Cách sử dụng chức năng split trong excel để chia cột hiệu quả

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa

Excel là một trong những công cụ đắc lực cho công việc văn phòng và quản lý dữ liệu hiện nay. Nó cung cấp nhiều chức năng hữu ích để xử lý dữ liệu, trong đó chức năng split được sử dụng để chia cột dữ liệu thành nhiều cột nhỏ hơn. Trong bài viết này, Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa sẽ cùng với bạn tìm hiểu về cách sử dụng chức năng split trong excel để chia cột.

1. Split là gì?

Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, “split” là một thuật ngữ được sử dụng để chỉ việc phân tách dữ liệu thành các thành phần nhỏ hơn. Split được sử dụng rộng rãi trong các ngôn ngữ lập trình như Python, Java, C++, và cũng được tích hợp vào các phần mềm biên tập văn bản, chẳng hạn như Microsoft excel. Trong excel, chức năng split cho phép người dùng chia các dữ liệu trong một ô thành các phần tử riêng biệt dựa trên một ký tự hoặc một chuỗi ký tự cụ thể.

2. Chức năng của split trong excel

Nếu biết cách sử dụng chức năng split trong excel để chia cột sẽ giúp bạn chia một ô dữ liệu có chứa nhiều giá trị thành các phần tử riêng biệt dựa trên một ký tự hoặc một chuỗi ký tự cụ thể. Ngoài ra, chức năng này có thể được sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ khác như

• Chia dữ liệu thành các cột riêng biệt: Nếu một cột dữ liệu có chứa nhiều giá trị cách nhau bởi một ký tự hoặc một chuỗi ký tự, bạn có thể dùng cách sử dụng chức năng split trong excel để chia cột. Ví dụ, nếu một cột chứa dữ liệu về tên và địa chỉ như “Nguyễn Văn A, 123 Đường A, Quận B, TP.HCM”, chức năng split có thể được sử dụng để chia cột đó thành các cột khác nhau với tên, địa chỉ, quận và thành phố riêng biệt.
• Tách các ký tự đặc biệt: Nếu một cột dữ liệu có chứa các ký tự đặc biệt như dấu ngoặc kép, dấu phẩy hay dấu chấm câu, chức năng split có thể được sử dụng để tách các ký tự này ra khỏi dữ liệu chính. Ví dụ, nếu một cột chứa dữ liệu như “12345,67890”, chức năng split có thể được sử dụng để tách dữ liệu này thành hai cột riêng biệt với giá trị 12345 và 67890.
• Chuyển đổi các giá trị dạng văn bản thành các giá trị dạng số: Nếu một cột dữ liệu có chứa các giá trị dạng văn bản như “100%” hay “1,000.00”, chức năng split có thể được sử dụng để tách các ký tự đặc biệt ra khỏi dữ liệu và chuyển đổi các giá trị này thành các giá trị dạng số có thể tính toán được.
• Chia dữ liệu thành các hàng riêng biệt: Nếu một cột dữ liệu có chứa nhiều giá trị cách nhau bởi một ký tự hoặc một chuỗi ký tự cụ thể và mỗi giá trị được đặt trên một hàng riêng biệt, chức năng split có thể được sử dụng để chia cột đó thành các hàng riêng biệt. Ví dụ, nếu một cột chứa dữ liệu về địa chỉ email của nhiềngười và mỗi địa chỉ email. Chức năng split có thể được sử dụng để chia cột đó thành các hàng riêng biệt với mỗi địa chỉ email trên một hàng riêng biệt khác nhau.
• Chia dữ liệu thành các phần tử riêng lẻ: Nếu một ô dữ liệu có chứa nhiều giá trị cách nhau bởi một ký tự hoặc một chuỗi ký tự cụ thể và mỗi giá trị được đặt trên cùng một dòng, chức năng split có thể được sử dụng để chia ô đó thành các phần tử riêng lẻ. Ví dụ, nếu một ô chứa dữ liệu về các tên của nhân viên như “Nguyễn Văn A, Trần Thị B, Lê Công C”, chức năng split có thể được sử dụng để chia ô đó thành các phần tử riêng lẻ với tên của từng nhân viên trên một dòng riêng biệt.
• Chia dữ liệu thành các phần tử có độ dài nhất định: Nếu một ô dữ liệu có chứa nhiều giá trị có độ dài khác nhau, chức năng split có thể được sử dụng để chia dữ liệu thành các phần tử có độ dài nhất định. Ví dụ, nếu một cột chứa dữ liệu về các số điện thoại với định dạng khác nhau như “123456789”, “987-654-3210” và “(555) 123-4567”, chức năng split có thể được sử dụng để chia dữ liệu thành các phần tử có độ dài nhất định như 7 số, 10 số và 10 số tương ứng.
• Chia dữ liệu thành các phần tử có cấu trúc nhất định: Nếu một cột dữ liệu có chứa các giá trị có cấu trúc nhất định, chức năng split có thể được sử dụng để chia dữ liệu thành các phần tử có cấu trúc nhất định tương ứng với cấu trúc đó. Ví dụ, nếu một cột chứa dữ liệu về ngày tháng trong định dạng “dd/mm/yyyy”, chức năng split có thể được sử dụng để chia dữ liệu thành các phần tử tương ứng với ngày, tháng và năm.

3. Cách sử dụng chức năng split trong excel để chia cột

Để thực hiện cách sử dụng chức năng split trong excel để chia cột, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn cột dữ liệu cần chia

Đầu tiên, bạn cần chọn cột dữ liệu mà bạn muốn chia bằng cách nhấn chuột vào tiêu đề cột đó.

Bước 2: Chọn chức năng split

Sau khi chọn cột dữ liệu cần chia, bạn cần chọn chức năng split. Bạn có thể tìm thấy chức năng này ở phần Data trên thanh menu.

Bước 3: Chọn loại phân tách

Sau khi chọn chức năng split, một hộp thoại sẽ xuất hiện. Bạn cần chọn loại phân tách mà bạn muốn sử dụng để chia cột dữ liệu. Đây có thể là dấu cách, dấu phẩy, dấu chấm phẩy hoặc bất kỳ ký tự nào khác.

Bước 4: Xác định vị trí phân tách

Sau khi chọn loại phân tách, bạn cần xác định vị trí của phân tách đó trong cột dữ liệu. Bạn có thể chọn vị trí này bằng cách nhập số vào ô Number of columns hoặc chọn nút đánh dấu trong hộp thoại để chỉ định vị trí phân tách.

Bước 5: Xác định kết quả chia cột

Sau khi xác định vị trí phân tách, bạn cần xác định cách kết quả cột sẽ được chia. Bạn có thể chọn tạo các cột mới cho mỗi phần tử được chia, hoặc chèn các phần tử được chia vào cùng một cột.

Bước 6: Hoàn tất chia cột

Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn có thể nhấn nút OK để chia cột dữ liệu. Dữ liệu sẽ được chia theo cách bạn đã xác định ở các bước trước đó.

Nếu bạn không muốn dùng cách sử dụng chức năng split trong excel để chia cột, bạn cũng có thể sử dụng các công thức và hàm trong excel để chia cột dữ liệu theo cách tùy chỉnh của bạn. Ví dụ như hàm LEFT, RIGHT, MID, FIND,… tùy thuộc vào loại dữ liệu bạn đang làm việc.

Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản về chức năng split trong Excel và giúp bạn nâng cao kỹ năng xử lý dữ liệu trong công việc. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi nào liên quan đến cách sử dụng chức năng split trong excel để chia cột, hãy liên hệ với Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa qua HOTLINE 1900 2276 .