Cách chuyển file Word sang Excel giữ nguyên định dạng gốc

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa.

Việc chuyển đổi file từ Word sang Excel là một nhu cầu thường xuyên trong quá trình làm việc với dữ liệu và tài liệu văn bản. Tuy nhiên, khi chuyển đổi, việc giữ nguyên định dạng và bố cục của tài liệu trở thành một thách thức đối với nhiều người dùng. Hãy cùng Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa tìm hiểu cách chuyển file Word sang Excel giữ nguyên định dạng để đảm bảo tính thẩm mỹ và sự chính xác của tài liệu trong bài viết hôm nay.

1. Các bước chuẩn bị trước khi chuyển đổi file Word sang Excel

Trước khi áp dụng cách chuyển file Word sang Excel giữ nguyên định dạng, cần phải chuẩn bị và kiểm tra định dạng của tài liệu trong Word để đảm bảo rằng sau khi chuyển đổi, tài liệu vẫn giữ được định dạng và bố cục ban đầu. Dưới đây là các bước chuẩn bị cần thực hiện trước khi chuyển đổi file Word sang Excel:

• Tạo bảng trong Word để lưu trữ dữ liệu: Để giữ được định dạng bảng, cần sử dụng chức năng bảng trong Word để tạo bảng và lưu trữ dữ liệu. Các dữ liệu sẽ được lưu trữ trong các ô của bảng.
• Đảm bảo dữ liệu trong bảng được sắp xếp đúng cách và không bị sai sót: Kiểm tra kỹ các dữ liệu trong bảng, đảm bảo rằng chúng được sắp xếp đúng cách và không bị sai sót. Chú ý đến các dữ liệu kiểu số, ngày tháng, giờ, văn bản và các định dạng khác.
• Kiểm tra định dạng của bảng: Kiểm tra và chỉnh sửa các định dạng của bảng trong Word, bao gồm cỡ chữ, màu sắc, căn lề, định dạng số và ngày tháng. Điều này sẽ giúp cho bảng được xuất ra trong Excel có định dạng tương tự như trong Word.

Bằng cách chuẩn bị kỹ càng trước khi chuyển đổi, ta sẽ đảm bảo được tính chính xác và thẩm mỹ của tài liệu sau khi chuyển đổi.

2. Cách chuyển file Word sang Excel giữ nguyên định dạng

Để chuyển đổi file Word sang Excel giữ nguyên định dạng, có thể sử dụng tính năng chuyển đổi trong Microsoft Word. Dưới đây là các bước để chuyển đổi tài liệu Word sang Excel và giữ nguyên định dạng ban đầu:

Bước 1: Mở tài liệu Word cần chuyển đổi: Mở tài liệu Word mà bạn muốn chuyển đổi thành tài liệu Excel.

Bước 2: Chọn và sao chép bảng dữ liệu: Chọn và sao chép toàn bộ bảng dữ liệu cần chuyển đổi bằng cách nhấn và giữ phím Ctrl và kích chuột vào bảng dữ liệu. Sau đó, nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép bảng dữ liệu.

Bước 3: Mở Excel và dán dữ liệu: Mở Microsoft Excel và tạo một bảng mới hoặc mở một bảng đã tồn tại. Sau đó, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V để dán bảng dữ liệu đã sao chép từ Word vào bảng mới trong Excel.

Bước 4: Tạo định dạng cho bảng: Để đảm bảo rằng bảng trong Excel giữ được định dạng ban đầu trong Word, chọn toàn bộ bảng dữ liệu đã dán và chọn tab “Format as Table” trong tab “Home”. Sau đó, chọn một mẫu bảng theo ý muốn hoặc tùy chỉnh định dạng bảng.

Bước 5: Kiểm tra và chỉnh sửa định dạng: Sau khi tạo định dạng cho bảng, cần kiểm tra và chỉnh sửa các định dạng của dữ liệu trong Excel để đảm bảo rằng chúng giống như định dạng ban đầu trong Word. Chú ý đến các định dạng của các ô trong bảng, bao gồm định dạng số, ngày tháng, giờ, văn bản và các định dạng khác.

Sau khi hoàn tất các bước trong cách chuyển file Word sang Excel giữ nguyên định dạng trên, ta đã thành công đổi file từ Word sang Excel. Chú ý rằng cách chuyển đổi này chỉ áp dụng cho các bảng dữ liệu đơn giản trong Word. Nếu tài liệu của bạn chứa nhiều loại định dạng và thông tin phức tạp, bạn cần thực hiện các bước khác để đảm bảo tính chính xác và thẩm mỹ của tài liệu sau khi chuyển đổi.

3. Lưu ý trong cách chuyển file Word sang Excel giữ nguyên định dạng

Khi sử dụng cách chuyển file Word sang Excel giữ nguyên định dạng, cần lưu ý các điểm sau đây để đảm bảo tính chính xác và thẩm mỹ của tài liệu sau khi chuyển đổi:

• Kiểm tra định dạng bảng dữ liệu trong Word trước khi sao chép: Đảm bảo rằng định dạng bảng dữ liệu trong Word đúng và chính xác trước khi sao chép bảng vào Excel. Nếu cần thiết, bạn có thể chỉnh sửa định dạng bảng trong Word trước khi sao chép.
• Kiểm tra và chỉnh sửa các định dạng trong Excel: Sau khi dán bảng dữ liệu vào Excel, cần kiểm tra và chỉnh sửa các định dạng của các ô trong bảng để đảm bảo tính chính xác và thẩm mỹ của tài liệu. Chú ý đến các định dạng của các ô trong bảng, bao gồm định dạng số, ngày tháng, giờ, văn bản và các định dạng khác.
• Tùy chỉnh định dạng bảng trong Excel: Nếu cần thiết, bạn có thể tùy chỉnh định dạng bảng trong Excel bằng cách chọn tab “Format as Table” trong tab “Home” và chọn một mẫu bảng theo ý muốn hoặc tùy chỉnh định dạng bảng.
• Lưu tài liệu sau khi hoàn tất chuyển đổi: Sau khi chuyển đổi tài liệu, đảm bảo lưu tài liệu lại dưới định dạng Excel để sử dụng sau này. Nếu bạn muốn lưu tài liệu dưới định dạng khác như PDF hoặc file văn bản, cần thực hiện các bước chuyển đổi khác.
• Kiểm tra tài liệu kỹ trước khi sử dụng: Sau khi chuyển đổi tài liệu, cần kiểm tra tài liệu kỹ trước khi sử dụng để đảm bảo tính chính xác và thẩm mỹ của tài liệu. Chú ý đến các định dạng, ký hiệu, các hình ảnh và các thông tin khác trong tài liệu.

Như vậy, chuyển đổi file Word sang Excel là một công việc quan trọng trong việc thực hiện các tài liệu cần sử dụng trong công việc. Với những bước và lưu ý về cách chuyển file Word sang Excel giữ nguyên định dạng đã trình bày ở trên, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi các bảng dữ liệu trong file Word sang định dạng của Excel một cách chính xác và thẩm mỹ. Nếu bạn gặp trở ngại hoặc cần trợ giúp, hãy liên hệ Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa qua HOTLINE 1900 2276.