Hướng dẫn sử dụng phần mềm ioffice dành cho dân văn phòng

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa.

Phần mềm iOffice giúp cho việc cải cách hành chính và từng bước thay đổi lề lối làm việc trở nên hiệu quả hơn. Nếu bạn đang quan tâm về phần mềm này, muốn tìm hiểu chúng nhưng chưa biết từ đâu. Thì đừng bỏ qua bài viết dưới đây của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa hướng dẫn sử dụng phần mềm iOffice nhanh chóng này.

1. Đặc điểm phần mềm iOffice

• Phần mềm iOffice hay còn gọi là phần mềm VNPT – iOffice do Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam sản xuất và cung cấp. Đây là hệ thống quản lý các văn bản cũng như điều hành các công việc liên quan đến điện tử thực hiện hóa mục tiêu xây dựng một văn phòng điện tử không giấy tờ.
• Đấy là hệ thống công nghệ điện toán đám mây hiện đại nhất hiện nay. 
• Có thể thực hiện tự động mọi quy trình, nghiệp vụ.
• Hệ thống sở hữu các quy trình nghiệp vụ gồm: Quản lý văn bản đến/đi, hồ sơ lưu trữ, theo dõi quá trình xử lý văn bản, quản lý các đầu công việc khác, gửi/nhận tin nhắn,…và còn nhiều tác vụ khác.
• Kết nối được với điện thoại, máy tính, máy tính bảng,..có thể lưu trữ thông tin và quản lý dễ dàng.
• Cam kết đảm bảo an toàn, bảo mật cao.
• Hệ thống cũng được tích hợp tính năng scan giúp số hóa tài liệu.
• Ioffice hướng đến đối tượng phục vụ là các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính sự nghiệp, doanh nghiệp.
• Phần mềm được Bộ thông tin và Truyền thông đánh giá đảm bảo đầy đủ các tiêu chí chung trong hệ thống Quản lý văn bản điều hành đúng theo quy định.
• Thời gian phản hồi nhanh chỉ mất trung bình chưa tới 2,5s.
• Đáp ứng được lượt truy cập cùng một lúc lên tới 3000 người.
• Có tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm iOffice.
• Người dùng có thể yên tâm phần mềm  tạo ra môi trường tương tác đa chiều để hỗ trợ người dùng có thể chia sẻ thông tin, trao đổi và phản hồi dễ dàng, giúp cho các vấn đề được xử lý nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả.
• Giúp các cá nhân, tổ chức tiết kiệm thời gian, nhân lực,…
• Tiết kiệm chi phí: Với iOffice, người dùng không cần phải mua các ứng dụng và phần mềm văn phòng khác nhau. Điều này giúp tiết kiệm chi phí và làm việc hiệu quả hơn.
• Hỗ trợ khách hàng: iOffice cung cấp hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp và tận tình. Điều này giúp người dùng giải quyết các vấn đề nhanh chóng và dễ dàng.

Với những ưu điểm nổi bật trên nếu bạn có hứng thú muốn sử dụng ngay phần mềm này thì đừng bỏ qua phần hướng dẫn sử dụng phần mềm VNPT iOffice dưới đây.

2. Hướng dẫn sử dụng phần mềm iOffice

• Địa chỉ truy cập: Người dùng truy cập bằng trình duyệt “Google” hoặc “Cốc Cốc”, gõ tên phần mềm iOffice. Khi truy cập vào sẽ hiện ra bảng thông tin đăng nhập, người dùng nhập thông tin vào.

Phần mềm iOffice cung cấp cho người dùng nhiều tính năng và ứng dụng để quản lý công việc và hoạt động văn phòng. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm VNPT iOffice:

• Đăng nhập vào tài khoản của bạn: Khi truy cập vào phần mềm iOffice, bạn cần đăng nhập vào tài khoản của mình bằng email và mật khẩu đã đăng ký.
• Sử dụng tính năng Email: Phần mềm cung cấp tính năng gửi và nhận email. Bạn có thể viết mới email, trả lời hoặc chuyển tiếp email. Bên cạnh đó, cho phép bạn thêm tập tin đính kèm vào email của mình.
• Sử dụng tính năng lịch giúp bạn theo dõi các cuộc họp, sự kiện và nhiệm vụ của mình. Bạn có thể tạo lịch mới và chỉnh sửa thông tin, thời gian và địa điểm của nó. Ngoài ra, bạn có thể xem lịch của các thành viên khác trong tổ chức của mình.
• Sử dụng tính năng danh bạ: Cho phép bạn lưu trữ thông tin liên lạc của các thành viên trong tổ chức của mình. Bạn có thể tạo danh bạ mới và chỉnh sửa thông tin của từng thành viên.
• Sử dụng tính năng tài liệu để bạn quản lý các tài liệu văn phòng của mình. Bạn có thể tải lên, tải xuống và chia sẻ các tài liệu này với các thành viên khác trong tổ chức của mình.
• Sử dụng tính năng hộp thư đến giúp bạn theo dõi các thông báo mới như email, lịch và tài liệu mới. Bạn có thể xem, gửi thư và kiểm tra các thông báo này một cách nhanh chóng và thuận tiện.
• Sử dụng tính năng quản lý công việc hỗ trợ thực hiện phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong tổ chức của mình. Bạn có thể tạo các danh sách công việc và theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ.

Đây là những hướng dẫn sử dụng phần mềm iOffice cơ bản một số công cụ để người dùng bước đầu nắm được các thanh công cụ hỗ trợ.

3. Một số lưu ý khi sử dụng phần mềm iOffice

Khi sử dụng phần mềm iOffice để quản lý công việc và hoạt động văn phòng, người dùng cần lưu ý một số điểm sau để tận dụng tối đa tính năng của phần mềm:

• Đảm bảo an toàn thông tin: Vì ứng dụng chứa rất nhiều thông tin và dữ liệu nhạy cảm, người dùng cần đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin bằng cách sử dụng các giải pháp bảo mật như mật khẩu mạnh, mã hóa dữ liệu và định kỳ sao lưu.
• Quản lý công việc hiệu quả: Để tận dụng được tính năng này, người dùng cần xác định rõ những nhiệm vụ cần thiết và theo dõi tiến độ công việc để đạt được kết quả tốt nhất.
• Sử dụng tính năng tích hợp: Người dùng cần sử dụng tính năng này một cách thông minh và kết hợp các ứng dụng để tối đa hóa hiệu quả.
• Cập nhật thường xuyên: Nên thường xuyên cập nhật để đảm bảo tính năng luôn hoạt động tốt nhất và giảm thiểu rủi ro về bảo mật thông tin.

Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa hy vọng bài viết  hướng dẫn sử dụng phần mềm iOffice trên đây người dùng có thể dễ dàng truy cập phần mềm và sử dụng dễ dàng. Nếu quý khách hàng có nhu cầu muốn sử dụng dịch khác của chúng tôi, có thể gọi điện đến tổng đài HOTLINE 1900 2276 để trao đổi với đội ngũ tư vấn.