Cách kết hợp hàm index và hàm sumif đơn giản nhất

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa

Khi làm việc với các bảng tính, việc kết hợp các hàm là rất quan trọng để giúp tính toán và phân tích dữ liệu dễ dàng hơn. Trong đó, hàm index và hàm sumif là hai hàm thường được sử dụng để truy xuất và tính toán dữ liệu từ các bảng tính. Kết hợp hai hàm này sẽ giúp bạn trích xuất dữ liệu dựa trên tiêu chí nhất định và tính toán các giá trị tổng hợp một cách nhanh chóng và hiệu quả. Trong bài viết này, Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về cách kết hợp hàm index và hàm sumif để giải quyết các công việc tính toán và phân tích dữ liệu trong Excel.

1. Hàm index là gì?

Hàm index trong Excel là một hàm dùng để trả về giá trị tại một vị trí nhất định trong một mảng hoặc trong một bảng tính. Nó cho phép bạn truy xuất các giá trị từ một phạm vi dữ liệu bằng cách chỉ định số hàng và số cột của ô cần lấy giá trị. Hàm index có thể được sử dụng để tạo ra các công thức phức tạp hơn bằng cách kết hợp với các hàm khác như SUM, AVERAGE, MAX, MIN và IF để tính toán các giá trị dựa trên các điều kiện được chỉ định.

2. Hàm sumif là gì?

Hàm sumif là một hàm tính toán trong Microsoft Excel và Google Sheets, được sử dụng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi dữ liệu thỏa mãn một tiêu chí cụ thể.

Công thức của hàm sumif là:

=sumif(range, criteria, [sum_range])

Trong đó:

• range: phạm vi dữ liệu để tìm kiếm tiêu chí.
• criteria: tiêu chí để tìm kiếm giá trị trong phạm vi range. Đây có thể là một giá trị, một biểu thức hoặc một tham chiếu đến một ô chứa giá trị.
• sum_range: (tùy chọn) phạm vi dữ liệu chứa các giá trị cần tính tổng. Nếu không được chỉ định, hàm sumif sẽ sử dụng phạm vi range để tính tổng.

3. Cách kết hợp hàm index và hàm sumif

Cách kết hợp hàm index và hàm sumif trong Excel cho phép bạn truy xuất và tính toán các giá trị trong một phạm vi dữ liệu dựa trên các tiêu chí được xác định trước đó. Bằng cách kết hợp hai hàm này, bạn có thể tạo ra các công thức phức tạp hơn để tính toán các giá trị dựa trên các điều kiện được chỉ định.

Công thức của cách kết hợp hàm index và hàm sumif có thể được viết như sau:

=sumif(index(range, , column_number), criteria, sum_range)

Trong đó:

• range: là phạm vi dữ liệu cần kiểm tra để xác định các giá trị thỏa mãn tiêu chí.
• column_number: là số cột của phạm vi dữ liệu mà bạn muốn truy xuất giá trị.
• criteria: là tiêu chí được sử dụng để kiểm tra các giá trị trong phạm vi.
• sum_range: là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tính tổng.

4. Ví dụ minh họa cách kết hợp hàm index và hàm sumif

Giả sử bạn có một bảng tính ghi lại thông tin về doanh số bán hàng của các sản phẩm trong các tháng khác nhau như hình dưới đây:

Bây giờ bạn muốn tính tổng doanh số của sản phẩm SP2 trong các tháng 2 và 3. Bạn có thể sử dụng công thức kết hợp hàm index và hàm sumif như sau:

=sumif(index(A2:D6, 0, 1), “SP2”, index(A2:D6, 0, {3,4}))

Trong đó:

• index(A2:D6, 0, 1): sẽ trả về toàn bộ cột sản phẩm từ A2 đến A6.
• “SP2”: là tiêu chí để tìm kiếm sản phẩm SP2 trong cột sản phẩm.
• index(A2:D6, 0, {3,4}): sẽ trả về cột tháng 2 và 3 từ B2 đến D6.
• sumif: sẽ tính tổng các giá trị thỏa mãn tiêu chí “SP2” trong cột sản phẩm và tương ứng với các giá trị trong cột tháng 2 và 3.

Kết quả trả về sẽ là 600, tức là tổng doanh số của sản phẩm SP2 trong các tháng 2 và 3.

5. Những lỗi thường gặp khi cách kết hợp hàm index và hàm sumif

Khi kết hợp hàm index và hàm sumif, có thể gặp một số lỗi sau:

• Sai tham số: Nếu bạn không đưa đúng các tham số vào hàm, ví dụ như sử dụng sai đối tượng hoặc sai phạm vi dữ liệu, hàm sẽ trả về lỗi “#VALUE!” hoặc “#REF!”.
• Sai cú pháp: Nếu bạn nhập sai cú pháp cho công thức kết hợp hàm index và hàm sumif, ví dụ như không đóng dấu ngoặc đơn hoặc dấu ngoặc nhọn đúng cách, hàm sẽ trả về lỗi “#NAME?” hoặc “#REF!”.
• Không có kết quả: Nếu tiêu chí bạn nhập vào trong hàm sumif không khớp với bất kỳ giá trị nào trong phạm vi dữ liệu, hàm sẽ trả về giá trị 0.
• Tham chiếu trống: Nếu một trong các tham chiếu trong công thức là trống hoặc không hợp lệ, hàm sẽ trả về giá trị lỗi “#REF!”.
• Tham chiếu bị sai định dạng: Nếu phạm vi dữ liệu trong công thức không được định dạng đúng, ví dụ như định dạng cột tháng không đúng, hàm sẽ trả về giá trị lỗi “#VALUE!”.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách kết hợp hàm index và hàm sumif trong Excel để truy xuất và tính toán dữ liệu một cách hiệu quả. Bạn đã được hướng dẫn từng bước để sử dụng hai hàm này cùng nhau, cũng như các ví dụ minh họa để hình dung rõ hơn về cách áp dụng trong thực tế. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc gì, hãy liên hệ Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa ngay qua HOTLINE 1900 2276 để được hỗ trợ nhanh chóng