Mẹo Excel văn phòng và các thủ thuật đơn giản bạn nên biết

Excel luôn được đánh giá là một trong những công cụ tuyệt vời cực kỳ hữu ích dành cho dân văn phòng và việc bạn biết được những mẹo excel văn phòng hay những thủ thuật cơ bản để có thể sử dụng phần mềm này một cách thành thạo và chuyên nghiệp là điều không thể thiếu khi bạn đi làm. Hãy theo dõi bài viết sau đây của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa để biết thêm về những mẹo đó là gì bạn nhé!

1. Mở nhiều bảng tính Excel cùng lúc

Vấn đề: Trong lúc bạn làm việc thì chắc hẳn có đôi khi bạn sẽ cần rất nhiều trang tính và phải mở chúng cùng một lúc để có thể đối chiếu tất cả các thông tin lại với nhau. 

Giải pháp: Bạn nhấn giữ Ctrl và chọn những file Excel muốn mở > Nhấn Enter.

2. Xem thống kê cực nhanh

Lưu ý: Đối với một số những hàm như: hàm tổng, hàm trung bình, hàm lớn nhỏ thì chỉ hiển thị đúng đối với dữ liệu dạng số.

Excel cũng giúp bạn xem thống kê các dữ liệu cực nhanh như sau:

Quét toàn bộ cột bạn muốn xem và Excel sẽ thống kê cho bạn

Trong đó:

• Average: Số trung bình của các dữ liệu số.
• Count: Đếm tổng số ô bạn đã quét.
• Sum: Tổng của dữ liệu số bạn đã nhập.
• Numerical Count: Đếm các ô có chứa dữ liệu trong đó.
• Min: Giá trị nhỏ nhất.
• Max: Giá trị lớn nhất.

3. Hiển thị công thức siêu nhanh

Vấn đề: Nếu bạn đang muốn kiểm tra tất cả các công thức nhưng lại có quá nhiều dữ liệu và dữ kiện bạn không thể kiểm tra từng cái một thì nên tham khảo thủ thuật này.

Giải pháp: Chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + ~ là bạn có thể xem các công thức cực nhanh.

4. Tự động nhập dữ liệu

Vấn đề: Phải nhập thủ công từng dữ liệu giống nhau vào các ô trong Excel.

Giải pháp: Bạn chỉ cần nhập dữ liệu đó một lần sau đó nhấn giữ ô vuông nhỏ góc phải của ô đó rồi kéo xuống.

5. Nhập ngày tháng cực nhanh thông qua phím tắt

Vấn đề: Cột ngày tháng trong trang tính của bạn phải nhìn xuống đồng hồ và góc phải phía dưới màn hình để có thể xác định một cách chính xác. Lúc này nếu những người không biết về thủ thuật nhập ngày tháng cực nhanh thông qua phím tắt thì bạn sẽ phải nhập từng ngày thủ công hoặc sử dụng các công thức phức tạp khác! 

Giải pháp: Bạn chỉ cần quét các ô cần nhập > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + ;

6. Tự động tính tổng không cần dùng hàm =Sum

Có thể bạn đã biết đến hàm =Sum để tính tổng trong Excel, thể nhưng có 1 cách tính tổng cực kỳ nhanh nữa mà bạn nên biết!

Bạn chỉ cần quét toàn bộ cột bạn muốn tính tổng > Nhấn tổ hợp phím Alt + =

7. Đổi cột thành dòng và đổi dòng thành cột

Vấn đề: Bạn không thể thực hiện đổi được tiêu đề ở dòng thành cột một lần mà phải sử dụng các thao tác thủ công làm từng cái một. 

Giải pháp: Bạn chỉ cần thực hiện như sau:

Quét chọn toàn bộ bảng dữ liệu bạn muốn thay đổi > Nhấn chuột phải chọn Copy > Chọn 1 ô bất kỳ > Nhấn chuột phải chọn Paste Special > Tích chọn ô Transpose.

8. Ẩn hàng và cột theo nhóm

Vấn đề: Bạn muốn ẩn tất cả các cuộc và hàng nhưng chỉ được ẩn một ô dữ liệu trên hàng và trên cột: 

Giải pháp: Bạn hãy thực hiện theo các sau đây:

Bước 1: Đầu tiên hãy tiến hành quan trọng toàn bộ tất cả các cột và dòng bạn muốn thực hiện ẩn > Nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + mũi tên phải > Hộp thoại Group hiện lên chọn nhóm theo cột (Columns) hoặc theo dòng (Row)

Bước 2: Trên bảng tính sẽ xuất hiện nhóm hàng cột, để ẩn dữ liệu bạn chỉ cần nhấn dấu trừ “-“, để hiện dữ liệu bạn chỉ cần nhấn dấu cộng “+”.

Bước 3: Để hiện dữ liệu bạn chỉ cần nhấn dấu cộng “+”.

9. Cố định dòng tiêu đề, cột tiêu đề

Vấn đề: Bạn đang gặp tình trạng làm việc với rất nhiều những sự kiện khác nhau khi kéo xuống những ô ở bên dưới để có thể điền dữ liệu thì lại mất thanh tiêu đề và không biết phải làm cách nào và điền ở đâu. 

Giải pháp: Bạn đừng lo hãy sử dụng công cụ Freeze Panes để giải quyết việc này!

Để cố định dòng tiêu đề của bảng tính thì bạn hãy vào thẻ View > chọn Freeze Top Row.

Để cố định cột tiêu đề bạn hãy vào thẻ View > Chọn Freeze First Columns.

10. In 1 vùng tùy chọn trong Excel

Vấn đề: Bạn chỉ muốn thực hiện in duy nhất một phần ở trong tất cả các dữ liệu của file Excel nhưng khi in thì lại hiển thị tất cả các trang tính mà bạn đang mở. 

Giải pháp: Bạn hãy làm theo cách sau đây:

Bước 1: Chọn vùng in.

Các bạn chọn vùng in bằng cách bôi đen vùng cần in.

Bước 2: Đặt vùng in

Để in được vùng đã chọn ở Bước 1 chúng ra sẽ phải đặt vùng in như sau: Vào Page layout > Print Area > Set Print Area.

Bước 3: In vùng đã chọn

Sau khi đặt vùng in chúng ta tiến hành in như bình thường, các bạn có thể căn chỉnh như in các văn bản khác trước khi in nếu cần.

Bài viết phía trên là một số các mẹo Excel văn phòng hay những thủ thuật cơ bản trong Excel cực kỳ hữu dụng mà dân văn phòng nên biết để có thể thực hiện một cách nhanh và chuyên nghiệp nhất trong công việc để được sếp đánh giá cao. Ngoài ra, nếu bạn có gì thắc mắc thì có thể tham khảo ở trên trang Website hay Fanpage của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa chúng tôi cũng sẽ cập nhật một số các bài viết có thông tin gần như tương tự. Cảm ơn bạn đã đoán đọc bài viết này, chúc bạn có một ngày vui vẻ!