Hành chính nhân sự là gì? Mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự

Hành chính nhân sự là một trong những bộ phận quan trọng và không thể thiếu trong một tổ chức, doanh nghiệp hay công ty. Với vai trò đóng góp quan trọng trong việc quản lý nhân sự và hoạt động hành chính của tổ chức, công việc của nhân viên hành chính nhân sự được coi là vô cùng quan trọng và có ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức. Vậy hành chính nhân sự là gì và nhân viên hành chính nhân sự có nhiệm vụ gì? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này.

1. Hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự là một bộ phận trong tổ chức, công ty hay doanh nghiệp có nhiệm vụ quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến nhân sự và hành chính của tổ chức. Cụ thể, nhân viên hành chính nhân sự có trách nhiệm quản lý hồ sơ, giấy tờ, tính lương, quản lý tài sản và thiết bị, cũng như thực hiện các công việc liên quan đến truyền thông nội bộ trong tổ chức.

2. Mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự

2.1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên hành chính nhân sự là quản lý hồ sơ và giấy tờ của nhân viên trong tổ chức. Điều này bao gồm việc tiếp nhận, lưu trữ và bảo mật các hồ sơ và giấy tờ liên quan đến nhân viên, bao gồm hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, chấm công, khen thưởng, kỷ luật, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và các giấy tờ khác. Nhân viên hành chính nhân sự cần phải đảm bảo rằng các hồ sơ và giấy tờ được lưu trữ đầy đủ, chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Để quản lý hồ sơ và giấy tờ hiệu quả, nhân viên hành chính nhân sự cần có kiến thức về các quy định pháp luật liên quan đến nhân sự và hành chính, cũng như kỹ năng tổ chức và quản lý. Họ cũng cần có khả năng làm việc với các công cụ và phần mềm quản lý hồ sơ hiện đại để tối ưu hóa quá trình quản lý.

2.2. Hỗ trợ tính lương

Nhân viên hành chính nhân sự cũng có trách nhiệm hỗ trợ tính lương cho nhân viên trong tổ chức. Công việc này bao gồm việc tính toán và xử lý các khoản lương, phụ cấp, thưởng và các khoản trợ cấp khác cho nhân viên theo đúng quy định của công ty. Để làm được điều này, nhân viên hành chính nhân sự cần phải có kiến thức về các quy định liên quan đến tính lương, cũng như kỹ năng sử dụng các công cụ tính lương và phần mềm quản lý lương hiện đại.

Ngoài ra, nhân viên hành chính nhân sự cũng cần phải đảm bảo tính chính xác và bảo mật khi xử lý thông tin liên quan đến lương của nhân viên. Họ cũng có trách nhiệm giải đáp các thắc mắc và yêu cầu liên quan đến lương từ phía nhân viên.

2.3. Quản lý tài sản, thiết bị

Nhân viên hành chính nhân sự cũng có nhiệm vụ quản lý tài sản và thiết bị trong tổ chức. Điều này bao gồm việc kiểm kê, lưu trữ và bảo dưỡng các tài sản và thiết bị của công ty. Họ cũng cần phải đảm bảo rằng các tài sản và thiết bị được sử dụng hiệu quả và tuân thủ các quy định liên quan.

Để làm được điều này, nhân viên hành chính nhân sự cần phải có kiến thức về quản lý tài sản và thiết bị, cũng như kỹ năng tổ chức và quản lý. Họ cũng cần phải có khả năng làm việc với các công cụ và phần mềm quản lý tài sản hiện đại để tối ưu hóa quá trình quản lý.

2.4. Quản lý công tác truyền thông nội bộ

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên hành chính nhân sự là quản lý công tác truyền thông nội bộ trong tổ chức. Điều này bao gồm việc thực hiện các hoạt động liên quan đến truyền thông nội bộ, như tổ chức các cuộc họp, gửi email thông báo, phát hành các tài liệu và thông tin liên quan đến hoạt động của tổ chức.

Để làm được điều này, nhân viên hành chính nhân sự cần phải có kỹ năng giao tiếp và tổ chức tốt, cũng như khả năng sử dụng các công cụ và phần mềm truyền thông hiện đại. Họ cũng cần phải có kiến thức về các quy định liên quan đến truyền thông nội bộ và đảm bảo tính chính xác và bảo mật khi thực hiện các hoạt động này.

3. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Nhân sự

Phòng Hành chính Nhân sự thường được chia thành các bộ phận để giúp quản lý và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự và hành chính trong tổ chức. Các bộ phận này có thể bao gồm:

3.1. Bộ phận tuyển dụng

Bộ phận tuyển dụng có trách nhiệm thực hiện các hoạt động liên quan đến tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên cho tổ chức. Các nhiệm vụ của bộ phận này bao gồm việc lập kế hoạch tuyển dụng, đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn và chọn lọc ứng viên phù hợp. Bộ phận tuyển dụng cũng có trách nhiệm giới thiệu và đào tạo nhân viên mới khi họ gia nhập tổ chức.

3.2. Bộ phận lương thưởng và phúc lợi

Bộ phận lương thưởng và phúc lợi có trách nhiệm quản lý các khoản lương, phụ cấp, thưởng và các khoản trợ cấp khác cho nhân viên trong tổ chức. Bộ phận này cũng có nhiệm vụ đảm bảo tính chính xác và bảo mật khi xử lý thông tin liên quan đến lương của nhân viên. Ngoài ra, bộ phận lương thưởng và phúc lợi cũng có trách nhiệm quản lý các chương trình phúc lợi và chăm sóc nhân viên trong tổ chức.

3.3. Bộ phận hành chính

Bộ phận hành chính có trách nhiệm quản lý các hoạt động hành chính trong tổ chức, bao gồm quản lý hồ sơ và giấy tờ, tính lương, quản lý tài sản và thiết bị, cũng như thực hiện các công việc liên quan đến truyền thông nội bộ. Bộ phận này cũng có nhiệm vụ hỗ trợ các bộ phận khác trong tổ chức khi cần thiết.

3.4. Bộ phận đào tạo và phát triển (L&D)

Bộ phận đào tạo và phát triển có trách nhiệm xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên trong tổ chức. Các hoạt động của bộ phận này bao gồm việc đánh giá nhu cầu đào tạo, lập kế hoạch đào tạo, tổ chức các khóa đào tạo và đánh giá hiệu quả sau đó. Bộ phận đào tạo và phát triển cũng có nhiệm vụ theo dõi và đánh giá sự phát triển của nhân viên trong tổ chức.

Như vậy, hành chính nhân sự là một bộ phận quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của tổ chức. Với vai trò quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến nhân sự và hành chính, nhân viên hành chính nhân sự có nhiệm vụ đảm bảo tính chính xác, bảo mật và hiệu quả trong quá trình thực hiện công việc. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Nhân sự cũng rất quan trọng để giúp tổ chức hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu. 

Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về hành chính nhân sự là gì và công việc của nhân viên hành chính nhân sự.