Hợp đồng là gì? Hướng dẫn các bước đàm phán hợp đồng

Đàm phán hợp đồng là một giai đoạn quan trọng trước khi hai bên trong hợp đồng đi đến ký kết. Vậy đàm phán hợp đồng là gì? Kỹ năng đàm phán hợp đồng như thế nào? Các bước đàm phán hợp đồng như thế nào? Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp đến bạn đầy đủ và chính xác thông tin về đàm phán hợp đồng.

1. Hợp đồng là gì?

Hợp đồng là một dạng thể hiện sự thoả thuận của các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt, huỷ bỏ quyền, nghĩa vụ của các bên tham gia (căn cứ định nghĩa được quy định tại Điều 385 Bộ luật Dân sự năm 2015). Theo Wikipedia, hợp đồng là cam kết của hai hoặc nhiều pháp nhân để thực hiện hoặc không thực hiện một việc nào đó trong khuôn khổ pháp luật. Trong thực tế, hợp đồng thường gặp ở các quan hệ mua bán tài sản, trong quan hệ lao động… đây được coi như bằng chứng ghi lại những thoả thuận của các bên về các nội dung trong hợp đồng.

2. Khi nào cần giao kết hợp đồng?

Thời điểm cần giao kết hợp đồng là căn cứ vào nhu cầu của các bên. Thông thường, khi các bên phát sinh thỏa thuận về một vấn đề nào đó trong đời sống, việc giao kết hợp đồng là điều cần thiết khi hợp đồng được xem là một “dấu ấn” ghi lại những thỏa thuận này của các bên. Theo đó, các bên có thể căn cứ vào nội dung thỏa thuận ban đầu hoặc những sửa đổi, bổ sung sau đó để giải quyết tranh chấp hoặc lấy đó làm căn cứ để thực hiện quyền, nghĩa vụ xung quanh vấn đề thỏa thuận.

Ngay khi có đề nghị giao kết hợp đồng, các bên có thể dự thảo hợp đồng hoặc lập hợp đồng cụ thể với đầy đủ các quyền, nghĩa vụ, thông tin cần thiết theo thoả thuận của các bên. Trong đó, đề nghị giao kết hợp đồng là việc thể hiện ý định ký kết hợp đồng và chịu ràng buộc về lời đề nghị này. Có thể hiểu đơn giản như sau, khi một trong các bên đề nghị giao kết hợp đồng thì ngay tại thời điểm xác định thỏa thuận hoặc khi các bên thực hiện công chứng hợp đồng, đề nghị giao kết hợp đồng đặt cọc đã được xác định.

Nếu trong đề nghị này có nêu thời hạn trả lời mà trong thời gian này, người đề nghị lại giao kết hợp đồng với người thứ ba thì phải bồi thường thiệt hại cho bên còn lại nếu có thiệt hại xảy ra.

Ví dụ đơn giản: Ông A và ông B đề nghị giao kết với nhau về việc ông A bán chiếc xe ô tô mang biển số 29Axxxxx cho ông B với giá là 500 triệu đồng. Tuy nhiên, trước đó, hai ông có giao kết hợp đồng đặt cọc với nội dung: Ông B đặt cọc cho ông A số tiền là 100 triệu đồng. Trong thời gian 02 tháng, ông A sẽ phải giao toàn bộ giấy tờ xe và thực hiện hợp đồng mua bán với ông B. Tuy nhiên, hợp đồng đặt cọc mới diễn ra được 01 tháng thì ông A đã thực hiện việc mua bán xe ô tô với ông C. Do đó, ông A đã vi phạm nghĩa vụ hợp đồng và phải trả lại cọc cho ông B cũng như bồi thường thiệt hại nếu ông B có thiệt hại phát sinh.

3. Các bước đàm phán hợp đồng

3.1. Giai đoạn chuẩn bị đàm phán

Đây là giai đoạn lập kế hoạch và chuẩn bị các thông tin cần thiết cho cuộc đàm phán. Giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn quan trọng nhất, tác động đến 70% kết quả đàm phán thương mại.

– Để có thể đàm phán thương mại thành công, trước tiên cần phải chuẩn bị tốt các yếu tố về: ngôn ngữ; thông tin về hàng hóa; thông tin về thị trường, trình độ, kỹ năng của người đại diện đàm phán; thời gian và địa điểm diễn ra cuộc đàm phán.

