Hàm Index trong Excel, những điều cần biết

Trong Excel có rất nhiều hàm cơ bản với nhiều những mục đích, ý nghĩa sử dụng khác nhau, trong đó hàm Index bạn sẽ thường bắt gặp và sử dụng. Vậy bạn đã biết hàm Index trong Excel là gì và cú pháp, cách sử dụng ra sao chưa? Hãy theo dõi chia sẻ của Limosa ngay dưới đây để hiểu rõ hơn nhé. 

1. Hàm Index Excel và những điều cần biết

Index trong Excel là hàm giải quyết được nhiều vấn đề phức tạp nhưng lại thường bị đánh giá thấp và không được sử dụng đúng cách. Theo đó, hàm Index trong Excel là hàm trả về mảng, nó giúp lấy những giá trị ở một ô nào đó giao giữa cột và dòng, tức trong 1 mảng cho trước nếu như biết được vị trí (dòng và cột) của 1 phần tử thì hàm Index này sẽ giúp lấy giá trị ở ô đó. 

Lệnh Index trong Excel là một Function (chức năng) được sử dụng với mục đích nhằm trả về một ô tham chiếu trong một mảng hoặc là một dải nhất định. Nói cách khác thì người dùng sử dụng hàm INDEX khi biết (hoặc có thể tính toán) vị trí của một phần tử trong dải (bảng tính Excel) và muốn nhận giá trị thực của phần tử đó.

Hàm Index nâng cao sẽ giúp người dùng có thể tạo ra được một vùng tham chiếu rộng hơn, bao gồm nhiều các vùng tham chiếu và công thức tổng quát cụ thể như sau: 

=INDEX(reference;row_num;[column_num],[area_num])

 2. Cú pháp, cách sử dụng hàm Index Excel 

2.1. Cú pháp hàm INDEX dạng mảng

Công thức của một hàm INDEX cơ bản trong Excel như sau:

=INDEX(array;row_num;[column_num])

Trong đó:

• array: tức vùng ô hoặc một hàng số mảng nào đó;
• row_num: chọn hàng ở trong mảng từ đó trả về một giá trị;
• column: chọn cột ở trong mảng từ đó trả về một giá trị.

Lưu ý: Với lỗi #REF xảy ra tức là khi các bạn lựa chọn địa chỉ của phần tử không nằm ở trong mảng ban đầu.

2.2. Cú pháp hàm INDEX trong Excel dạng tham chiếu

Theo đó, vượt ra phạm vi của 1 mảng, thì bạn có thể tìm phần tử của một vùng tham chiếu (có thể là có 1 hoặc nhiều mảng khác nhau) thông qua một công thức tổng quát như sau:

=INDEX(reference;row_num;[column_num],[area_num])

Trong công thức này thì:

• reference: tức vùng tham chiếu (có thể kết hợp nhiều mảng với nhau);
• row_num: tức chỉ số hàng từ đó trả về một tham chiếu;
• column_num: tức chỉ số cột từ đó trả về một tham chiếu;
• area_num: tức số của vùng ô sẽ trả về giá trị trong reference (có nghĩa là số thứ tự của mảng trong vùng tham chiếu). Nếu như area_num được bỏ qua thì hàm INDEX mặc định dùng vùng 1.

Về cú pháp thì sẽ không có sự khác nhau nhiều so với hàm Index Excel dạng mảng. Điểm khác biệt nhau của công thức này là vùng giá trị có thể là có nhiều hơn một mảng và kết quả trả về phụ thuộc vào mảng mà người dùng lựa chọn.

2.3. Kết hợp hàm INDEX MATCH

Trên thực tế thì việc sử dụng hàm INDEX trong Excel đơn thuần thường sẽ không tận dụng được hết sức mạnh của hàm này. Theo đó thì người ta thường kết hợp giữa hàm này và hàm MATCH để có thể thực hiện một chuỗi tính toán phức tạp hơn rất nhiều.

Trong cú pháp hàm INDEX sẽ có 2 giá trị là vị trí dòng (row_num) và vị trí cột (column_num). Lúc này ta có thể thay thế 2 giá trị trên bằng cách là sử dụng phép toán của hàm MATCH.

Về cách kết hợp giữa hàm Index và hàm Match sẽ thường nhầm lẫn với hàm VLOOKUP, HLOOKUP, đây cũng là 2 hàm dò tìm dữ liệu và khá phổ biến nhưng 2 hàm này có giới hạn là giá trị trả về phải nằm tại cột ở bên phải so với giá trị dò tìm đối với hàm VLOOKUP, và nằm tại bên dưới với hàm HLOOKUP. 

Theo đó nếu như bạn cần dò tìm giá trị theo chiều ngược lại, thì hàm INDEX kết hợp với hàm MATCH sẽ giúp bạn giải quyết được vấn đề này. Bên cạnh đó lợi ích khi sử dụng hàm Index kết hợp với hàm Match lợi hơn so với hàm HLOOKUP VÀ VLOOKUP như sau:

• Chèn hoặc xóa cột một cách an toàn: bởi hàm MATCH sẽ giúp xác định rõ cột chứa giá trị cần tìm 1 cách trực tiếp 
• Không đặt giới hạn cho kích thước của dữ liệu cần tìm: theo đó với hàm VLOOKUP và HLOOKUP thì giá trị cần tìm kiếm sẽ không được vượt quá 255 ký tự. 
• Tốc độ xử lý nhanh hơn: dùng hàm INDEX trong Excel kết hợp hàm MATCH sẽ làm tăng tốc độ xử lý nhanh hơn từ 10% đến 15% trong bảng tính lớn.

Công thức của hàm Index Excel:

=INDEX(array;row_num;column_num)

Trong đó:

• array: vùng ô hoặc 1 hàng số mảng nào đó;
• row_num: chọn hàng trong mảng từ đó trả về 1 giá trị;
• column: chọn cột trong mảng từ đó trả về 1 giá trị.

Công thức hàm MATCH:

Hàm MATCH sẽ trả về vị trí tương đối của 1 giá trị trong 1 phạm vi.

=MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)

Trong đó:

• Lookup_value: tức giá trị tìm kiếm trong mảng Lookup_array.
• Lookup_array: tức mảng hay phạm vị ô được tìm kiếm.
• Match_type: tức kiểu tìm kiếm.

Vậy là Limosa đã chia sẻ tới bạn về hàm Index trong Excel cũng như cú pháp và cách sử dụng rồi. Hãy áp dụng ngay hàm này để có được những phép tính đơn giản và chính xác nhé. Nếu muốn biết thêm nhiều kiến thức bổ ích hãy truy cập website Limosa.vn để được giải đáp ngay nhé.