Cách sử dụng hàm Countif trong Excel – Đơn giản, dễ hiểu

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa

Countif là khái niệm không hề mới mẻ trong thống kê học. Vậy nó có mối quan hệ thế nào với các hàm trong Excel. Tại đây, chúng ta giúp Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa hiểu sơ qua những lợi ích và khái niệm cùng những lưu ý của công cụ phần mềm Excel qua hướng dẫn sử dụng hàm Countif trong Excel và cách sử dụng hàm Countif trong Excel như thế nào. 

1. Lợi ích và những lưu ý khi sử dụng Excel:

1.1. Lợi ích của việc quản lý công việc bằng Excel:

Trước khi đi vào phân tích về cách sử dụng Excel hiệu quả trong quản lý công việc, hãy xem qua một số lợi ích của công cụ bảng tính Excel.

1.2. Giúp quản lý và thực hiện công việc hiệu quả:

Với Excel và các phần mềm liên quan, người dùng có khả năng quản lý công việc hàng ngày một cách dễ dàng và đánh giá kỹ năng quản lý công việc hiệu quả. Người dùng cũng có thể phân bổ thời gian cho từng công việc cụ thể, đưa ra các phương án dự phòng và giải quyết vấn đề theo cách hiệu quả nhất.

1.3. Giúp giám sát tiến độ công việc hiệu quả:

Quản lý công việc bằng Excel giúp người dùng có thông tin cần thiết để đánh giá tiến độ công việc một cách chính xác. Người dùng có thể biết được mức độ triển khai công việc, sự tuân thủ tiến độ và các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai. Điều này giúp người dùng đánh giá hiệu quả của công việc và đưa ra các phương án khi cần thiết.

2. Lưu ý khi quản lý công việc bằng Excel:

Việc sử dụng phần mềm bảng tính Excel mang lại hiệu quả cao, nhưng cũng có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quản lý công việc của nhân viên. Khi lập kế hoạch công việc, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin chi tiết liên quan để quản lý hiệu quả hơn.Việc đưa ra nhiều yếu tố chi tiết liên quan đến công việc sẽ giúp tạo ra các phương án trực tiếp và dự phòng hiệu quả.

Ngoài ra, để quản lý tốt hoạt động của từng người, cần lưu ý các yếu tố sau:

• Lập danh sách chi tiết công việc sẽ làm và cần làm.
• Đặt mục tiêu chi tiết cho mỗi công việc.
• Ghi rõ người thực hiện công việc.
• Sẵn sàng có các phương án dự phòng khi triển khai.

Điều này sẽ giúp cải thiện hiệu suất công việc và quản lý tiến trình làm việc một cách hiệu quả. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý công việc để đạt được kết quả tốt hơn. Vậy thì nó giúp ích gì cho phần tiếp theo? Cùng đến với phần hướng dẫn sử dụng hàm countif trong excel nhé.

3. Cách sử dụng hàm Countif trong Excel

 3.1. Hàm COUNTIF là gì? 

• Hàm COUNTIF được gán là hàm đếm có điều kiện trong phần mềm Excel. Bạn có thể dùng để đếm ô trùng lặp hoặc đếm dữ liệu. Sẵn thì hàm đếm số lượng có điều kiện này sẽ dùng với các bảng dữ liệu lớn có nhu cầu đếm số ô có giá trị thỏa mãn điều kiện có sẵn. 

3.2. Công thức hàm đếm có điều kiện 

Hàm COUNTIF trong Excel có công thức mặc định là =COUNTIF (range; criteria) . Trong đó: 

• Range: Có ý ghĩa là vùng cần đếm dữ liệu. 
• Criteria: Điều kiện cần đếm. Đối số criteria cần đặt trong dấu ngoặc kép. Không phân biệt đó là chữ thường hay là hoa. 

3.3. Cách sử dụng hàm COUNTIF trong Excel và ví dụ 

Mời bạn khám phá cách sử dụng hàm Countif trong Excel với những ví dụ tìm kiếm dữ liệu khác nhau. 

* Với một bảng tính có cột A là số thứ tự và Cột B sẽ là Tên hàng, Dưa hấu, Xoài, Dưa hấu, Ổi, Nho, Chôm Chôm và Sầu riêng, thì cột C sẽ là Số lượng (kg) của 5, 10, 12, 4, 6, 7 và 2. 

Ví dụ 1: Dùng hàm COUNTIF tìm số lượng tên của mặt hàng Dưa hấu có trong bảng trên: 

• Công thức như sau: =COUNTIF (B 2: B 8, “dưa hấu “) và nhấn Enter để thực hiện hàm 
• Và kết quả sẽ đếm ra được tổng cộng 2 giá trị có tên là “Dưa hấu”. 

Ví dụ 2: Cũng với bảng trên, chúng ta sẽ đếm số lượng mặt hàng lớn hơn 6 kg 

• Công thức như sau: =COUNTIF (C 2: C 8, “> 6 ′′) và nhấn Enter để thực hiện hàm. 
• Kết quả đếm ra được gồm có 3 mặt hàng có khối lượng lớn với con số 6kg. 

Ngoài ra, sẽ luôn còn có những trường hợp sau: 

• Đếm các giá trị số lượng nhỏ hơn 6kg, ta thực hiệnthay đổi đối số criteria là “<6”. 
• Đếm các giá trị số lượng lớn hơn hoặc bằng 6kg, ta thực hiện thay đổi đối số criteria là “> = 6 “.
• Đếm các giá trị số lượng nhỏ hơn hoặc bằng 6kg, ta thực hiện thay đổi đối số criteria là “<= 6”. 

Ví dụ 3: Dùng hàm COUNTIF tìm kiếm số lượng hàng không phải là Dưa hấu trong bảng 

• Công thức như sau: =COUNTIF (B 2: B 8, “<> Dưa hấu “) rồi nhấn Enter để thực hiện hàm. Trong đó “<>” là ký tự khác 
• Kết quả đếm được là có 5 mặt hàng không phải dưa hấu. 

Ví dụ 4: Dùng hàm COUNTIF tìm kiếm đơn hàng có tên Sầu riêng sử dụng ký tự thay thế 

• Để đếm mặt hàng theo cách sử dụng ký tự thay thế thì ở đối số criteria, bạn điền chữ cái đầu của tên mặt hàng rồi theo sau đó là ký tự hoa *. 

* Lưu ý: Cách này chỉ có thể thực hiện khi các mặt hàng có chữ cái đầu khác nhau. 

• Công thức như sau: =COUNTIF (B 2: B 8, “S * “) rồi nhấn Enter để thực hiện hàm. 

Ví dụ 5: Tìm kiếm mặt hàng có tên khác ô B3 

• Ở đây chúng ta sẽ tìm các mặt hàng có tên khác ô B3 là Xoài bằng cách dùng ký tự “<>” và “&” trước ô B, với cú pháp hàm =COUNTIF (B 2: B 8, “<>” & B 3) . 
• Kết quả sẽ ra số mặt hàng chính xác là 6. 

Vậy là với kiến thức mà Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa mong quý bạn đọc có thể bám theo cách sử dụng hàm Countif trong Excel dễ hiểu nhất. Nếu có câu hỏi hay thắc mắc về bài báo hoặc dịch vụ của Limosa xin vui lòng gọi HOTLINE 1900 2276.