Hướng dẫn các công thức tô màu theo điều kiện trong Excel

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa

Bạn đang đau đầu với những dữ liệu bị trùng lặp nhau ở trong Excel và bạn muốn làm nổi bật chúng để dễ chú ý. Vật thì tại sao chúng ta không thử tô màu chúng lên nhỉ. Bài viết dưới đây của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa sẽ giúp bạn tổng hợp các công thức tô màu theo điều kiện trong Excel nhanh chóng, tiện lợi để bạn có thể dễ dàng thực hiện các thao tác trong phần mềm này. 

1. Các công thức tô màu theo điều kiện trong Excel ngắn gọn

• Cách hướng dẫn nhanh đó là Bôi đen vùng cần tô màu rồi Chọn vào Conditional Formating, tiếp theo là Chọn New Rule… để có thể tạo ra được một định dạng mới. Sau đó bạn hãy bấm Chọn Use a forfmula to determine which cells to format và Nhập công thức vào ô Format values where this formula is true. Tiếp theo là Chọn Format rồi bấm vào mục Chọn mục Fill và Chọn màu rồi tiếp theo là Nhấn OK và cuối cùng là nhấn Hoàn thành!
• Các bước hướng dẫn chi tiết: 

Bước 1: Bôi đen vào vùng dữ liệu mà bạn cần phải tô màu

Bước 2: Bạn hãy bấm chọn Conditional Formatting để có thể abứt đầu được định dạng có điều kiện. 

Bước 3: Chọn New Rule…để có thể tạo định dạng mới theo yêu cầu của bạn

Bước 4: Bấm chọn vào Use a formula to determine which cells to format ở  trong phần của Select a rule type.

• Bước 5: Ở tại ô Format values where this formula is true thì bạn tiếp tục nhập vào công thức muốn dùng để có thể định dạng tô màu cho ô. Ví dụ như để tô được màu ô xen kẽ chúng ta hãy dùng công thức = MOD(ROW()/2,1)>0. 

• Bước 6: Bấm chọn vào Format.
• Bước 7: Bạn hãy bấm chọn mục Fill để có thể lựa chọn được màu sắc cho ô. Lưu ý là bạn có thể lựa chọn những màu sắc tùy thích bằng cách bấm chọn More colours…
• Bước 8: Cuối cùng là nhấn OK và hoàn thành các bước! Kết quả thu được sau khi thực hiện tô màu ô theo điều kiện bạn có thể tham khảo theo hình

2. Các ví dụ cho các công thức tô màu theo điều kiện trong Excel 

•  Công thức để so sánh cho các giá trị: Khi mà thao tác ở trên Excel thì ắt hẳn các bạn không ít lần muốn so sánh các giá trị của một ô ở trong cột này so với một ô ở trong cột khác. Ở trong trường hợp này chúng tôi khuyên các bạn là nên dùng những công thức ở theo dưới đây nhé: 

Tương đương với

Không bằng

Lớn hơn

Lớn hơn hoặc bằng

Ít hơn

Ít hơn hoặc là bằng

Giữa cái già với cái gì

Để cho các bạn dễ hình dung được thì ở dưới đây là một phần ví dụ mà áp dụng công thức lớn hơn. Giả như mà để có thể làm nổi bật những loại sản phẩm ở trong cột A có một số lượng hàng tồn khi lớn hơn 0 ở trong cột C, Thì bạn hãy bấm chọn toàn bộ bảng A ($A$2 : $E$8) rồi nhập công thức =$C2>0 để có thể làm nổi bật các hàng dựa vào giá trị của cột C.

Để có thể định dạng được cho ô trống thì ta cần lần lượt bấm chọn “Format only cells that contain” rồi nhất“Blanks”. Tuy nhiên thì cũng có những trường hợp mà ở đó có  một số ô tương ứng với một số cột bạn cần định dạng trống hoặc là không trống. Ở trong trường hợp trên thì bạn hãy sử dụng các công thức Excel: Công thức cho khoảng trống là =$B2=””– để định dạng các ô hoặc hàng bạn đã chọn nếu như trong ô có tương ứng trong Cột B trống. Công thức mà bạn cho ở không khoảng trống: =$B2<>””– có thể định dạng được các ô hoặc hàng đã chọn nếu như một ô tương ứng trong Cột B không có trống. Trong trường hợp hơn 0 ở cột C thì bạn hãy chọn toàn bộ Theo các công thức tô màu theo điều kiện trong Excel, thì hàm AND và hàm OR. Còn trong trường hợp mà bạn muốn định dạng tô màu theo hai hoặc nhiều điều kiện hơn khác nhau thì bạn sử dụng hàm =AND hoặc =OR cung sẽ là một công cụ hỗ trợ tuyệt vời cho bạn đấy! Ngoài ra thì một lưu ý nhỏ cho điều này đó là hai hàm này đều có thể sử dụng cho các văn bản và chữ số nhé các bạn. 

Điều kiện: 

Nếu bạn muốn xảy ra đồng thời hai điều kiện

=AND($B2<$C2, $C2<$D2)

Công thức: 

Định dạng các ô nếu giá trị trong cột B nhỏ hơn cột C, và nếu giá trị trong cột C nhỏ hơn trong cột D.

Nếu muốn một trong các điều kiện xảy ra

=OR($B2<$C2, $C2<$D2)

Chi tiết: 

Định dạng các ô nếu giá trị trong cột B nhỏ hơn cột C, hoặc nếu giá trị trong cột C nhỏ hơn trong cột D.

Công thức ở trên dưới giá trị trên hoặc ở dưới phần trung bình

Nếu như bạn có thể dùng được Excel cho việc tạo ra và dựng được các bảng thống kê thì chắc hẳn sẽ không ít lần các bạn đã có nhu cầu cần định dạng các dữ liệu theo một mức độ trung bình nào đó. Để có thể thực hiện được các thao tác này thì bạn hãy sử dụng hàm AVERAGE() nhé. 

Trên đây là toàn bộ bài viết tổng hợp cho các công thức tô màu theo điều kiện trong Excel nhanh và tự động. Hy vọng là thông qua bài viết này thì bạn đã có thể có những kiến thức bổ ích về excel. Nếu bạn còn gì thắc mắc thì hãy gọi điện cho Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa  qua số HOTLINE 1900 2276 để được hỗ trợ và tư vấn.