Cách dùng hàm sumif kết hợp hàm left đơn giản nhất

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa

Bài viết này sẽ giới thiệu cách kết hợp hai hàm sumif và left trong Excel để xử lý dữ liệu dựa trên chuỗi ký tự đầu tiên của một văn bản. Chúng ta sẽ cùng nhau xem qua một số ví dụ cụ thể và khắc phục những lỗi thường gặp khi sử dụng cách kết hợp này. Hy vọng bài viết mà Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn về cách dùng hàm sumif kết hợp hàm left 

1. Hàm sumif là gì?

Hàm sumif là một hàm tính tổng trong Microsoft Excel, dùng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi dữ liệu, dựa trên một tiêu chí hoặc điều kiện nhất định. Hàm này có thể được sử dụng để tính toán các giá trị dựa trên các điều kiện khác nhau, ví dụ như tính tổng các giá trị lớn hơn hoặc nhỏ hơn một giá trị cụ thể. Hàm sumif có cú pháp như sau: sumif(range, criteria, [sum_range]). Trong đó, range là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tính tổng, criteria là điều kiện để xác định giá trị nào sẽ được tính tổng, và sum_range là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tính tổng.

2. Hàm left là gì?

Hàm left trong Microsoft Excel là một hàm dùng để trích xuất một số ký tự đầu tiên của một chuỗi ký tự. Hàm này thường được sử dụng khi bạn muốn lấy một phần của một chuỗi dữ liệu như tên hoặc địa chỉ email. Cú pháp của hàm left là =left(text, [num_chars]), trong đó text là chuỗi ký tự mà bạn muốn trích xuất, và num_chars là số lượng ký tự đầu tiên mà bạn muốn trích xuất. Hàm left trả về một chuỗi mới bao gồm các ký tự đầu tiên của chuỗi gốc.

3. Cách dùng hàm sumif kết hợp hàm left

Cách sử dụng hàm sumif kết hợp với hàm left trong Microsoft Excel là để tính tổng các giá trị trong một phạm vi dữ liệu, dựa trên một chuỗi ký tự cụ thể trong cột dữ liệu khác. Thông thường, hàm left được sử dụng để trích xuất một phần của chuỗi ký tự trong cột dữ liệu, sau đó kết hợp với hàm sumif để tính tổng các giá trị trong phạm vi dữ liệu.

Cụ thể, để sử dụng hàm sumif kết hợp với hàm left, bạn cần đưa các bước sau đây:

Chọn một ô trống và nhập công thức =sumif(range, criteria, sum_range) vào ô đó. Trong đó, range là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tính tổng, criteria là điều kiện để xác định giá trị nào sẽ được tính tổng và sum_range là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tính tổng.

Trong đó, phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tính tổng là một cột dữ liệu chứa các chuỗi ký tự mà bạn muốn trích xuất.

Sử dụng hàm left để trích xuất phần của chuỗi ký tự mà bạn muốn tính tổng. Ví dụ, nếu bạn muốn trích xuất 3 ký tự đầu tiên của chuỗi ký tự trong cột A, công thức sẽ là left(A2,3).

Đưa công thức left vào đối số criteria trong hàm sumif. Ví dụ, nếu bạn muốn tính tổng các giá trị trong cột B mà bắt đầu bằng chuỗi ký tự “ABC”, công thức sẽ là sumif(B2:B10, “ABC*”, left(A2:A10,3)).

Lưu ý rằng trong ví dụ trên, đối số criteria của hàm sumif sử dụng ký tự đại diện “*” để chỉ định rằng chuỗi ký tự bắt đầu bằng chuỗi “ABC”.

4. Ví dụ minh họa cách dùng hàm sumif kết hợp hàm left

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu với hai cột A và B. Cột A chứa các tên đầy đủ của các nhân viên, và cột B chứa số giờ làm việc của mỗi nhân viên trong tháng trước. Bạn muốn tính tổng số giờ làm việc của những nhân viên có tên bắt đầu bằng chuỗi “John”.

Các bước để dùng cách dùng hàm sumif kết hợp hàm left để giải quyết vấn đề này như sau:

Bước 1: Sử dụng hàm left để trích xuất phần của chuỗi ký tự bạn muốn tính tổng

Bạn muốn tính tổng số giờ làm việc của những nhân viên có tên bắt đầu bằng chuỗi “John”. Để làm điều này, bạn cần trích xuất phần của chuỗi ký tự đầu tiên trong cột A bằng cách sử dụng hàm left.

