3 cách copy công thức trong Excel không bị lỗi nhanh chóng

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa.

Một trong những tính năng quan trọng của Excel là khả năng tính toán và thực hiện các phép tính trên dữ liệu. Để thực hiện các tính toán và phép tính này, người dùng thường sử dụng các công thức tính toán. Tuy nhiên, khi copy công thức trong Excel, thường xảy ra lỗi làm cho kết quả tính toán không chính xác. Bạn hãy tìm hiểu cách copy công thức trong Excel không bị lỗi trong bài viết này cùng với Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa.

1. Tại sao copy công thức trong Excel thường gặp lỗi?

Khi copy công thức trong Excel, nếu không thực hiện đúng cách, có thể dẫn đến lỗi như sai giá trị hoặc hiển thị kết quả không chính xác. Cụ thể, khi copy công thức, Excel có thể thay đổi các tham chiếu tương đối sang tuyệt đối hoặc ngược lại, dẫn đến kết quả không đúng như mong đợi. 

Ngoài ra, nếu copy công thức từ một ô sang một vùng khác có độ dài khác nhau, Excel cũng có thể tự động điều chỉnh các tham chiếu, dẫn đến kết quả không chính xác. Vì vậy, để tránh các lỗi này, cần phải sử dụng các kỹ thuật copy công thức đúng cách trong Excel.

2. Hướng dẫn cách copy công thức trong Excel không bị lỗi

2.1. Cách copy công thức trong Excel không bị lỗi bằng Fill Without Formatting

Để copy công thức trong Excel mà không gặp lỗi, bạn có thể sử dụng tính năng Fill Without Formatting. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để thực hiện việc này trên Excel.

• Bước 1: Tạo công thức trong một ô và sao chép công thức đó sang các ô còn lại như bạn thường làm.
• Bước 2: Chọn các ô chứa công thức mà bạn vừa sao chép.
• Bước 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt + V hoặc truy cập vào tab Home, trong nhóm Clipboard, chọn lệnh “Paste Special”.
• Bước 4: Trong hộp thoại Paste Special, chọn “Values” và sau đó nhấn OK.
• Bước 5: Các ô sẽ hiển thị giá trị của công thức mà không bị lỗi.

Đó là cách copy công thức trong Excel không bị lỗi bằng cách sử dụng tính năng Fill Without Formatting. Bạn có thể áp dụng phương pháp này để sao chép công thức một cách dễ dàng và hiệu quả.

2.2. Cách copy công thức trong Excel không bị lỗi bằng phím tắt 

Để copy công thức trong Excel không bị lỗi bằng phím tắt, bạn làm theo các bước sau đây:

• Chọn ô chứa công thức mà bạn muốn sao chép.
• Nhấn Ctrl + C để sao chép công thức đó.
• Chọn ô mà bạn muốn dán công thức vào.
• Nhấn Ctrl + Alt + V hoặc chọn Paste Special từ menu Edit.
• Trong hộp thoại Paste Special, chọn Formulas trong mục Paste.
• Nhấn OK để hoàn tất.
• Sau khi thực hiện các bước trên, công thức sẽ được sao chép sang ô mới mà không bị lỗi.

Lưu ý: Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + D để sao chép công thức từ ô trên đó xuống ô dưới đó một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ áp dụng được khi các ô cần sao chép có cùng cấu trúc và cách tính toán. Nếu không, kết quả sẽ không chính xác và có thể dẫn đến lỗi.

2.3. Cách copy công thức trong Excel không bị lỗi bằng Paste Special

Để copy công thức trong Excel không bị lỗi, bạn có thể sử dụng chức năng Paste Special. Sau đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để copy công thức trong Excel bằng Paste Special:

• Bước 1: Chọn ô chứa công thức mà bạn muốn copy.
• Bước 2: Nhấn phím Ctrl + C hoặc chuột phải chọn Copy để sao chép công thức đó.
• Bước 3: Chọn ô muốn dán công thức.
• Bước 4: Chuột phải chọn Paste hoặc nhấn phím Ctrl + Alt + V.
• Bước 5: Trong hộp thoại Paste Special, chọn Formulas và nhấn OK.

Lưu ý: Nếu ô chứa công thức cần copy tham chiếu đến các ô khác, bạn cần chắc chắn rằng các ô tham chiếu này cũng đang được tham chiếu đúng đến các ô tương ứng trong phạm vi dữ liệu của bạn.

Với cách này, bạn có thể dễ dàng copy công thức trong Excel mà không lo bị lỗi.

3. Lưu ý khi thực hiện cách copy công thức trong Excel không bị lỗi

Dưới đây là một số lưu ý khi thực hiện các cách copy công thức trong Excel không bị lỗi:

• Kiểm tra công thức trước khi sao chép: Trước khi sao chép công thức, hãy chắc chắn rằng công thức đã được tính đúng và không có lỗi. Nếu công thức chưa được kiểm tra kỹ, sao chép sẽ dẫn đến việc lỗi được tái tạo trong bản sao.
• Sao chép đúng vùng dữ liệu: Chỉ sao chép công thức cho vùng dữ liệu cần thiết, tránh sao chép cho các vùng không liên quan, điều này có thể dẫn đến sai sót và lỗi.
• Sử dụng phím tắt thay vì chuột: Nếu có thể, sử dụng các phím tắt để sao chép công thức, thay vì sử dụng chuột. Việc này giúp giảm thiểu khả năng nhấp nhầm hoặc thực hiện các thao tác không cần thiết.
• Chú ý đến định dạng dữ liệu: Khi sao chép công thức, định dạng dữ liệu có thể thay đổi, ví dụ như định dạng số có thể chuyển thành định dạng văn bản. Hãy chú ý kiểm tra lại định dạng dữ liệu sau khi sao chép để đảm bảo không có sai sót.
• Cập nhật các liên kết liên quan: Nếu công thức được sao chép có liên kết đến các ô khác, hãy chắc chắn cập nhật các liên kết liên quan đến ô mới được sao chép. Nếu không, các công thức khác có thể bị lỗi.

Tóm lại, để tránh gặp lỗi khi copy công thức trong Excel, hãy kiểm tra công thức trước khi sao chép, sao chép đúng vùng dữ liệu cần thiết, sử dụng các phím tắt để giảm thiểu các sai sót do nhấp nhầm, chú ý đến định dạng dữ liệu và cập nhật các liên kết liên quan khi cần thiết.

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết về cách copy công thức trong Excel không bị lỗi liên quan đến định dạng và giá trị của ô. Bằng cách sử dụng các phương pháp này bạn có thể sao chép công thức một cách dễ dàng và nhanh chóng, đồng thời giữ nguyên định dạng và giá trị của các ô trong bảng tính. Nếu cần hỗ trợ hoặc muốn tìm hiểu thêm thông tin, vui lòng gọi HOTLINE 1900 2276 để được đội ngũ Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa để được hỗ trợ.