Cách tính lương trong Excel và các hàm Excel dùng tính lương

Excel là một công cụ hữu ích hỗ trợ bộ phận kế toán trong quá trình xử lý lương. Trong bài viết này, Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa mong muốn cung cấp thông tin chi tiết về cách tính lương trong Excel, nhằm hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

1. Quy định về bảng thanh toán lương

Quy định về bảng thanh toán lương là một phần quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Bảng thanh toán lương chính là cơ sở để ghi chép và thực hiện việc trả tiền lương cho nhân viên theo đúng chu kỳ lương đã quy định. Được xem như công cụ quan trọng, bảng thanh toán lương đảm bảo tính minh bạch và độ chính xác cao trong quản lý tiền lương của nhân viên.

Hướng dẫn về quy định và chế độ kế toán tại doanh nghiệp được chi tiết tại mục a khoản 3 Điều 9 của Thông tư 200/2014/TT-BTC. Cụ thể, chứng từ và sổ kế toán thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc) có thể áp dụng theo mẫu được ban hành kèm theo phụ lục 3 của Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc do doanh nghiệp tự thiết kế sao cho phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý cụ thể của đơn vị.

Bảng thanh toán lương, theo quy định, cần bao gồm thông tin chi tiết như tên, mã số nhân viên, số giờ công, mức lương cơ bản, phụ cấp lương, các khoản giảm trừ, các khoản thanh toán khác và số tiền còn lại thực nhận của người lao động. Những thông tin này đảm bảo đầy đủ và chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và thanh toán lương một cách hiệu quả.

2. Các hàm thường được áp dụng để tính lương trong Excel

Các hàm thường được áp dụng trong cách tính lương trong Excel mang lại sự linh hoạt và hiệu quả cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý tiền lương. Thay vì tính toán thủ công, các công thức sau đây giúp tối ưu hóa công việc tính lương:

Hàm IF: IF(điều kiện, giá trị A, giá trị B)	Hàm IF giúp phân loại giữa hai điều kiện, hiển thị kết quả A khi thỏa mãn điều kiện và kết quả B khi không thỏa mãn điều kiện.
Hàm IF(OR): IF(điều kiện(hoặc điều kiện 1, hoặc điều kiện 2 hoặc điều kiện 3,…), giá trị A, giá trị B)	Nếu thỏa mãn một trong n điều kiện, giá trị sẽ là A; ngược lại, giá trị sẽ là B.
Hàm IF(AND): IF(điều kiện (điều kiện 1, hoặc điều kiện 2 hoặc điều kiện 3,…), giá trị A, giá trị B)	Nếu thỏa mãn đồng thời n điều kiện, giá trị sẽ là A; ngược lại, giá trị sẽ là B.
Hàm IFERROR: IFERROR(giá trị)	Nếu ô tính bị lỗi, hàm này sẽ hiển thị giá trị 0.
Hàm IF lồng nhau: IF(điều kiện 1, giá trị A, if(điều kiện 2, giá trị B, điều kiện 3, giá trị C… giá trị H))	Nếu điều kiện 1 thỏa mãn, giá trị là A; nếu điều kiện 2 thỏa mãn, giá trị là B; và như vậy. Nếu không điều kiện nào thỏa mãn, giá trị là H.
Hàm COUNT: COUNT(value1, [value2],…)	Hàm này đếm số ô chứa số trong vùng dữ liệu, giúp đánh giá mức độ kết nối với dữ liệu lương.
Hàm COUNTIF: COUNTIF(range, criteria)	Hàm này đếm các ô dựa trên một tiêu chí, hữu ích để đếm số lượng nhân viên thỏa mãn điều kiện lương.
Hàm COUNTIFS: COUNTIFS(phạm vi tiêu chí 1, tiêu chí 1, [phạm vi tiêu chí 2, tiêu chí 2],…)	Hàm này giúp đếm số lượng ô thỏa mãn nhiều điều kiện, chẳng hạn như những người lao động có lương cao hơn một ngưỡng nào đó.
Hàm SUM: SUM(number1, number2,…) hoặc Sum(A1:An)	Hàm này tính tổng của một dãy số, thích hợp để tính tổng số lương của toàn bộ nhân viên.
Hàm SUMIF: SUMIF(range, criteria, [sum_range])	Hàm này tính tổng các ô thỏa mãn một điều kiện cụ thể, chẳng hạn như tổng lương của nhân viên có giới tính nam.
Hàm VLOOKUP: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])	Hàm này giúp tra cứu giá trị dựa trên điều kiện, phù hợp để xác định mức lương của từng nhân viên.

