Cách khắc phục lỗi bộ lọc trong excel – đơn giản, dễ làm

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa.

Khi sử dụng excel thì chúng ta thường hay nhờ đến sự trợ giúp của bộ lọc có sẵn để lọc dữ liệu một cách nhanh nhất. Thế nhưng đôi khi nó lại lọc sai hay lọc thiếu dữ liệu dẫn đến việc không đưa ra được dữ liệu chính xác. Vậy tại sao lại như vậy? Để giải đáp thắc mắc đó thì hôm nay hãy cùng Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa tìm hiểu nguyên nhân cũng như cách khắc phục lỗi bộ lọc trong excel nhé.

1. Lỗi bộ lọc trong excel là gì? Nguyên nhân do đâu?

Trước tiên thì chúng ta cần hiểu rõ về lỗi bộ lọc hay lỗi không filter trong excel là như thế nào? 

Thì đây là một lỗi mà có thể khiến bạn lọc dữ liệu bị sai hoặc lọc không hết dữ liệu trong cột dữ liệu của bạn. Điều này có thể ảnh hưởng lớn đến quá trình làm việc hay kết quả của công việc sau này nếu không khắc phục sớm.

Vậy nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là gì?

• Dữ liệu bạn mới nhập hoặc thêm vào không nằm trong vùng ô dữ liệu đã chọn để lọc.
• Có các ô trống trong vùng dữ liệu được chọn để tạo bộ lọc.
• Các ô được ghép lại với nhau bằng lệnh Merge & Center.
• Có thể do chức năng Group trong Excel làm cho dữ liệu bị mất đi 1 phần.

Tìm hiểu rõ về nguyên nhân rồi thì tiếp theo đây hãy cùng theo dõi cách khắc phục lỗi không filter trong excel thôi nào.

(*) Cùng xem thêm:

– Hướng dẫn cách sử dụng hàm filter trong excel để lọc dữ liệu

– Cách lọc dữ liệu không trùng nhau trong Excel đơn giản

– Hướng dẫn kỹ thuật lọc dữ liệu dạng Number trong Excel

– Cách sử dụng hàm Unique trong excel chi tiết, đơn giản

2. Hướng dẫn cách cách khắc phục lỗi bộ lọc trong excel

Sau đây Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa sẽ hướng dẫn cho bạn các cách khắc phục lỗi bộ lọc trong excel siêu đơn giản. Hãy cùng tham khảo nhé.

Cách 1: Chọn toàn bộ cột làm vùng tạo bộ lọc

Ở cách này thì bạn làm theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Nhấn vào chữ cái ở đầu cột để chọn toàn cột. Chọn tab Data sau đó đến phần Sort & Filter . Lúc này chọn Filter để áp dụng bộ lọc cho toàn bộ dữ liệu ở cột đã chọn.

Bước 2: Nhấn vào nút mũi tên của bộ lọc. Lúc này tất cả dữ liệu của ô đã được hiển thị ở bảng hiện lên.

Ở cách này thì thì bộ lọc sẽ bao gồm cả các ô trống và sẽ có thể làm cho dữ liệu bạn bị đứt quãng. Nên để loại bỏ các ô này bạn chỉ cần bỏ tích chọn ở ô blank cuối cùng nhấn OK. Vậy là hoàn thành rồi đấy. Thật đơn giản đúng không nào.

Cách 2: Xóa các ô trống khỏi cột trong bảng tính

Trong trường tạo bộ lọc rồi mà bảng tính của bạn có các ô trống thì cũng sẽ ảnh hưởng làm cho filter không xác định chính xác. Và để xóa các ô trống bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Xác định ô trống cần xóa – Nhấn chuột phải vào ô trống đó – Chọn Delete.

Bước 2: Ở hộp thoại hiện lên – Chọn hướng mà dữ liệu bên dưới hoặc bên trên sẽ thay thế ô        trống đó.

   Trong đó:

   Shift cells up: Xóa và di chuyển các ô ở sau ô bị xóa lên phía trên.

   Shift cells left: Xóa và di chuyển các ô ở sau ô bị xóa sang bên trái.

Bước 3: Các ô trống đã được xóa ra khỏi bộ lọc.

Cách 3:  Ungroup bảng tính (sheet)

Trường hợp khi 2 sheet bị group lại với nhau sẽ tạo thành lỗi không thể tạo bộ lọc. Vậy nên chúng ta cần ungroup chúng với cách làm đơn giản như sau:

Nhấn chuột phải vào các Sheet được nhóm ở dưới cùng của Excel. Cuối cùng chọn Ungroup sheets. Vậy là đã hoàn tất xử lí xong vấn đề group giauwx 2 bảng tính rồi đấy.

Cách 4: Sử dụng tính năng Unprotect

Một trường hợp nữa dẫn đến không sử dụng được filter thì chính là bảng tính đang được cài đặt tính năng bảo vệ ( Protect)

Các bước thực hiện cách khắc phục lỗi không filter trong excel như sau: Đi đến sheet được Protect. Bạn nhấn vào tab Review. Sau cùng thì chọn Unprotect Sheet.

Cách 5: Ghép các ô trong bảng tính

Các bước để tìm và bỏ các ô bị ghép lại như sau:

Bước 1: Nhấn phím tắt Ctrl + F để mở cửa sổ Find và Replace – Chọn Option – Chọn Format.

Bước 2: Chọn tab Alignment – Đên phần Text Control – Tích chọn Merge Cells – Nhấn OK.

Bước 3: Nhấn Find All – Find & Replace sẽ liệt kê tất cả các tham chiếu ô với các ô được ghép ở phần phía dưới hộp thoại.

Bước 4: Bạn chỉ cần click vào các tham chiếu ô mà Find & Replace đã kiệt kê ra – Chọn tab Home – Nhấn vào Unmerge Cells để bỏ ghép ô.

Cách 6: Thiết lập lại bộ lọc mới

Bước 1: Chọn tab Data – Nhấn vào Filter trong mục Sort & Filter để bỏ các bộ lọc đã tạo trong bảng tính Excel.

Bước 2: Chọn phạm vi cột chứa đầy đủ dữ liệu bằng cách kéo con trỏ chuột đến hết dữ liệu của 1 cột bạn muốn tạo bộ lọc.

Bước 3: Chọn lại tab Data – Nhấn vào Filter để tạo lại 1 bộ lọc mới cho dữ liệu bạn vừa chọn.

Bước 4: Kiểm tra lại dữ liệu trong bộ lọc.

Và đó là tất cả những cách khắc phục lỗi bộ lọc trong excel đơn giản nhưng vô cùng hữu ích mà Trung tâm sửa chữa điện lạnh- điện tử Limosa muốn chia sẻ đến bạn. Nếu như bạn gặp khó khăn gì thì đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi qua HOTLINE 1900 2276 nhé.