Cách dùng hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF đơn giản, hiệu quả

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa.

Trong công việc của mình, các bạn thường xuyên sử dụng các công cụ để tính toán và phân tích dữ liệu. Hàm VLOOKUP và IF là hai hàm thường được sử dụng để xử lý dữ liệu trong Excel. Với bài viết phân tích dưới đây, Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa sẽ cùng bạn tìm hiểu cách dùng hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF để phân tích và lọc dữ liệu theo điều kiện.

1. Giới thiệu về hàm VLOOKUP và IF trong Excel

Hàm VLOOKUP và IF là hai hàm được sử dụng rộng rãi trong Excel để xử lý dữ liệu.

Hàm VLOOKUP là một hàm dùng để tìm kiếm và trích xuất giá trị từ một bảng dữ liệu lớn. Nó cho phép bạn nhập một giá trị để tìm kiếm và trả về giá trị liên quan đến giá trị đó từ cột khác trong bảng.

Cú pháp của hàm VLOOKUP trong Excel như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

• lookup_value: giá trị cần tìm kiếm
• table_array: vùng dữ liệu chứa giá trị cần tìm kiếm và các giá trị liên quan
• col_index_num: số cột cần trả về giá trị liên quan (tính từ cột đầu tiên của vùng dữ liệu)
• range_lookup: (tùy chọn) chỉ định kiểu tìm kiếm, nếu có giá trị TRUE hoặc được bỏ trống, hàm sẽ thực hiện tìm kiếm gần đúng (approximate match), nếu có giá trị FALSE, hàm sẽ thực hiện tìm kiếm chính xác (exact match)

Hàm IF là một hàm dùng để xử lý các điều kiện trong Excel. Nó cho phép bạn kiểm tra một điều kiện nào đó và thực hiện một hành động nào đó nếu điều kiện đó đúng, và một hành động khác nếu điều kiện đó sai.

Cú pháp của hàm IF trong Excel như sau:

=IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Trong đó:

• logical_test: điều kiện logic được đánh giá. Nếu điều kiện này đúng, hàm sẽ trả về kết quả value_if_true, ngược lại hàm sẽ trả về kết quả value_if_false.
• value_if_true: giá trị trả về nếu logical_test là TRUE.
• value_if_false: giá trị trả về nếu logical_test là FALSE. Tham số này là tùy chọn, nếu không có giá trị nào được chỉ định, hàm sẽ trả về giá trị rỗng.

Khi kết hợp hàm VLOOKUP và IF, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP để tìm kiếm giá trị trong bảng dữ liệu và sử dụng hàm IF để xử lý các điều kiện liên quan đến giá trị đó. Việc kết hợp hai hàm này giúp bạn lọc dữ liệu theo các điều kiện cụ thể một cách nhanh chóng và hiệu quả.

2. Hướng dẫn cách dùng hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF

2.1. Cách dùng hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF

Để kết hợp hàm VLOOKUP và IF trong Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Xác định điều kiện cần lọc dữ liệu. Điều kiện có thể được xác định bằng cách sử dụng hàm IF. Ví dụ: Lọc các giá trị lớn hơn 100.
• Sử dụng hàm VLOOKUP để tìm kiếm giá trị liên quan đến điều kiện cần lọc. Hàm VLOOKUP yêu cầu bạn cung cấp các tham số như giá trị cần tìm kiếm, vùng dữ liệu để tìm kiếm, số cột để trả về giá trị, vv.
• Kết hợp hàm VLOOKUP với hàm IF để lọc dữ liệu theo điều kiện. Bạn có thể sử dụng hàm IF để kiểm tra điều kiện và sử dụng hàm VLOOKUP để trả về giá trị liên quan đến điều kiện đó.

Ví dụ: Lọc các giá trị lớn hơn 100 trong một bảng dữ liệu và trả về giá trị liên quan đến giá trị đó.

Bước 1: Xác định điều kiện cần lọc dữ liệu bằng hàm IF:

=IF(A2>100, “Yes”, “No”)

Trong đó, A2 là ô chứa giá trị cần kiểm tra. Nếu giá trị trong ô A2 lớn hơn 100, hàm sẽ trả về “Yes”, ngược lại sẽ trả về “No”.

