Cách làm bảng chấm công trên Word đúng chuẩn dễ thực hiện

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa.

Bảng chấm công là một yếu tố quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự ở các tập đoàn, công ty, doanh nghiệp giúp cho việc tính công, lương thưởng phạt sẽ trở nên rõ ràng. Tuy nhiên,không phải ai cũng biết cách làm bảng chấm công cho đúng. Vậy hãy để cho Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa hướng dẫn bạn cách làm bảng chấm công trên Word vô cùng đơn giản qua bài viết dưới đây nhé!  

1. Mục đích của việc làm bảng chấm công là gì?

Nếu bạn biết cách làm bảng chấm công trên Word sẽ hỗ trợ cho bạn rất nhiều mục đích cụ thể như sau:

• Quản lý tiến độ công việc: Bảng chấm công giúp quản lý tiến độ của các dự án, đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng theo kế hoạch và đủ điều kiện để đạt được mục tiêu.
• Quản lý nhân sự: Bảng chấm công giúp quản lý nhân sự trong tổ chức, giám sát tình hình làm việc của từng nhân viên, xác định năng suất, đánh giá hiệu quả và cải thiện chất lượng công việc.
• Đánh giá hiệu quả: Bảng chấm công cung cấp cho các quản lý một cái nhìn tổng quan về tình hình làm việc của toàn bộ tổ chức, từ đó đánh giá được hiệu quả của các hoạt động và đưa ra các quyết định phù hợp.

2. Cách làm bảng chấm công trên Word đúng cách?

Limosa chia sẻ với bạn đọc quy trình cách làm bảng chấm công trên Word đầy đủ như sau:

2.1 Cấu trúc cơ bản về bảng chấm công

Về cơ bản, cấu trúc của một bảng chấm công thường sẽ được thiết kế để phù hợp với mục đích sử dụng cụ thể, như sau:

• Tiêu đề: Bảng chấm công thường bắt đầu với một tiêu đề cho biết mục đích sử dụng của bảng. Tiêu đề này giúp cho người đọc hiểu rõ hơn về nội dung và mục đích của bảng.
• Cột thông tin cá nhân: Đây là cột chứa thông tin về tên, chức vụ, phòng ban hay đơn vị của từng cá nhân hoặc đơn vị được chấm công. Thông tin này giúp xác định rõ danh tính của từng người và nhóm trong tổ chức.
• Các cột chấm công: Các cột chấm công chứa các thông tin về hoạt động, tiến độ và kết quả của từng cá nhân hoặc đơn vị trong thời gian nhất định. Các thông tin này thường được sắp xếp theo một thứ tự nhất định, ví dụ như ngày tháng, tuần hoặc tháng.
• Cột tổng kết: Cột tổng kết được sử dụng để tính tổng số điểm hoặc giờ làm việc của từng cá nhân hoặc đơn vị trong khoảng thời gian chấm công.
• Ghi chú: Cuối cùng, bảng chấm công có thể có một cột ghi chú để ghi lại các thông tin bổ sung, ví dụ như lý do vắng mặt hay ghi chú về những hoạt động đặc biệt.

2.2 Cách làm bảng chấm công

Cách 1:  Vẽ bảng bằng cách chọn mục Insert > vẽ bảng 3 hàng ngang và 4 cột. Rồi  gộp các ô trong cột đầu tiên bằng cách nhấn chuột phải > Merge Cells. Tương tự như vậy cho 2 ô tiếp theo. Bạn tiếp tục điền các thông tin cần thiết như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, code, phiên bản, ngày tháng năm và số trang vào bảng.

Cách 2: Nếu bạn muốn vẽ bảng chấm công chi tiết thì cũng tương tự như cách 1 đầu tiên vào Insert > Chọn số lượng vẽ bảng, số hàng và số cột. Khi bảng hiện ra, điền các thông tin liên quan. 

3. Một số lưu ý

Khi làm bảng chấm công trên Word, bạn cần lưu ý một số điểm sau để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của bảng:

• Thiết kế bảng chấm công: Bạn cần thiết kế bảng chấm công sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng cụ thể của mình, ví dụ như số lượng cột, dòng, thông tin được nhập vào, cách tính toán, v.v.
• Định dạng bảng: Bạn cần định dạng bảng chấm công sao cho đẹp mắt, dễ đọc và dễ sử dụng. Có thể sử dụng các màu sắc, font chữ, định dạng ô và kiểu đường viền để tạo sự phân biệt giữa các ô và giúp người dùng dễ dàng nhận biết các thông tin trong bảng.
• Nhập thông tin chính xác: Khi nhập thông tin vào bảng chấm công, bạn cần chắc chắn rằng các thông tin này đúng và chính xác. Nếu nhập sai thông tin, bảng chấm công sẽ không chính xác và có thể gây ra rắc rối cho tổ chức của bạn.
• Sử dụng công cụ tính toán: Để tính toán tổng số giờ làm việc hoặc điểm số, bạn nên sử dụng công cụ tính toán của Word để đảm bảo tính chính xác.
• Lưu bảng chấm công: Bạn cần lưu bảng chấm công theo một hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng, ví dụ như lưu trên máy tính hoặc cloud storage. Điều này giúp tránh mất thông tin khi máy tính bị hỏng hoặc bị mất.

Như vậy, bài viết trên của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa đã cung cấp đến bạn đọc cách làm bảng chấm công trên Word cũng như một lưu ý về bảng chấm công hiện nay. Mong rằng bài viết đem đến sự hữu ích cho bạn. Nếu bạn có nhu cầu khác cần được hỗ trợ dịch vụ trên trung tâm của chúng tôi đừng ngần ngại mà hãy gọi điện đến HOTLINE 1900 2276 để được hỗ trợ nhanh chóng nhé!