3. Những cách tính lương trong Excel

Cách tính lương trong Excel theo tháng mang lại sự minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Quy trình này bao gồm các bước chi tiết từ tính lương chính đến các khoản phụ cấp và thu nhập thực lĩnh, như sau:

3.1. Lương chính:

Lương chính là số tiền được thể hiện trên bảng lương và được thỏa thuận giữa người lao động và doanh nghiệp trong hợp đồng lao động. Mức lương này là cơ sở để xác định các khoản đóng bảo hiểm xã hội. Theo Nghị định 153/2016 NĐ-CP, lương cứng là mức lương doanh nghiệp trả cho công việc hành chính và trong điều kiện bình thường, phản ánh trình độ, kinh nghiệm làm việc, và tính chất công việc.

3.2. Các khoản phụ cấp:

• Phụ cấp không đóng bảo hiểm: Bao gồm nhiều khoản như tiền thưởng KPI/năng suất, tiền hỗ trợ giữ trẻ, tiền hỗ trợ ăn giữa ca, và các khoản hỗ trợ khác theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
• Phụ cấp miễn đóng thuế thu nhập cá nhân: Các khoản như tiền làm thêm giờ, phụ cấp độc hại, phụ cấp thu hút, và các khoản khác không chịu thuế theo quy định.
• Phụ cấp không được miễn đóng bảo hiểm và thuế: Bao gồm các khoản như phụ cấp chức vụ, phụ cấp độc hại, nặng nhọc, nguy hiểm, và các khoản phụ cấp khác.

3.3. Tổng lương:

• Số ngày công: Điều này được tính dựa trên hàm SUM từ bảng chấm công, với một công là 8 tiếng theo quy định của Bộ luật Lao động.
• Tổng thu nhập trong tháng: Tổng thu nhập bao gồm lương chính và các khoản phụ cấp.

3.4. Lương trích đóng các khoản thuế và bảo hiểm bắt buộc:

• Lương trích đóng các khoản thuế: Đối với thuế thu nhập cá nhân, quy định nộp 10% tổng thu nhập trước khi trả. Đối với người có hợp đồng trên 03 tháng, sẽ áp dụng bảng thuế lũy tiến.
• Lương trích đóng các khoản bảo hiểm: Bao gồm 8% Bảo hiểm xã hội, 1,5% Bảo hiểm y tế, và 1% Bảo hiểm tai nạn.

3.5. Tạm ứng lương:

Theo quy định của Bộ luật Lao động, người lao động có thể được tạm ứng tiền lương theo thỏa thuận, không tính lãi suất. Tạm ứng này phải được hoàn trả trong thời gian nhất định.

3.6. Thu nhập thực lãnh:

Lương thực lãnh là số tiền người lao động nhận được sau khi trừ các khoản chi phí như thuế và bảo hiểm. Công thức tính là: 

• Lương thực lãnh = Lương cơ bản – tiền thuế – tiền bảo hiểm – chi phí khác (nếu có).

Chúng tôi hy vọng rằng thông qua bài viết này, Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa có thể cung cấp những thông tin hữu ích về cách tính lương trong Excel. Nếu còn thắc mắc hãy liên hệ HOTLINE 1900 2276.