Cách khắc phục lỗi giãn chữ trong Word đơn giản nhất

Văn bản của bạn bị cách chữ, giãn chữ khiến tổng thể trình bày kém chuyên nghiệp, chỉn chu. Bạn đã biết nguyên nhân lỗi này và cách xử lý lỗi giãn chữ trong Word này hay chưa? Limosa dưới đây sẽ chia sẻ cụ thể cho bạn nhé. 

1. Hướng dẫn sửa lỗi cách chữ trong Word do thừa ký tự

Nguyên nhân Word tự cách chữ, lỗi giãn chữ là do thừa ký tự, ví dụ có 2 dấu cách liên tiếp hoặc là thừa dấu tab ở giữa những chữ văn bản. Nếu như bạn ngồi tìm từng cách quãng trong văn bản và xóa nó đi thì đây là một cách thủ công gây mất rất nhiều thời gian và đồng thời lại tốn công tốn sức, và thậm chí là có thể để sót lỗi.

Khi gặp lỗi giãn chữ trong Word này thì hãy sử dụng Find & Replace để khắc phục. 

Bước 1: Mở chức năng Find & Replace bằng cách vào ribbon Home, sau đó click chọn Replace tại mục Editing bên tay phải giao diện Word hoặc bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + H để thực hiện. 

Bước 2: Ô hộp thoại chức năng Find & Replace lúc này sẽ xuất hiện.

Bước 3: Tại ô Find what thì hãy điền hai dấu cách liên tiếp còn ở ô Replace with thì bạn điền một dấu cách thôi nhé.

Mục đích là để thay thế toàn bộ những vị trí có 2 dấu cách trở nên thành chỉ 1 dấu cách nữa. 

Bước 4: Tiếp theo sau đó bạn click vào Replace All để thực hiện chuyển đổi.

Bước 5: Lúc này thì bạn sẽ thấy thông báo nhỏ hiện lên về số lượng những lần chuyển đổi thành công. Sau đó hãy bấm OK để tắt bảng thông báo đó đi.

Bước 6: Tiếp tục chọn Replace All để sự chuyển đổi không tiếp tục nữa. Thông báo lúc này là “All done, We made 0 replacements” có nghĩa là sẽ không còn sự chuyển đổi nào diễn ra nữa.

Việc này sẽ đảm bảo rằng có các vị trí ở trong văn bản có từ hai dấu cách trở lên thì chỉ thực hiện một lần chuyển đổi, với các dấu cách mới được chuyển ra thì sẽ gộp lại và tạo nên 1 khoảng trống với hai hoặc là nhiều hơn dấu cách mới.

Bước 7: Sau khi đã thực hiện xong những dấu cách thừa, xóa tiếp những dấu tab thừa nữa. Theo đó vì tab là một ký tự đặc biệt nên bạn click vào More. Sau đó hãy click vào Special và đồng thời lựa chọn dòng Tab Character.

Bước 8: Lúc này bạn sẽ nhìn thấy ở Find what xuất hiện hai ký tự ^t, đây chính là tượng trưng cho một dấu tab. Tại Replace with, bạn không để lại ký tự nào cả để khi thực hiện việc Replace, lúc này thì Word sẽ giúp bạn xóa hết các dấu tab.

Bước 9: Hãy click vào Replace All để thực hiện việc thay thế cho toàn bộ văn bản Word là xong.

Kết quả bạn nhận được lúc này sẽ là văn bản chỉn chu, gọn đẹp, mọi lỗi giãn chữ trong Word đã bị xóa sổ.

2. Hướng dẫn khắc phục lỗi khoảng cách Manual Line Break

Với lỗi khoảng cách Manual Line Break thì sẽ khiến cho dòng cuối cùng của đoạn văn bản bị cách ra những khoảng xa, đặc biệt là khi bạn sử dụng chức năng căn dòng Justify. 

Và điều này xảy ra khi ở cuối mỗi đoạn văn theo đó thì đều có một Manual Line Break (ngắt dòng thủ công).

Để có thể khắc phục Word bị nhảy chữ thì bạn chỉ cần xóa Manual Line Break bằng cách để con trỏ chuột ở cuối đoạn văn (sau ký tự cuối cùng của đoạn) sau đó bạn bấm vào Delete trên bàn phím. 

Tuy nhiên nếu như có quá nhiều đoạn văn bị như vậy thì lúc này bạn có thể sử dụng chức năng Replace All của Find & Replace để có thể xóa các Manual Line Break. 

Manual Line Break chính là một dạng ký tự đặc biệt giống như tab nên bạn chỉ cần tìm nó trong Special tại mục More của Find & Replace.

Ký tự đại diện cho 1  Manual Line Break sẽ là ^l và nó sẽ xuất hiện tại Find what nếu như bạn click vào Manual Line Break ở trong Special.

Tại Replace with thì bạn có thể để trống hoặc là điền ^p (đại diện cho một dấu Paragraph Mark, là 1 Enter xuống dòng).

Bạn click Replace All để thay thế như trên toàn bộ văn bản.

Lúc này sẽ có thông báo hiện lên cho bạn biết có bao nhiêu lần thay đổi đã thực hiện.

3. Hướng dẫn sửa lỗi khoảng cách Spacing Expanded

Lỗi giãn chữ trong Word – Spacing Expanded sẽ khiến giữa các chữ sẽ có khoảng cách lớn hơn khoảng cách bình thường. Nguyên nhân của lỗi này rất có thể là vì bạn đã copy văn bản từ những bài báo hoặc là văn bản trên mạng nên sẽ vẫn để nguyên chế độ font này.

Để có thể sửa lại cách chữ trong Word này bạn cần phải bôi đen đoạn văn bản bị cách chữ. Nếu như nó thuộc phạm vi toàn văn bản thì bạn có thể sử dụng Ctrl + A để tiến hành bôi đen toàn bộ cho nhanh.

Sau đó bạn hãy vào ribbon Home ở trên thanh công cụ và click vào phần mở rộng của mục Font.

Tại cửa sổ chức năng Font xuất hiện sẽ mở tab Advanced, nếu như nó không chuyển thì hãy bấm sang tab này. Sau đó bạn nhìn ở phần Character Spacing, thì hãy chuyển Spacing về Normal.

Và bấm OK để xác nhận cài đặt vừa thay đổi.

Limosa đã hướng dẫn cho bạn khắc phục lỗi giãn chữ trong Word đơn giản nhất để bạn sở hữu văn bản chỉn chu, hình thức đẹp. Nếu muốn biết thêm nhiều thông tin bổ ích, truy cập ngay website Limosa.vn nhé.