Bước 2: Sử dụng hàm VLOOKUP để tìm kiếm giá trị liên quan đến điều kiện cần lọc:

=VLOOKUP(A2, B2:C7, 2, FALSE)

Trong đó, A2 là giá trị cần tìm kiếm, B2:C7 là vùng dữ liệu để tìm kiếm, 2 là số cột cần trả về giá trị và FALSE là để đảm bảo tìm kiếm chính xác.

Bước 3: Kết hợp hàm VLOOKUP với hàm IF để lọc dữ liệu theo điều kiện:

=IF(A2>100, VLOOKUP(A2, B2:C7, 2, FALSE), “”)

Trong đó, nếu giá trị trong ô A2 lớn hơn 100, hàm sẽ trả về giá trị liên quan đến giá trị đó, ngược lại sẽ trả về chuỗi trống.

2.2. Ví dụ minh họa về cách dùng hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF trong Excel

Ví dụ minh họa về cách dùng hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF như sau:

Giả sử bạn có một bảng tính chứa thông tin về số điện thoại của các nhân viên và mức lương của họ. Bạn muốn tính tổng lương của những nhân viên có số điện thoại bắt đầu bằng “090”.

Đầu tiên, bạn cần sử dụng hàm IF để xác định xem số điện thoại của mỗi nhân viên có bắt đầu bằng “090” hay không. Nếu có, bạn sẽ tính toán lương của nhân viên đó, ngược lại, bạn sẽ bỏ qua nhân viên đó.

Với hàm IF, bạn có thể sử dụng hàm LEFT để trích xuất 3 ký tự đầu tiên của số điện thoại và kiểm tra xem chúng có bằng “090” hay không. Hàm LEFT có cú pháp như sau:

=LEFT(text, num_chars)

Trong đó:

• text: chuỗi cần trích xuất ký tự
• num_chars: số ký tự cần trích xuất từ bắt đầu chuỗi. Trong trường hợp này, bạn cần trích xuất 3 ký tự đầu tiên.

Vậy cách dùng hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF có dạng như sau:

=IF(LEFT(A2,3)=”090″,VLOOKUP(A2, B2:C6, 2, FALSE),0)

Trong đó:

• A2 là ô chứa số điện thoại của nhân viên.
• B2:C6 là vùng dữ liệu chứa thông tin về số điện thoại và mức lương của nhân viên.
• 2 là chỉ số cột của mức lương trong vùng dữ liệu (tính từ cột đầu tiên của vùng dữ liệu).
• FALSE là kiểu tìm kiếm chính xác.

Nếu số điện thoại bắt đầu bằng “090”, hàm VLOOKUP sẽ trả về giá trị của mức lương tương ứng, ngược lại hàm IF sẽ trả về giá trị 0 để bỏ qua nhân viên đó. Cuối cùng, bạn có thể sử dụng hàm SUM để tính tổng lương của những nhân viên thỏa mãn điều kiện:

=SUM(D2:D6)

Trong đó, D2:D6 là vùng dữ liệu chứa các giá trị lương của những nhân viên thỏa mãn điều kiện.

3. Lợi ích của cách dùng hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF

• Tính toán dữ liệu linh hoạt: Khi sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp IF, người dùng có thể tính toán dữ liệu một cách linh hoạt và chính xác hơn, tùy thuộc vào các điều kiện được đặt ra trong hàm IF.
• Tăng tốc độ xử lý dữ liệu: Hàm VLOOKUP và hàm IF đều là các công cụ hữu ích trong việc xử lý dữ liệu trong Excel. Khi kết hợp sử dụng hai hàm này, người dùng có thể giảm thiểu thời gian và công sức trong việc tính toán dữ liệu.
• Giảm lỗi trong quá trình tính toán: Khi tính toán dữ liệu trong Excel, người dùng thường gặp phải các lỗi như sai cú pháp, sai vị trí, sai giá trị… Sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp IF giúp giảm thiểu các lỗi này bằng cách tối ưu hóa công thức tính toán.

Trên đây là những thông tin chi tiết về cách dùng hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF mà có thể cung cấp cho bạn những hữu ích. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với HOTLINE 1900 2276 của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa để được hỗ trợ.