Hướng dẫn cách dùng Restrict Editing bảo vệ file Word đơn giản

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa.

Việc khóa dữ liệu ở trên Word rất được nhiều người dùng quan tâm và thực tế có rất nhiều cách khác nhau để thực hiện thao tác này. Trong bài viết dưới đây Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa sẽ hướng dẫn cho bạn cách dùng Restrict Editing bảo vệ file Word hiệu quả nhất.  

1. Hướng dẫn cách bảo vệ các định dạng trên file Word

Trong một bài viết nếu như bạn sử dụng nhiều định dạng khác nhau, nhiều đề mục khác nhau thì lúc này bạn chỉ cần khóa các định dạng đó. Những người khác truy cập sẽ không chỉnh sửa được những nội dung mà đã được bạn định dạng, tuy nhiên các nội dung chưa định dạng thì vẫn có thể bị thay đổi được. 

Dưới đây là cách dùng Restrict Editing bảo vệ file Word trong trường hợp này: 

Bước 1: Đầu tiên bạn hãy lựa chọn thẻ Review và sau đó lựa chọn mục Restrict Editing để tiến hành kích hoạt chế độ bảo vệ trên Word.

Bước 2: Lúc này khi cửa sổ Restrict Editing xuất hiện, thì bạn sẽ có rất nhiều mục thiết lập khác nhau và những nội dung sẽ phải tùy theo từng với nhu cầu.

Bước 3: Với trường này thì bạn sẽ ngăn chặn chỉnh sửa những định dạng cho nên bạn cần đánh dấu mục Limit formatting to a selection of styles.

Bước 4: Tiếp theo khi cửa sổ Formatting Restrictions xuất hiện, thì bạn cần lựa chọn các định dạng mà bạn không muốn bị chỉnh sửa bởi người lạ. Những định dạng được bao gồm: Đề mục (1/ 1.1/ 1.1.1), đề mục (1/ a/ i),….

Nếu bạn không muốn biết phải lựa chọn đề mục nào để bảo vệ định dạng thì bạn hãy lựa chọn All (tất cả) hoặc là lựa chọn Recommended Minimum (bảo vệ tối thiểu).

Bước 5: Sau khi đã hoàn tất các thiết lập này thì bạn hãy nhấn vào OK để xác nhận.

Bước 6: Lúc này thì cửa sổ Microsoft Word sẽ xuất hiện và bạn chỉ cần bấm chọn Yes để đồng ý với việc cho phép sử dụng những kiểu định dạng phù hợp.

Bước 7: Để có thể tiến hành bảo vệ file Word, bạn hãy bấm vào Yes, Start Enforcing Protection để tiến hành bảo vệ file Word.

Bước 8: Cách bảo vệ những tài liệu hiện nay là sử dụng mật khẩu ký tự, bạn hãy nhập mật khẩu tại phần Password để xác nhận. Sau đó thì bạn hãy nhấn OK để hoàn tất.

Bước 9: Như vậy thì file Word của bạn đã được kích hoạt chế độ bảo vệ những định dạng trên văn bản. Những phần văn bản có định dạng sẽ không thể nào can thiệp sửa đổi.

Trong quá trình sử dụng, thì bạn có thể lựa chọn Available style… để tiến hành xem danh sách những định dạng được cho phép sửa đổi. Nếu bạn muốn chỉnh sửa tổng thể thì bạn hãy lựa chọn Stop Protection để tiến hành tắt bảo vệ và trở về chế độ có thể chỉnh sửa tự do.

Như vậy là bạn đã hoàn thành cách dùng Restrict Editing bảo vệ file Word về định dạng đơn giản. Hãy lưu lại và thực hiện ngay trên file Word của mình nhé. 

2. Hướng dẫn cách dùng Restrict Editing bảo vệ file Word bằng cách không cho chỉnh sửa, chỉ cho xem nội dung

Nếu bạn muốn bảo vệ file Word 1 cách chuyên sâu và chắc chắn trước mọi mối đe dọa thì bạn hãy khóa toàn bộ file Word và chỉ cho xem nội dung. Bằng cách thực hiện các thao tác sau đây:

Bước 1: Đầu tiên thì bạn hãy thực hiện các bước tương tự như tại mục 1 phía trên, nhưng bạn sẽ quan tâm tới mục Restrict Editing.

Theo đó, bạn hãy đánh dấu tại mục Allow only this type of editing in the document để tiến hành kích hoạt tính năng hạn chế chỉnh sửa ở trong file Word.

Tại phần thiết lập mở rộng, thì bạn sẽ có những chế độ như sau:

• Tracked changes: Theo dõi việc chỉnh sửa
• Comments: Cho phép để lại các bình luận
• Filling in forms: Cho phép điền các thông tin vào biểu mẫu
• No changes (Read Only): Chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa

Bước 2: Tiếp theo thì tại cửa sổ Exceptions, bạn tiến hành để thiết lập là Everyone để có thể hạn chế thay đổi với tất cả mọi người.

Bước 3: Sau đó thì bạn chỉ cần lựa chọn Yes, Start Enforcing Protection để có thể tiến hành khóa file Word.

Bước 4: Tiếp tục, bạn hãy nhập mật khẩu ,à mình muốn sử dụng và lựa nhấn OK để hoàn tất.

Bước 5: Ngay lập tức thì mục Restrict Editing sẽ bắt đầu xuất hiện và bạn sẽ có 3 đề mục như sau.

• Find Next Region I Can Edit: Ý nghĩa tìm kiếm vùng văn bản có thể chỉnh sửa
• Show All Regions I Can Edit: Ý nghĩa hiển thị tất cả vùng văn bản có thể chỉnh sửa
• Highlight the regions I can edit: Ý nghĩa đánh dấu vùng văn bản có thể chỉnh sửa

Trong trường hợp này thì đoạn văn bản được tô vàng chính là đoạn mà không được bảo vệ và lúc này thì bạn có thể chỉnh sửa chúng. 

Như vậy bài viết trên đây Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa đã chia sẻ chi tiết cho bạn về cách dùng Restrict Editing bảo vệ file Word hiệu quả. Nếu bạn cần thêm những kiến thức bổ ích trong việc sử dụng Word, liên hệ tới HOTLINE 1900 2276 của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa để được giải đáp ngay nhé.