Hướng dẫn cách tính tuổi trong Excel bằng hàm DATEDIF

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa.

Một trong những công việc thường xuyên được thực hiện trong Excel là tính toán tuổi dựa trên ngày sinh của một người. Điều này rất hữu ích trong việc quản lý thông tin nhân viên, khách hàng, hoặc trong các bảng dữ liệu về độ tuổi của người dùng. Với các thông tin dưới đây hãy cùng Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa tìm hiểu cách tính tuổi trong Excel bằng cách sử dụng các công thức và hàm tính toán.

1. Các bước chuẩn bị trước khi tính tuổi trong Excel

Trước khi bắt đầu tính toán tuổi trong Excel, chúng ta cần chuẩn bị các thông tin cần thiết, bao gồm ngày tháng năm sinh của mỗi cá nhân cần tính tuổi. Ngoài ra, chúng ta cần đảm bảo rằng các ô chứa ngày tháng năm sinh được định dạng đúng kiểu dữ liệu ngày tháng.

Để định dạng một ô cho kiểu dữ liệu ngày tháng, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Chọn ô chứa ngày tháng cần định dạng.
• Nhấn chuột phải và chọn “Format Cells” (Định dạng ô) từ menu đổ xuống.
• Trong cửa sổ Format Cells (Định dạng ô), chọn “Date” (Ngày tháng) từ danh sách các loại định dạng.
• Chọn định dạng ngày tháng mà bạn muốn áp dụng cho ô, ví dụ: dd/mm/yyyy hoặc mm/dd/yyyy.
• Nhấn OK để lưu lại định dạng cho ô.

Sau khi đã chuẩn bị các thông tin cần thiết và định dạng ô cho kiểu dữ liệu ngày tháng, chúng ta có thể bắt đầu tính toán tuổi trong Excel.

2. Cách tính tuổi trong Excel bằng hàm DATEDIF

Hàm DATEDIF là một hàm tính toán ngày tháng trong Excel và cũng là cách tính tuổi trong Excel để tính toán tuổi của một người. Hàm này có cú pháp như sau:

=DATEDIF(start_date, end_date, unit)

Trong đó:

• Start_date: ngày bắt đầu.
• End_date: ngày kết thúc.
• Unit: đơn vị tính toán (ngày, tháng hoặc năm).

Ví dụ, để tính toán tuổi của một người với ngày sinh là 15/04/1990, chúng ta có thể sử dụng công thức sau:

=DATEDIF(A2, TODAY(), “y”)

Trong đó, A2 là ô chứa ngày sinh của người đó và TODAY() là hàm trả về ngày hiện tại.

Công thức này sẽ tính số năm giữa ngày hiện tại và ngày sinh của người đó. Bằng cách thay “y” thành “m” hoặc “d”, chúng ta có thể tính số tháng hoặc ngày tương ứng.

Các bước tính tuổi bằng hàm DATEDIF như sau:

• Nhập ngày sinh của người đó vào một ô trong Excel.
• Sử dụng hàm DATEDIF với ngày sinh và ngày hiện tại để tính toán số năm, tháng hoặc ngày giữa hai ngày.
• Chia số năm, tháng hoặc ngày tương ứng để tính toán tuổi của người đó.

Một lưu ý khi sử dụng hàm DATEDIF là hàm này sẽ không hoạt động đúng nếu ngày bắt đầu sau ngày kết thúc. Do đó, bạn nên chắc chắn rằng ngày bắt đầu luôn là ngày sinh của người đó và ngày kết thúc là ngày hiện tại.

3. Ví dụ minh họa cách tính tuổi trong Excel bằng hàm DATEDIF

Ví dụ: Bạn có một danh sách những người trong công ty với thông tin ngày tháng năm sinh và bạn muốn tính tuổi của họ trong Excel.

Bước 1: Tạo cột “Tuổi” mới bên cạnh cột “Ngày sinh”.

Bước 2: Sử dụng hàm DATEDIF để tính tuổi. Công thức sẽ có dạng:

=DATEDIF(start_date, end_date, unit)

Trong đó:

• start_date: ngày bắt đầu (ở đây là ngày sinh)
• end_date: ngày kết thúc (ở đây là ngày hiện tại, có thể sử dụng hàm TODAY())
• unit: đơn vị tính toán (ở đây là “y” để tính theo năm)

Ví dụ: Giả sử ngày hiện tại là ngày 30/04/2023, bạn có thể sử dụng công thức sau để tính tuổi của một người có ngày sinh là ngày 12/03/1990:

=DATEDIF(DATE(1990,3,12),TODAY(),”y”)

Bước 3: Kéo công thức đó xuống dưới để tính tuổi cho các người khác trong danh sách.

Lưu ý: Hàm DATEDIF có một số vấn đề về độ chính xác trong việc tính toán tuổi, đặc biệt là khi tính tuổi của những người sinh vào tháng 2 trong năm nhuận. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng cách tính tuổi bằng công thức mà chúng tôi đã đề cập ở trên.

4. Lưu ý khi sử dụng cách tính tuổi trong Excel bằng hàm DATEDIF

Khi sử dụng cách tính tuổi trong Excel bằng hàm DATEDIF, có một số lưu ý sau:

• Hàm DATEDIF có thể cho kết quả không chính xác nếu bạn tính toán tuổi cho những người sinh vào tháng 2 của năm nhuận. Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng cách tính tuổi bằng công thức mà chúng tôi đã đề cập trong phần trước.
• Trong hàm DATEDIF, nếu bạn không chỉ định đúng đơn vị thời gian (unit) thì sẽ không cho kết quả đúng. Trong trường hợp tính tuổi, bạn cần chỉ định đơn vị “y” để tính theo năm.
• Bạn nên sử dụng hàm TODAY() để lấy ngày hiện tại, thay vì nhập ngày tháng năm hiện tại bằng tay. Điều này giúp cho công thức của bạn luôn đúng dù bạn mở tệp Excel vào bất kỳ ngày nào.
• Nếu bạn sử dụng hàm DATEDIF để tính khoảng cách giữa hai ngày, nhớ rằng hàm này sẽ không tính toán ngày kết thúc. Điều này có nghĩa là nếu bạn muốn tính khoảng cách giữa ngày 1/1/2022 và ngày 1/1/2023, công thức sẽ phải là: =DATEDIF(DATE(2022,1,1),DATE(2023,1,1),”d”)+1. Kết quả sẽ là 366 ngày (vì năm 2022 là năm nhuận).

Tính tuổi trong Excel là một kỹ năng cần thiết đối với những người thường xuyên làm việc với các bảng tính. Với cách tính tuổi trong Excel bằng công thức hoặc hàm DATEDIF, bạn có thể dễ dàng tính được tuổi của một người dựa trên ngày tháng năm sinh của họ và ngày hiện tại. Nếu bạn còn bất cứ điều gì thắc mắc, liên hệ với Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa qua HOTLINE 1900 2276.