Hướng dẫn chi tiết và cụ thể các bước làm hồ sơ dự thầu

Một trong những bước quan trọng khi tham gia đấu thầu là làm hồ sơ dự thầu. Nếu như không chuẩn bị kỹ hồ sơ thì bạn sẽ không thể đấu thầu thành công. Trong bài viết dưới đây của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa. chúng tôi hướng dẫn bạn các bước làm hồ sơ dự thầu cơ bản và chi tiết, giúp bạn biết được một bộ hồ sơ dự thầu sẽ cần những gì và những lưu ý giúp hồ sơ dự thầu của bạn cạnh tranh hơn. 

1. Tìm hiểu về công tác đấu thầu

• Công tác đấu thầu hay còn được hiểu là việc một bên có nhu cầu, tổ chức phát tán thông tin về nhu cầu và yêu cầu của mình một cách công khai đến một số lượng không giới hạn hoawcj hữa hạn các bên có khả năng đáp ứng nhu cầu và yêu cầu này.
• Việc lựa chọn các bên đáp ứng được nhu cầu sẽ diễn ra sau một thời hạn nhất định được giao, bên có nhu cầu sẽ bắt chấm điểm với các tiêu chí công khai, ghi rõ trong bộ hồ sơ mời thầu, hầu hết sẽ xem trọng phần giá cả. 
• Nội dung đấu thầu về văn bản được thể hiện bởi 2 Hồ sơ mời thầu: thứ nhất, bên mở thầu phát hành, bên dự thầu mua/ đc phát) và thứ hai, do bên dự thầu nộp – trước hạn định.
• Theo đó, công tác đấu thầu được nhắc đến trong bài viết này là phương thức đấu thầu 1 giai đoạn 2 hồ sơ –được tổ chức để triển khai các dự án có giá trị to và quy mô lớn vì tính quan trọng, phức tạp của nó và tính chất cần quan tâm của chi phí, giá thành, năng lực, kinh nghiệm, công nghệ, kỹ thuật….Do vậy, cần phải tuân thủ triệt để nội dung hồ sơ mời thầu và giúp nó có một mức giá hấp dẫn. 

2. Hồ sơ mời thầu gồm những gì?

Khi đã hiểu về công tác đấu thầu, bạn cần biết về hồ sơ mời thầu gồm những phần gì rồi mới đến bước các bước làm hồ sơ dự thầu: 

• Bạn cần cung cấp thông tin về thủ tục đấu thầu, mô tả gói thầu, bao gồm các phần quan trọng như bảng dữ liệu đấu thầu, nơi bạn sẽ tìm thấy các thông tin về tên bên mời thầu, tên gói thầu, tên dự án, thời gian thực hiện hợp đồng, thời gian đóng thầu, quy định về tính pháp lý, hợp lệ hàng hóa, số tiền trong bảo đảm dự thầu (bảo lãnh của ngân hàng), thời gian, thời hạn, số bản sao (bản chụp) và các quy định cụ thể khác.
• Tiêu chuẩn đánh giá Hồ sơ dự thầu là bản mô tả mềm về việc làm thế nào để được điểm cao, gồm các mô tả về năng lực tài chính phục vụ gói thầu (giá trị cam kết tài trợ tín dụng), biện pháp triển khai, năng lực kinh nghiệm, năng lực nhân sự, hàng hóa; …
• Bạn kiểm tra và làm theo (copy, thay số) sao cho biểu mẫu dự thầu cơ bản chuẩn theo luật quy định chung. 
• Hồ sơ dự thầu cần có yêu cầu về xây lắp và phạm vi cung cấp, mô tả về dự án và các công việc, hạng mục cần thực hiện. Phần hồ sơ này chỉ nói thông tin chung, thông tin chi tiết sẽ có ở bảng Phụ lục tiên lượng. (cung cấp thông tin về khối lượng). Trong phần này cũng sẽ có các thông tin cho bộ phận kỹ thuật xây dựng phương án. Từ đó bộ phận lên phương án sẽ tiếp tục làm việc trên bản khi xây dựng bảng giá chi tiết. Ngoài ra, bảng tuyên bố đáp ứng cũng sẽ dựa vào đây để lập (nếu có).
• Điều kiện hợp đồng: bạn lưu ý điều kiện chung và điều kiện chi tiết của hợp đồng để để hiểu về hợp đồng, các nghĩa vụ phải đảm bảo hay các đầu mối triển khai. Phần này sẽ liên quan đến nửa thứ hai của hồ sơ dự thầu: Hồ sơ đề xuất về tài chính và bao gồm các thông tin về giá trị bảo lãnh thực hiện hợp đồng.

3. Các bước làm hồ sơ dự thầu

Chúng tôi đã giới thiệu về khái niệm công tác đấu thầu, hồ sơ dự thầu, sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước làm hồ sơ dự thầu như sau: 

• Bước 1: Đầu tiên, bạn đọc kỹ hồ sơ mời thầu và bản vẽ kỹ thuật thi công để nắm rõ được công nghệ thi công mà chủ đầu tư đề ra, hiểu rõ và nắm chắc các điều kiện tiên quyết mà hồ sơ thầu đề ra, nếu thiếu 1 trong các điều kiện này thì hồ sơ sẽ bị loại.
• Bước 2: Tiếp theo, bạn làm giống các biểu mẫu theo hồ sơ dự thầu, không được thiếu biểu mẫu nào hay làm sai sót để tránh hồ sơ dự thầu bị loại. 
• Bước 3: Sau đó, bạn sẽ tiến hành trình bày hồ sơ dự thầu, chi tiết như sau: trình bày năng lực công ty thông qua các yêu cầu và hồ sơ:
  • Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng) theo quy định không quá 6 tháng.
  • Đăng ký mẫu dấu công ty
  • Các hợp đồng tương tự đã thực hiện trước đó
  • Báo cáo tài chính có xác nhận cơ quan thuế, hoặc được kiểm toán.
  • Danh sách cán bộ thực hiện gói thầu dự kiến.
  • Tùy theo yêu cầu sẽ có nhiều nội dung cụ thể khác.
  • Phần biện pháp thi công: cần nắm rõ các yêu cầu và viết thuyết minh biện pháp thi công, bản vẽ biện pháp thi công, không nên bỏ qua các biện pháp của hồ sơ mời thầu vì các chủ đầu tư sẽ chấm điểm theo ý, nếu viết hay mà không có ý thì cũng ít điểm.
  • Phần giá gói thầu: phần này khá quan trọng quyết định bạn có thắng thầu hay không. Các tiêu chí về kỹ thuật đạt điểm thì giá gói thầu sẽ được hội đồng xét thầu căn cứ để đưa ra ý kiến lựa chọn nhà thầu chính.

Chúng tôi đã đưa ra những hướng dẫn về các bước làm hồ sơ dự thầu chi tiết trong bài viết của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa. Những ai còn thắc mắc về hồ sơ dự thầu cũng đã tìm thấy những thông tin hữu ích và cần thiết. Ngoài ra, chúng tôi luôn có những bài viết khác rất thú vị chắc chắn bạn sẽ quan tâm, hãy vào trang Limosa.vn để xem thêm.