Máy POS là gì? Hướng dẫn cách sử dụng máy POS trong thanh toán

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa

Hiện nay, máy POS là một thiết bị được sử dụng phổ biến trong các cửa hàng kinh doanh và dịch vụ, trở thành một công cụ không thể thiếu để thực hiện các giao dịch thanh toán. Vậy máy POS chính là gì và cách sử dụng máy POS như thế nào? Hãy cùng Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa tìm hiểu thêm về chủ đề này nhé!

1. Máy POS là gì? 

Máy POS là một thiết bị điện tử dùng để xử lý các giao dịch thanh toán tại điểm bán hàng. Máy POS giúp các doanh nghiệp, cửa hàng, siêu thị có thể quản lý và xử lý thanh toán các đơn hàng của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Máy POS được kết nối với hệ thống thanh toán điện tử, cho phép thanh toán bằng thẻ tín dụng, thẻ ATM và các hình thức thanh toán khác. Ngoài ra, máy POS còn tích hợp các tính năng quản lý kho, quản lý khách hàng, thống kê doanh thu, giúp các doanh nghiệp có thể quản lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình.

2. Cách sử dụng máy POS 

Việc hướng dẫn sử dụng máy POS còn phụ thuộc vào từng loại máy và phần mềm sử dụng. Tuy nhiên, hầu hết các máy POS đều có giao diện đơn giản và dễ sử dụng. Để sử dụng máy POS, trước hết bạn cần kết nối máy POS với một thiết bị thanh toán như thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Sau đó, bạn có thể bắt đầu thực hiện các giao dịch bằng cách:

• Chọn sản phẩm hoặc dịch vụ cần thanh toán trên màn hình của máy POS: Để sử dụng máy POS, trước tiên bạn cần chọn sản phẩm hoặc dịch vụ cần thanh toán trên màn hình của máy POS. Thông thường, các sản phẩm và dịch vụ đã được lập trình vào máy POS trước đó. Bạn chỉ cần tìm kiếm sản phẩm hoặc dịch vụ đó trên màn hình và chọn nó bằng cách bấm vào nút tương ứng trên màn hình hoặc quét mã vạch sản phẩm đó nếu có.

• Nhập số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cần thanh toán: Sau khi đã chọn sản phẩm hoặc dịch vụ cần thanh toán, người sử dụng máy POS cần nhập số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ đó trên màn hình của máy. Thông thường, số lượng này sẽ được nhập bằng bàn phím hoặc cảm ứng trên màn hình tùy vào loại máy POS. Sau khi đã nhập số lượng, hệ thống sẽ tính tổng số tiền phải thanh toán dựa trên giá của sản phẩm và số lượng đã nhập.
• Chọn phương thức thanh toán: sau khi nhập số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cần thanh toán, khách hàng có thể chọn phương thức thanh toán phù hợp trên màn hình của máy POS. Các phương thức thanh toán thông dụng bao gồm: thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ. Sau khi chọn phương thức thanh toán, khách hàng tiến hành nhập thông tin liên quan đến phương thức thanh toán và xác nhận thanh toán. Máy POS sẽ thực hiện quá trình xử lý thanh toán và thông báo kết quả cho khách hàng.
• Thực hiện thanh toán và in hóa đơn nếu cần thiết: Nếu thanh toán bằng tiền mặt, nhập số tiền khách hàng thanh toán và máy POS sẽ hiển thị số tiền trả lại (nếu có). Nếu thanh toán bằng thẻ, khách hàng cần cung cấp thông tin thẻ, bao gồm số thẻ, ngày hết hạn và mã bảo mật (nếu có). Sau đó, máy POS sẽ yêu cầu khách hàng xác nhận số tiền thanh toán trên màn hình hoặc trên thiết bị của khách hàng (ví dụ như điện thoại thông minh). Nếu cần in hóa đơn, người sử dụng có thể chọn tính năng in hóa đơn trên máy POS. Nếu máy POS được kết nối với máy in, hóa đơn sẽ được in ra ngay lập tức. Nếu không, người sử dụng có thể chọn in hóa đơn sau và kết nối máy POS với máy in sau đó.

Ngoài ra, máy POS còn có thể được sử dụng để quản lý hàng hóa, tồn kho và doanh thu của cửa hàng. Bạn có thể thực hiện các tác vụ này bằng cách nhập thông tin về sản phẩm, số lượng tồn kho và giá bán vào hệ thống POS. Máy POS sẽ tự động cập nhật thông tin này và giúp bạn quản lý tốt hơn các hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

Vì vậy, việc hướng dẫn sử dụng máy POS  là một cách hiệu quả để giúp các cửa hàng, nhà hàng, siêu thị, v.v. quản lý tốt hơn các hoạt động kinh doanh và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

3. Các sự cố thường gặp và cách xử lý khi không làm đúng theo chỉ dẫn trong cách sử dụng máy POS

Một số sự cố thường gặp trong cách sử dụng máy POS bao gồm:

• Máy POS không hoạt động hoặc màn hình không hiển thị đúng: Để khắc phục vấn đề này, bạn có thể thử tắt máy và khởi động lại. Nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, hãy kiểm tra các kết nối và đảm bảo rằng máy đang hoạt động đúng cách.
• Thanh toán bị từ chối: Điều này có thể xảy ra khi thẻ của khách hàng không đủ tiền hoặc không được chấp nhận bởi ngân hàng phát hành thẻ. Trong trường hợp này, bạn nên yêu cầu khách hàng sử dụng phương thức thanh toán khác hoặc cung cấp thông tin hỗ trợ để họ có thể liên hệ với ngân hàng phát hành thẻ để giải quyết vấn đề.
• Máy in hóa đơn không hoạt động: Nếu máy in không hoạt động, bạn có thể kiểm tra xem giấy in còn đủ hay không hoặc xem lại cấu hình kết nối của máy in. Nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, hãy liên hệ với nhà cung cấp để được hỗ trợ kỹ thuật.

Trong hoạt động kinh doanh hiện nay, cách sử dụng máy POS đã trở thành một kỹ năng thiết yếu. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm máy POS cũng như các kiến thức thông thường liên quan đến chúng. Nếu quý khách gặp bất kỳ thắc mắc hay vấn đề nào, xin vui lòng liên hệ ngay với HOTLINE 1900 2276 hoặc truy cập website Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa để được hỗ trợ giải đáp và khắc phục vấn đề một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.