Cách sử dụng hàm Maxifs trong Excel – Đơn giản, dễ hiểu

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa

Maxifs là một khái niệm không mới trong toán học và nó cũng có mối quan hệ với các hàm trong Excel. Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa có thể tìm hiểu về lợi ích và khái niệm của công cụ phần mềm Excel thông qua hướng dẫn sử dụng hàm Maxifs trong Excel và cách sử dụng hàm Maxifs trong Excel thông thường.

1. Lợi ích của việc quản lý công việc với Excel: 

Trước khi thảo luận về cách sử dụng Excel hiệu quả để quản lý công việc, hãy xem qua những lợi ích cơ bản của việc sử dụng công cụ bảng tính Excel: 

• Giúp quản lý và thực hiện công việc một cách hiệu quả: Excel và các phần mềm tương đương cho phép khả năng quản lý công việc hàng ngày dễ dàng và đánh giá kỹ năng quản lý công việc hiệu quả. Người dùng có thể phân bổ thời gian theo các công việc ưu tiên để đưa ra phương án dự phòng và giải quyết vấn đề theo cách hiệu quả nhất. 
• Giúp đánh giá tiến độ công việc hiệu quả: Quản lý công việc bằng Excel giúp người dùng có thông tin cần thiết để đánh giá tiến độ công việc một cách hiệu quả. Người dùng có thể biết mức độ triển khai công việc, sự tuân thủ tiến độ và giải quyết những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện. Điều này giúp đánh giá hiệu quả của công việc và đưa ra phương án khi cần thiết. 

2. Những lưu ý khi sử dụng Excel để quản lý công việc: 

• Đưa thêm thông tin chi tiết liên quan đến công việc: Khi lập kế hoạch công việc bạn cần đưa ra những thông tin chi tiết cần thiết giúp quản lý công việc và tác vụ được hiệu quả và năng suất. Thông tin chi tiết giúp đưa ra phương án dự phòng và thay thế hiệu quả hơn. 
• Sử dụng phần mềm quản lý công việc: Hiện nay có nhiều phần mềm quản lý công việc hiệu quả và tiện dụng. Sử dụng những phần mềm quản lý sẽ tăng hiệu suất công việc và quản lý tiến trình làm việc hiệu quả hơn. 
• Lập danh sách công việc chi tiết: Lập danh sách công việc chi tiết bao gồm các việc cần hoàn thành và sẽ thực hiện giúp quản lý và tổ chức công việc một cách hiệu quả. 
• Đặt mục tiêu chi tiết đối với mỗi công việc: Đặt mục tiêu chi tiết đối với từng công việc giúp tăng sự tập trung và định hướng trong quá trình thực hiện. 
• Ghi rõ người hoặc máy thực hiện công việc: Ghi tên người hoặc máy chịu trách nhiệm thực hiện công việc một cách chi tiết giúp tăng cường tính tập trung và trách nhiệm. 
• Lựa chọn nhiều phương án dự phòng, lọc và kiểm tra trước khi triển khai: Để cải thiện chất lượng công việc và giảm thiểu rủi ro, cần cân nhắc nhiều phương án dự phòng, lọc và kiểm tra trước khi triển khai công việc. 

Tóm lại, việc sử dụng Excel và những phần mềm quản lý công việc khác mang lại nhiều lợi ích trong quản lý công việc. Tuy nhiên, cần cân nhắc những yếu tố chi tiết và sử dụng những phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhằm có được kết quả tối ưu nhất. 

3. Khái niệm, cú pháp và cách sử dụng hàm Maxifs trong Excel. 

3.1. Khái niệm 

• Hàm Maxifs trong Excel trả về giá trị cực đại từ một tập hợp con các giá trị được định nghĩa theo một hoặc nhiều tiêu chí, có thể thấy Hàm Maxifs và hàm MAXA trong Excel tương đối giống nhau và mỗi hàm có thể được sử dụng trong các trường hợp khác nhau. 

3.2. Cú pháp và cách sử dụng hàm Maxifs trong Excel 

• Maxifs (max   range, criteria   range 1, criteria1, [criteria   range 2 | criteria 2] , . ..) 
• Trong đó các đối số của hàm là: max   range: mảng các giá trị số (hoặc một dải ô có chứa các giá trị số, khi mà bạn muốn trả các giá trị cao nhất nếu tiêu chí được đáp ứng. criteria   range 1: mảng các giá trị (hoặc dải ô có chứa các giá trị) được kiểm tra dựa trên criteria 1. (mảng này phải có cùng độ dài với max   range) . criteria 1: điều kiện được kiểm tra khác với các giá trị trong criteria   range 1. [criteria   range 2 | criteria 2] và [criteria   range 3 | criteria 3] : những mảng giá trị đã được kiểm tra và các điều kiện chưa được kiểm tra. 

Lưu ý với hướng dẫn sử dụng hàm Maxifs trong Excel: 

• Hàm Maxifs có thể xử lý được 126 cặp phạm vi/tiêu chí. 

Các tiêu chí được sử dụng có thể là: 

• Một giá trị số (có thể là số nguyên, số thập phân, ngày, giờ, hoặc giá trị logic, ví dụ như 10, 01/01/2017, TRUE) . 

Ví dụ: 

• Một chuỗi văn bản (ví dụ: “Tên”, “Thứ Tư”, . ..) . 

Hoặc: 

• Một biểu thức (ví dụ: “> 1 “và” <> 0 “) . 
• Trong những tiêu chí liên quan đến văn bản (text) , bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện: 
• ? – để thêm bất kỳ một ký tự. 
• * – để kết hợp với bất cứ chuỗi ký tự nào. 
• Nếu tiêu chí là một chuỗi văn bản hoặc một biểu thức, tiêu chí sẽ được sử dụng như hàm Maxifs và được để trong dấu ngoặc kép. 
• Hàm Maxifs không phân biệt chữ hoa chữ thường. Ví dụ, khi so sánh các giá trị trong criteria   range, chuỗi văn bản “TEXT” và “văn bản” sẽ được cho là hợp lý. 
• Hàm Maxifs được giới thiệu ban đầu trong Excel 2016 và do đó không có sẵn trong những phiên bản Excel trước đó. Ngoài ra hàm Maxifs cũng không có sẵn trong Excel 2016 cho Mac. 

4. Những lưu ý về cách sử dụng hàm Maxifs trong Excel 

• Lỗi # VALUE! được trả về khi kích thước và hình dạng của đối số max   range và criteria   range không giống nhau. 
• Nếu sử dụng phiên bản trước của Excel, bạn có thể sử dụng hàm mảng dựa trên MAX và IF để tìm kiếm giá trị tối thiểu đáp ứng tiêu chí. 
• Lỗi # NAME? xảy ra thường xuyên hơn khi sử dụng các phiên bản Excel cũ (các bản trước Excel 2016) . 
• Maxifs sẽ tìm và phân tích bao gồm các hàng bị ẩn. 

Chúc các bạn thực hiện thành công theo hướng dẫn sử dụng hàm Maxifs trong Excel! 
Với việc biết được cách sử dụng hàm Maxifs trong Excel, cũng như những lỗi liên quan đến hàm Excel này. Hy vọng bạn sẽ có cách sử dụng hàm chuyên nghiệp hơn để đáp ứng được yêu cầu công việc của mình. nếu có thắc mắc hãy liên hệ đến HOTLINE 1900 2276 của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa có được giải đáp