, bạn có thể chắc chắn rằng chúng sẽ được hiển thị đúng trên trang in bằng cách thay đổi kích thước hoặc cách sắp xếp chúng trên trang.
• Kiểm tra lỗi chính tả: Trước khi in tài liệu, bạn nên kiểm tra lỗi chính tả của nó để đảm bảo rằng nó không chứa bất kỳ lỗi nào. Lỗi chính tả có thể làm giảm tính chuyên nghiệp của tài liệu của bạn và làm cho nó trông không chính xác hoặc khó đọc. Bạn có thể sử dụng tính năng kiểm tra lỗi chính tả của Word để tìm và sửa các lỗi này.

4. Lưu tài liệu trước khi in

Trong quá trình làm việc trên Word, việc lưu tài liệu trước khi in là rất quan trọng để đảm bảo an toàn cho dữ liệu và có thể tiếp tục chỉnh sửa tài liệu sau khi in ra nếu cần. Đây là một số bước để lưu tài liệu trước khi in trong Word:

• Nhấn Ctrl + S (hoặc truy cập vào File > Lưu) để lưu tài liệu của bạn. Bạn cần đặt tên tài liệu và chọn thư mục lưu trữ phù hợp với nó.
• Nếu bạn muốn tạo bản sao lưu của tài liệu, bạn có thể chọn “Lưu dưới dạng” trong menu Lưu. Bạn có thể chọn định dạng tài liệu khác nhau để lưu, ví dụ như DOC, PDF, hoặc RTF.
• Để đảm bảo rằng tài liệu của bạn được lưu một cách an toàn, bạn nên sử dụng tính năng lưu tự động của Word. Bạn có thể chọn “Tùy chọn Word” trong menu Lưu để cấu hình tính năng này.
• Bạn cũng có thể chọn “In” trong menu File để xem trước bản in của tài liệu của bạn trước khi lưu hoặc in nó.
• Sau khi lưu tài liệu, bạn có thể in nó ra hoặc tiếp tục chỉnh sửa nó. Bạn cũng có thể lưu các thay đổi mới nhất vào tài liệu của bạn bằng cách nhấn Ctrl + S hoặc truy cập vào File > Lưu.

Nếu bạn còn thông tin nào chưa rõ hoặc có nhu cầu được tư vấn và sử dụng dịch vụ sửa máy tính của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa thì liên hệ ngay nhé.

Việc xem trước khi in tài liệu trong Word là rất quan trọng để đảm bảo tài liệu được in ra đúng định dạng và không bị lỗi. Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cách xem trước khi in trong Word và có thể áp dụng vào công việc của mình một cách dễ dàng và hiệu quả. Hãy liên hệ HOTLINE 1900 2276 nếu bạn cần thêm thông tin nhé.