• Nhập công thức =left(A2,4) vào ô C2. (Chúng ta sử dụng ô C2 để hiển thị kết quả trích xuất phần của chuỗi ký tự).
• Khi bạn nhấn Enter, ô C2 sẽ hiển thị phần đầu tiên của chuỗi ký tự trong ô A2, có độ dài là 4 ký tự (nếu phần đó chứa ít hơn 4 ký tự, thì hàm left sẽ trả về số ký tự đó).
• Sao chép công thức này đến các ô C3:C10 để trích xuất phần đầu tiên của chuỗi ký tự trong các ô tương ứng của cột A.

Bước 2: Sử dụng hàm sumif để tính tổng các giá trị trong phạm vi dữ liệu

Sau khi đã trích xuất phần của chuỗi ký tự, bạn cần sử dụng hàm sumif để tính tổng các giá trị trong phạm vi dữ liệu cột B dựa trên điều kiện tên bắt đầu bằng chuỗi “John”.

• Nhập công thức =sumif(C2:C10,”John”,B2:B10) vào ô D2.
• Khi bạn nhấn Enter, ô D2 sẽ hiển thị tổng số giờ làm việc của các nhân viên có tên bắt đầu bằng chuỗi “John”.
• Nếu bạn muốn tổng số giờ làm việc của các nhân viên có tên bắt đầu bằng chuỗi khác, hãy thay đổi đối số criteria của hàm sumif thành chuỗi ký tự tương ứng.
• Bạn có thể sao chép công thức này đến các ô D3:D10 để tính tổng số giờ làm việc của các nhân viên khác có tên bắt đầu bằng chuỗi tương ứng.

Bước 3: Kiểm tra kết quả

Sau khi đã tính tổng số giờ làm việc của các nhân viên có tên bắt đầu bằng chuỗi “John”, bạn có thể kiểm tra kết quả bằng cách xem ô D2. Nếu ô này hiển thị kết quả đúng, có nghĩa là bạn đã sử dụng hàm sumif kết hợp với hàm left thành công.

Nếu ô này không hiển thị kết quả đúng, bạn nên kiểm tra lại công thức để đảm bảo rằng bạn đã nhập đúng các đối số và các tham chiếu đến ô dữ liệu của mình. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng một số tính năng khác của Excel, như công thức IFERROR để hiển thị một thông báo lỗi nếu công thức không hoạt động như mong đợi.

Bước 4: Lưu và chia sẻ bảng tính

Sau khi đã tính tổng số giờ làm việc của các nhân viên có tên bắt đầu bằng chuỗi “John”, bạn có thể lưu và chia sẻ bảng tính của mình cho các thành viên khác trong nhóm làm việc. Bạn cũng có thể thêm các định dạng và biểu đồ để hiển thị kết quả của mình một cách trực quan hơn.

5. Những lỗi khi sử dụng cách dùng hàm sumif kết hợp hàm left

Khi sử dụng cách dùng hàm sumif kết hợp hàm left, có thể xảy ra một số lỗi, ví dụ như:

• Lỗi sai cú pháp: Các đối số và cú pháp của hàm phải được nhập đúng để hàm hoạt động chính xác. Nếu nhập sai đối số hoặc cú pháp, hàm có thể trả về giá trị lỗi hoặc không hoạt động.
• Lỗi sai định dạng dữ liệu: Nếu ô chứa dữ liệu không đúng định dạng, hàm có thể trả về giá trị lỗi hoặc không hoạt động.
• Lỗi không tìm thấy chuỗi tìm kiếm: Nếu chuỗi tìm kiếm không tồn tại trong ô dữ liệu, hàm sumif sẽ trả về giá trị 0.
• Lỗi không xử lý được các ký tự đặc biệt: Nếu chuỗi tìm kiếm hoặc chuỗi trong hàm left chứa các ký tự đặc biệt như dấu cách, dấu ngoặc, dấu phẩy, thì hàm có thể không hoạt động chính xác.
• Lỗi không sử dụng hàm đúng cách: Nếu không hiểu rõ cách sử dụng hàm sumif kết hợp với hàm left, có thể dẫn đến việc sử dụng không đúng cách, gây ra các lỗi không mong muốn.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức và kỹ năng cần thiết để hiểu về cách dùng hàm sumif kết hợp hàm left trong Excel. Nếu bạn làm việc với các bảng tính dữ liệu thường xuyên, việc áp dụng các công thức tính toán và xử lý dữ liệu như vậy là vô cùng hữu ích. Nếu có bất cứ thắc gì khác, hãy liên hệ qua HOTLINE 1900 2276 của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.