– Sau khi chuẩn bị tốt các yếu tố cần thiết trong đàm phán cần tiến hành các công việc sau:

+ Đặt ra các mục tiêu quan trọng cần thương lượng trong quá trình đàm phán

+ Xác định những mục tiêu có thể đạt được và giới hạn thỏa thuận trong cuộc đàm phán

+ Nhận định rõ về điểm mạnh và điểm yếu của bên mình

+ Đặt ra những giải pháp tối ưu trong trường hợp không đạt được thỏa thuận

+ Tìm hiểu kỹ về yêu sách của đối tác

+ Trao đổi, nắm bắt những thông tin liên quan đến đối tác trước khi tiến hành đàm phán

+ Dự kiến trước các ý kiến, thỏa thuận mà đối tác có thể sử dụng, từ đó đề xuất những biện pháp đối phó thích hợp.

+ Xác định những yếu tố có thể gây ảnh hưởng đến kết quả của cuộc đàm phán

+ Tiến hành xây dựng các chiến lược đàm phán hiệu quả và thử tiến hành đàm phán

3.2. Quá trình đàm phán:

– Mở đầu quá trình đàm phán: giai đoạn này giúp tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp.

+ Tùy từng đối tác mà trước khi tiến hành đàm phán có thể bắt đầu những vấn đề không liên quan đến cuộc đàm phán để tạo không khí thoải mái hơn trong cuộc đàm phán.

+ Tạo dựng niềm tin cho đối tác.

+ Trước khi tiến hành đàm phán cần thể hiện thiện chí thông qua những hoạt động có lợi cho việc xây dựng sự uy tín giữa các bên.

+ Trước khi đàm phán cần chú ý quan sát hành vi, cử chỉ, lời nói của đối tác từ đó đánh giá mức độ tin cậy của phía đối tác, đánh giá đối tác có phải là người tuân thủ lời hứa hay không hay xác định mức độ thành ý của phái đối tác.

+ Trong trường hợp nhận được những thông tin mới chưa được tìm hiểu trong giai đoạn chuẩn bị thì có thể điều chỉnh, thay đổi kế hoạch đàm phán nếu cần.

– Thương lượng nội dung đàm phán: đây là giai đoạn quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của doanh nghiệp.

+ Đưa ra đề nghị và lắng nghe đối tác: cần trình bày rõ ràng, mạch lạc các yêu cầu một cách hợp lý dựa trên các căn cứ khoa học và lợi ích đàm phán, bên cạnh đó cần lắng nghe ý kiến của đối tác khi đàm phán.

+ Nhượng bộ nếu cần: khi đã làm rõ các vấn đề đàm phán, nếu lập trường của hai bên đối lập nhau thì trước hết cần phải đồng tình với quan điểm của phía đối phương sau đó dẫn dắt để xoay chuyển ý kiến của đối tác .

+ Phá vỡ sự bế tắc: đối với trường hợp hai bên đều không thể nhượng bộ đối phương thì có thể nhờ sự giúp đỡ của bên thứ ba như trung gian hòa giải hoặc nhờ dàn xếp, phân xử tránh nguy cơ tan vỡ cuộc đàm phán.

+ Tiến tới thỏa thuận: đây là đích đến của cuộc đàm phán, chính vì vậy cần phải chú ý, cố gắng vận dụng những kỹ năng phù hợp để tiến tới thỏa thuận một các tốt nhất.

– Kết thúc đàm phán: sau khi kết thúc đàm phán, các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.

Trường hợp kết thúc đàm phán mà các bên không thể thỏa thuận và nhất trí về một hoặc một số nội dung thì cuộc đàm phán thất bại. Mọi thỏa thuận đạt được trong các phiên đàm phán trước đó không phát sinh hiệu lực đối với các bên. Thông thường, trước khi đàm phán, dự thảo hợp đồng nên được lập và gửi cho các bên đọc, góp ý, chỉnh sửa và không nên ký trước

Trên đây là những vấn đề liên quan đến các bước đàm phán hợp đồng chi tiết, chính xác (cập nhật năm 2022). Hy vọng rằng với các thông tin đã được Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa cung cấp thông qua bài viết trên các bạn đọc có thể nắm rõ các bước để đàm phán hợp đồng một cách hiệu quả nhất. Cảm ơn đã theo dõi bài viết của chúng tôi.