Làm thế nào để chỉnh khoảng cách chữ trong Word?

Nắm vững các kỹ năng và kiến thức liên quan đến việc trình bày văn bản là một điều rất cần thiết, đặc biệt đối với dân văn phòng, thường xuyên phải sử dụng trình soạn thảo văn bản Word. Hôm nay Limosa sẽ hướng dẫn bạn cách chỉnh khoảng cách chữ trong Word sao cho chuẩn chỉn nhất.

1. Chỉnh khoảng cách chữ trong Word bằng công cụ Font

Bước 1: Muốn chỉnh khoảng cách giữa các chữ bạn bôi đen cụm chữ, đoạn hoặc văn bản bạn cần điều chỉnh.

Bước 2: Sau đó click chọn biểu tượng mở rộng nằm ở góc phải dưới cùng của mục Font trên thanh menu ở tab Home.

Bước 3: Khi ô công cụ Font được bật mở, bạn chọn sang tab Advanced. Nhìn xuống phần Character Spacing, đây là phần giúp bạn chỉnh khoảng cách giữa các chữ trong Word 

• Khi thay đổi số phần trăm ở mục Scale có nghĩa là bạn nắm hai bên của chữ kéo ra hoặc thu lại. Chọn số phần trăm lớn hơn 100% thì chữ sẽ bị kéo ra, nhỏ hơn 100% thì chữ sẽ bị thu hẹp lại.
• Nếu chỉ muốn chỉnh khoảng cách chữ, bạn chỉ cần quan tâm đến mục Spacing, có 2  lựa chọn cho bạn là Expanded và Condensed để giúp bạn giãn khoảng cách hoặc thu hẹp khoảng cách. Trong đó Condensed, thu hẹp khoảng cách giữa các chữ, còn Expanded giúp bạn cách giãn chữ trong Word.
• Bạn còn có thể tăng hoặc giảm chính xác từng 0,1pt khi chọn vào nút mũi tên lên xuống ở hộp thoại kế bên chữ By.
• Việc bạn lựa chọn các thông số sẽ khiến chữ thay đổi như thế nào sẽ được thể hiện ở mục Preview, trong khung bên dưới.

Bước 4: Sau khi lựa chọn các thông số xong, bạn nhấn OK để xác nhận hoàn tất cài đặt. Lúc này những chữ đã được bạn bôi đen trước đó sẽ được điều chỉnh giống như những gì bạn thấy ở mục Preview 

2. Chỉnh khoảng cách chữ trong Word bằng chức năng Distributed

Ngoài co giãn khoảng cách chữ bằng công cụ Font thì bạn cũng có thể lựa chọn chức năng Distributed để điều chỉnh khoảng cách dòng cho vừa với khổ giấy. Việc điều chỉnh này sẽ thích hợp nếu bạn cần in văn bản. 

Bước 1: Có 2 cách để truy cập chức năng Distributed. Một là bạn vào biểu tượng mở rộng ở mục Paragraph trên thanh menu trong tab Home. Hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + J để sử dụng chức năng này.

Bước 2: Trong chức năng Distributed sẽ có chức năng Fit Text để chỉnh khoảng cách giữa các chữ cho chuẩn xác. Các bạn có thể tìm thấy nó ở ngay phía dưới Distributed trong mục Paragraph của Home.

công cụ này cho phép bạn điều chỉnh chính xác độ dài của cụm chữ mình chọn. 

Bước 3: Độ dài vốn có của dòng chữ đã chọn sẽ hiện ra bên cạnh dòng Current text width Bước 4: Khi bạn điền thông số vào New text width bạn sẽ thay đổi được độ dài của cụm chữ đó. Ví dụ bạn điền độ dài mới là 11cm lớn hơn độ dài cũ 6,38cm để nhìn thấy sự khác biệt trong khoảng cách giữa các cụm chữ. 

Vậy là bạn đã biết thêm được 1 cách co chữ trong Word hoặc giãn chữ ra theo ý muốn.

3. Chỉnh khoảng cách dòng trong Word

Bước 1: Bạn bôi đen phần chữ cần chỉnh, hoặc để con trỏ chuột vào dòng muốn chỉnh nếu chỉ muốn chỉnh khoảng cách 1 dòng.

Bước 2: Bạn vào biểu tượng mở rộng ở mục Paragraph trên thanh menu trong tab Home.

Bước 3: Hộp thoại Paragraph sẽ hiện ra với các chức năng cho phép bạn điều chỉnh lề, canh lề văn bản và điều chỉnh khoảng cách dòng ở mục Spacing. 

Bước 4: Bạn có thể chỉnh riêng khoảng cách giữa dòng trước và dòng sau so với dòng bạn chọn bằng cách điền số vào mục Before, After hoặc đơn giản là chọn 1 trong các lựa chọn bất kỳ ở mục Line spacing. Nếu bạn muốn cách dòng nhiều hơn nữa so với các lựa chọn sẵn có, bạn có thể điều chỉnh số tăng giảm ở mục At kế bên.

• Tương tự chức năng chỉnh khoảng giữa các chữ trong Word, trong đây cũng có mục Preview để cho bạn xem trước kết quả của văn bản sau khi áp dụng theo các thông số bạn đưa ra.
• Bạn có thể chọn Don’t add space between paragraphs of the same style để không làm ảnh hưởng khoảng cách giữa các đoạn có định dạng giống nhau. Và cũng có thể chọn Set as Default để lưu khoảng cách này làm mặc định cho những lần sử dụng tới.
• Bước 5: Bạn nhấn OK và xem kết quả điều chỉnh khoảng cách đã đúng theo ý mình chưa.

4. Có nên chỉnh khoảng cách chữ trong Word không?

Mỗi phông chữ khi được sáng tạo ra sẽ có khoảng cách giữa các chữ được chỉnh mặc định. Để thể hiện sự tôn trọng và tuân thủ theo ý tưởng của người sáng tạo nên phông chữ đó, thông thường khoảng cách giữa các chữ sẽ được giữ nguyên. Tuy nhiên, sẽ có những lúc bạn cần chỉnh khoảng cách giữa các chữ để cách điệu, trang trí cho văn bản hoặc có phông chữ tạo cho bạn cảm giác quá gần nhau hoặc quá xa nhau thì bạn có thể áp dụng những cách Limosa chỉ ở trên để điều chỉnh khoảng cách lại cho phù hợp.

Hi vọng rằng bài viết cách chỉnh khoảng cách các chữ trong Word này của Limosa đã giúp các bạn có kiến thức và nắm được cách chỉnh sửa khoảng cách giữa các chữ và các dòng. Chúc các bạn có thể thực hiện thành công những bước được hướng dẫn trong bài viết nhé.